稟議書をスピーディに承認させる！稟議書作成のポイントと雛形テンプレート

ビジネスの意思決定に欠かせない稟議書。しかし、その作成と承認プロセスに苦戦している方も多いのではないでしょうか。
本記事では、稟議書をスムーズに承認させるためのポイントと、すぐに使えるテンプレートをご紹介します。
効率的な稟議書作成のコツを押さえて、ビジネスのスピードアップを図りましょう。承認者の心をつかむ稟議書の極意をお届けします。

稟議書の種類とそれぞれの目的稟議書と一口にいっても様々ありますが、一般的には以下の5種類が使用されています。まずはこの5種類の目的と違いを知ることで、適切な書き方をぼんやりとでもいいので頭に浮かべてから記事を読み進めてみてください。

稟議書作成の基本ステップ

稟議書作成のステップを説明します。

1.目的の明確化
・稟議書の種類（決裁、報告、申請など）を決定
・具体的な承認を求める事項を明確にする

2.情報収集
・提案内容に関連する事実、データ、予算などを収集
・関係部署からの情報や意見を集める

3.構成の決定
・会社の標準フォーマットがあれば、それに従う
・なければ、以下の基本構成を参考にする：
a) 表題
b) 提出日
c) 提出者情報
d) 承認者欄
e) 本文（目的、背景、提案内容、効果、リスク、予算など）
f) 添付資料

4.本文の作成
a) 目的：簡潔に1-2文で述べる
b) 背景：現状の課題や提案に至った経緯を説明
c) 提案内容：具体的な内容を箇条書きなどで明確に
d) 効果：期待される結果や利益を数値で示す
e) リスクと対策：想定されるリスクとその対応策
f) 予算：必要経費の詳細と資金源

