年金手帳廃止後の人事労務の年金手続き

人事労務の重要な業務のひとつに、“従業員の年金手続き”があります。従業員の将来を支える年金を取り扱うため、個人情報をしっかり守りつつ、不備なく手続きを行なう必要があります。

年金関連の手続きは、時代の経過とともに大きく変わり、代表的な変化としては「年金手帳の廃止」が挙げられます。特に、従業員の年齢層が幅広い企業は、年金手帳を持っている世代と持っていない世代の従業員が混在しており、場合によっては対応が異なります。
本記事では、年金手帳廃止後の人事労務の年金手続きについて解説します。

年金手帳とは？

「年金手帳」とは、日本でかつて公的年金制度の加入者に対して交付されていた手帳で、基礎年金番号など年金関連の情報が記載されています。 年金手帳は1960年10月に初めて交付され、最初は国民年金の被保険者資格の取得手続きを行なった人に発行されていました。

ちなみに、その前は1954年5月から1974年10月まで発行されていた「厚生年金保険被保険者証」という証明書でした。 年金手帳の発行名義人は発行された時期により異なり、旧厚生省・旧社会保険庁・日本年金機構の順に変わっていきました。

年金手帳はいつから廃止になった？

年金手帳は2022年3月末で交付が廃止されました。それまで、国民年金に関する届け出や申請関係は、年金手帳に記載されていた基礎年金番号で行なっていました。

その後、2015年10月からマイナンバー制度が始まり、住民票を有するすべての住民に12桁のマイナンバー（個人番号）が通知されるようになりました。そして、年金手帳の発行廃止前の2018年3月5日以降、公的年金の手続きはマイナンバーで行なうことが可能になり、年金手帳は原則不要となったのです。

就職・転職時、年金手帳を紛失している人にはどう案内する！？

年金手帳には「基礎年金番号」が記載されています。この基礎年金番号は、主に以下手続きのときに必要になります。

・就職して厚生年金保険に加入するとき（国民年金からの切り替えを含む）
・住所変更手続き（マイナンバーと基礎年金番号が紐づいていれば、住所変更の手続きは不要）
・退職して国民年金に加入するとき
・老齢、遺族、障害などの年金の受け取りに関する相談や請求手続きのとき
・「ねんきんネット」の申し込み手続きのとき

そこで、年金手帳を紛失してしまった従業員には、以下の方法を伝えることができます。

【方法1】マイナンバーの情報を提出してもらう

年金に関する手続きはマイナンバーでも行なうことができます。そのため、マイナンバーカードまたはマイナンバー通知カードで、マイナンバーの情報を提供してもらいましょう。
ただし、基礎年金番号とマイナンバーが紐づいていない人は、この方法は使えないため注意が必要です。

【方法2】「ねんきんネット」や「マイナポータル」で調べる

日本年金機構が運営する「ねんきんネット」に登録していると、公式サイトにログインすれば基礎年金番号を確認できます。 また、「マイナポータル」と「ねんきんネット」の連携手続きをしている人は、「マイナポータル」にログインして年金情報を取得すれば、基礎年金番号を見ることが可能です。

【方法3】年金事務所などで「基礎年金番号通知書」を発行してもらう

年金手帳は2024年現在、再発行はできません。しかし、年金事務所などで「基礎年金番号通知書」を発行してもらうことができます。年金手帳を紛失した従業員が、住んでいる自治体の役所・総合支所担当課または住所地を管轄する年金事務所で手続きをすれば、後日郵送されます。

また、自治体によっては即日発行してもらえるところもあります。 なお、手続きの際には身分を証明できるもの（運転免許証やマイナンバーカード、パスポートなど）が必要なため、該当従業員に確認してもらいましょう。

年金手帳廃止後の人事労務の主な年金関連業務

年金手帳の廃止後、企業での年金関連の管理や手続きは、主にマイナンバーを活用して行なうようになりました。ここでは、年金手帳を使わない手続きなどにおいてポイントとなることをピックアップしました。

・マイナンバーの収集と管理
人事労務の部署および担当者は、新入社員（転職者を含む）からマイナンバーを収集するほか、従来の従業員のマイナンバーも適切に管理しなければなりません。マイナンバーは重要な個人情報のため、管理にあたってセキュリティ対策はしっかり講じる必要があります。

・年金を含む社会保険関連のオンライン管理
従業員の年金加入履歴など、各自の年金情報の管理をオンラインで行ないます。

・マイナポータルの利用促進
マイナポータルでは、行政機関などが保有する利用者自身の情報を確認できます。一例として「世帯情報」「税・所得・口座情報」「健康・医療」「子ども・子育て」「福祉・介護」「雇用保険・労災」そして「年金関係」を見ることができます。そのため企業では、従業員が自分でマイナポータルにログインし、年金情報などを積極的に確認するように促進するのが望ましいでしょう。
マイナポータルによる各種手続きの案内や相談窓口の運営なども、従業員への支援のひとつになります。

年金手帳廃止、マイナンバーでできる年金関連は？

日本年金機構では、マイナンバーを使って以下を行なうことができます。

・年金に関する相談や年金記録に関する照会
・年金に関する各種手続きおよび届け出
・マイナンバーを収録済みの被保険者と受給権者は、住所変更届と氏名変更届などの提出を原則として省略できる（2018年3月5日以降の変更が対象）
・マイナンバーを利用した行政機関同士の情報連携によって、年金に関する手続きの際に必要な添付書類を一部省略できる（ただし、戸籍関係の書類等は添付の省略不可）。

以上が、マイナンバーを使ってできる主なことです。

年金情報も流出する!? マイナンバーの情報漏えいリスクについて

マイナンバー制度について勘違いされやすいもののひとつに、「国が個人情報を一元管理している」というのがあります。実は、マイナンバーは一元管理されていません。国の各機関が今まで管理していた個人情報は、引き続きその機関が管理し、必要な情報を必要な時だけやりとりする「分散管理」という仕組みが採用されています。共通データベースから芋づる式に情報が漏れる、ということはないのです。

また、マイナンバー制度は、制度・システム両面でさまざまな安全管理措置がとられています。そもそもマイナンバーのみでは手続きができないようになっており、前述のとおり情報の分散管理や、システムへのアクセス制御、通信の暗号化などが行なわれています。さらに、第三者機関（個人情報保護委員会）による監視・監督もされています。

このように、マイナンバー自体は非常にセキュリティがしっかりした制度ですが、企業がマイナンバーを取り扱う際は、やはり慎重にすべきでしょう。もし、従業員のマイナンバーが漏洩した場合、企業には主に以下3つのリスクがあります。

・企業やマイナンバーを取り扱った担当者に刑罰が科される
・企業の社