5.データの視覚化(必要があれば)
・グラフ、表、図を用いて複雑な情報を分かりやすく表現

6.推敲と校正
・文章の論理性、簡潔さをチェック
・誤字脱字、計算ミスがないか確認

7.添付資料の準備
・詳細データ、参考資料などを用意
・本文で参照している場合は、その旨を明記

8.事前確認
・直属の上司や関係部署に内容を確認してもらう
・必要に応じて修正を加える

9.最終チェック
・記入漏れがないか確認
・署名や捺印が必要な場合は忘れずに

10.提出
・定められた提出ルートに従って提出
・電子システムの場合は、正しい承認ルートを設定

11.フォローアップ
・提出後、適切なタイミングで承認状況を確認
・必要に応じて追加説明や資料の提供を行う

これらのステップを丁寧に踏むことで、説得力のある稟議書を作成できます。組織や案件によって重視すべき点が異なる場合もありますので、必要に応じて調整してください。

稟議書の構成要素

稟議書の主要な構成要素を具体的かつ詳細に説明します。

1.表題
・提案内容を端的に表す（例：「新規事業部設立に関する稟議」）

2.文書番号
・社内の文書管理規則に基づいた番号

3.提出日
・稟議書を提出した日付

4.提出者情報
・氏名、所属部署、役職
・連絡先（内線番号やメールアドレスなど）

5.承認者欄
・決裁ルートに沿った承認者の氏名と役職
・各承認者の押印欄や電子サイン欄

6.件名
・表題よりも具体的な内容（例：「AI開発部門の新設について」）

7.本文
a) 目的
・稟議の目的を簡潔に述べる

b) 背景・現状
・提案に至った経緯や現在の課題を説明

c) 提案内容
・具体的な提案を詳細に記述 ・実施時期、方法、対象範囲などを明確に

d) 期待される効果
・定量的・定性的な効果を具体的に記述
・可能な限り数値で示す

e) 必要経費・予算
・初期費用と運用費用の内訳
・予算の出所や回収計画

f) リスク分析と対策
・想定されるリスクとその対応策

g) スケジュール
・実施までの具体的なタイムライン

h) 関連部署との調整状況
・事前に行った協議内容や合意事項

8.添付資料一覧 ・本文を補足する資料のリスト

9.担当者連絡先
・詳細な問い合わせ先

10.社印欄
・必要に応じて会社の公印を押印する欄

11.決裁欄
・最終決裁者の承認を記録する欄

12.関連規程
・提案に関連する社内規程があれば記載

13.過去の類似案件
・参考となる過去の事例があれば言及

14.用語説明
・専門用語や略語の説明が必要な場合

15.ページ番号
・各ページに通し番号を付ける

これらの要素を適切に組み合わせることで、包括的で説得力のある稟議書を作成できます。ただし、全ての要素が常に必要というわけではなく、案件の性質や会社の規定に応じて取捨選択してください。

稟議書作成の注意点

稟議書を作成するにあたって注意したほうが良いことを挙げていきます。

1. 目的の明確化
・稟議の目的を冒頭で明確に示す
・ 何を決裁してもらいたいのかを具体的に記述する 好例: 「本稟議書は、来年度のマーケティングキャンペーンに必要な追加予算の承認を目的としています。」
悪例: 「予算の件でお伺いします。」

2. 簡潔で論理的な文章
・冗長な表現を避け、要点を簡潔に記述する
・論理の流れを意識し、結論に至るまでの道筋を明確にする
好例: 「現在の在庫管理システムには、リアルタイム更新の遅延という問題があります。本提案では、この問題を解決するための新システム導入を提案します。」
悪例: 「在庫管理システムが色々問題ありますが、新しいシステムを入れるのがいいかと思います。」

3. 客観的なデータの活用
・主観的な意見ではなく、客観的なデータや事実を基に説明する
・数値やグラフを効果的に使用し、説得力を高める
好例: 「社内調査によると、90%以上の社員が新システム導入に賛成しています（図1参照）。」
悪例: 「みんな賛成しているようです。」

4. リスクと対策の明示
・想定されるリスクを隠さず明記する
・それぞれのリスクに対する具体的な対策を示す
好例: 「想定されるリスクとして、予算超過の可能性があります。これに対して、月次レビューを行い、予算管理を徹底します。」
悪例: 「リスクは特にありません。」

5. 費用対効果の明確化
・必要な経費や予算を詳細に記載する
・期待される効果や利益を可能な限り数値化して示す
好例: 「導入コストは300万円ですが、年間500万円のコスト削減が可能です。詳細は添付資料Aをご参照ください。」
悪例: 「お金はかかりますが、将来の利益を期待できます。」

6. 実施スケジュールの提示
・具体的な実施時期や期間を明記する
・マイルストーンを設定し、進捗管理の方法を示す
好例: 「プロジェクトのマイルストーンとして、7月に開始、9月に中間レビュー、12月に完了とします。具体的なスケジュールは以下の通りです。」
悪例: 「早ければ夏頃に始めて、年内には終わる予定です。」

7. 関係部署との事前調整
・提案内容に関わる部署と事前に協議を行う
・異論や懸念事項があれば、その対応策も含めて記述する
好例: 「提案内容について、関係部署（営業部、開発部、経理部）と事前に調整し、全員の同意を得ています。また、懸念事項についても対策を講じています。」
悪例: 「関係部署とは後で話し合います。」

8. 法令順守の確認
・提案内容が法令や社内規定に抵触しないか確認する
・コンプライアンス上の問題がないことを明記する
好例: 「提案内容は全ての関連法規（労働基準法、個人情報保護法）を遵守しています。法務部とも確認済みです。」
悪例: 「法令には特に問題ありません。」

9. 過去の類似案件への言及
・ 過去に類似の提案があった場合、その結果や教訓に触れる
・ 新規性や改善点を強調する
好例: 「過去のプロジェクトX（2019年）では、同様の戦略で売上が20％増加しました。本提案はその教訓を活かし、さらに改良を加えたものです。」
悪例: 「昔やったことがあります。」

10. 視覚的な工夫
・重要なポイントは太字や下線で強調する
・図表やグラフを適切に使用し、理解を促進する
好例: 「以下の図表1で示すように、売上の推移を視覚的に表現しました。また、重要なポイントは太字で強調しています。」
悪例: 「図表や強調は特に使っていません。」

11. 専門用語の説明
・専門用語や略語を使用する場合は、必ず説明を付ける
・承認者全員が理解できる言葉遣いを心がける
好例: 「提案書内で使用している専門用語や略語については、別紙で説明を添付しています。例えば、ROI（投資利益率）は…」
悪例: 「専門用語はそのまま使っています。」

12. 添付資料の適切な活用
・本文を補足する資料は添付資料として別途用意する
・本文中で添付資料の参照箇所を明確に示す
好例: 「本文中で触れているデータの詳細については、添付資料Aに記載しています。具体的な数値やグラフはそちらをご参照ください。」
悪例: 「データは本文中にすべて記載しています。」

13. 校正と推敲
・ 誤字脱字や文法的な誤りがないか複数回チェックする
・ 論理の飛躍や矛盾がないか確認する
好例: 「提出前に複数回の校正と推敲を行い、誤字脱字や文法的な誤りがないことを確認しました。また、論理の一貫性も再確認しました。」
悪例: 「特に校正はしていません。」

14. 形式面の遵守
・ 社内で定められたフォーマットや書式を厳守する
・ 必要な署名や捺印を忘れずに行う

15. 機密情報の取り扱い
・ 機密情報を含む場合は、適切な管理と表示を行う
・ 情報の取り扱いレベルを明記する
好例: 「機密情報が含まれる場合は、情報管理レベルを明記し、適切な管理と表示を行います。特に重要な情報については、アクセス制限を設定します。」
悪例: 「特に情報管理には気を使っていません。」

16. フォローアップの計画
・ 承認後の実施計画や報告方法を明確にする
・ 進捗状況の報告頻度や方法を提案する
好例: 「承認後の実施計画や報告方法を明確にし、進捗状況の報告頻度や方法についても提案しています。具体的には、月次での進捗報告を予定しています。」 悪例: 「フォローアップについては特に考えていません。」

17. 相手の立場に立った説明
・ 承認者の関心事や懸念点を予測し、それに答える内容を含める
・ 会社全体の利益につながることを強調する
好例: 「承認者の関心事や懸念点を予測し、それに答える内容を含めています。また、会社全体の利益につながる点を強調しています。」
悪例: 「自分の視点だけで書いています。」

18. 代替案の提示
・ 可能であれば複数の選択肢を提示する
・ 各選択肢のメリット・デメリットを比較検討する
好例: 「可能であれば複数の選択肢を提示し、それぞれのメリット・デメリットを比較検討しています。例えば、A案とB案の違いは以下の通りです…」
悪例: 「他の選択肢は考えていません。」

これらの点に注意を払うことで、より説得力があり、承認されやすい稟議書を作成することができます。また、組織の文化や慣習によって重視される点が異なる場合もあるため、自社の特性に合わせて適宜調整することも重要です。

稟議書承認フローと承認を得るためのコツ

適切な稟議書承認フローを考える際は、組織の規模、構造、業務の性質などを考慮する必要があります。以下に、一般的な中規模企業を想定した稟議書承認フローの例を示します。

1.起案者（提案者）
・稟議書を作成し、内容を精査する
・関係部署と事前協議を行う

2.直属の上司
・内容の妥当性、形式の適切さをチェック
・軽微な修正や助言を行う

3.部門長
・部門としての妥当性を判断
・部門の予算や方針との整合性を確認

4.関連部門の責任者
・提案が他部門に影響する場合、その部門の承認を得る
・例：IT関連の提案なら情報システム部門長、人事関連なら人事部門長

5.財務担当役員
・予算面での妥当性を確認
・投資効果や財務リスクを評価

6.法務担当
・法的リスクや規制順守の観点からチェック
・必要に応じて修正を提案

7.担当役員
・提案の戦略的適合性を判断
・大きな方向性での承認を行う

8.社長/CEO
・最終決裁者として全体的な判断を下す
・会社の方針や戦略との整合性を確認

9.取締役会
・特に重要な案件や高額な投資案件の場合
・会社の根幹に関わる決定の場合

このフローに加えて、以下の点を考慮することで、より効果的な承認プロセスを構築できます。

・金額や重要度に応じた承認レベルの設定 例：10万円未満は部門長まで、100万円未満は担当役員まで、それ以上は社長承認

・電子稟議システムの導入
　　・ペーパーレス化と承認スピードの向上
　　・承認状況の可視化と追跡が容易に

・並行承認の活用
　　・関連部門の承認を同時に進行させ、全体の処理時間を短縮

・エスカレーションルールの設定
　　・承認が長期間滞った場合の対応手順を明確化

・緊急時の特別承認ルート
　　・緊急性の高い案件に対応できる柔軟なフローを用意

・定期的なフローの見直し
　　・組織の変化や業務効率化に合わせて適宜調整

・コンプライアンス部門の関与
　　・必要に応じてコンプライアンス部門のチェックを組み込む

・外部専門家の意見
　　・特に専門性の高い案件では、外部の専門家の意見を求める段階を設ける

このような多層的かつ柔軟な承認フローを構築することで、迅速な意思決定と適切なリスク管理のバランスを取ることができます。ただし、組織の規模や業種によって最適なフローは異なるため、自社の特性に合わせてカスタマイズすることが重要です。 また、承認を得るためには以下の点に注意しましょう。

稟議書作成を効率化するツール

ワークフローシステム

ワークフローシステムは、稟議書だけでなく、さまざまな社内申請のフローを電子化・自動化できるツールです。稟議書のテンプレート作成、承認ルートの設定、進捗状況の管理などを一元的に行うことができます。代表的な製品としては、以下のようなものがあります。

ジョブカンワークフロー:
中小企業向けのクラウド型ワークフローシステムで、稟議書をはじめとするさまざまな申請に対応しています。

SmartDB (スマートデービー):
大企業向けの業務デジタル化クラウドサービスで、稟議書だけでなく、提案書や問い合わせ管理などの業務フローもデジタル化できます。

WorkflowEX (ワークフローイーエックス):
Excelで作成した稟議書をそのまま取り込んで使えるワークフローシステムです。承認時の捺印や差し戻しも簡単に行えます。

その他のおすすめのワークフローシステムはこちらよりご確認ください。
稟議・ワークフローのサービス一覧

グループウェア

グループウェアは、社内の情報共有やコミュニケーションを円滑にするためのツールですが、多くの製品に稟議機能が搭載されています。稟議書の作成だけでなく、スケジュール調整や会議室予約なども行えるため、業務全体の効率化に貢献します。代表的な製品としては、以下のようなものがあります。

G Suite:
Googleが提供するクラウド型のグループウェアで、Googleフォームを利用して稟議書を作成することができます。

Microsoft 365:
Microsoftが提供するクラウド型のグループウェアで、SharePointやTeamsと連携して稟議プロセスを効率化できます。

サイボウズ Office:
中堅・中小企業向けのグループウェアで、稟議機能だけでなく、掲示板やチャットなどのコミュニケーションツールも充実しています。

その他のおすすめのグループウェアはこちらよりご確認ください。
グループウェアのサービス一覧

稟議書作成ツール

稟議書の作成に特化したツールもあります。これらのツールは、テンプレートや例文を活用することで、稟議書の作成時間を短縮できます。また、入力内容をチェックする機能や、承認ルートを自動的に設定する機能など、便利な機能が搭載されているものもあります。代表的な製品としては、以下のようなものがあります。

freee 申請:
クラウド会計ソフトfreeeが提供する申請・承認ワークフロー機能で、稟議書や経費精算などの申請を効率化できます。

楽楽精算:
経費精算に特化したクラウドサービスですが、稟議機能も搭載されています。

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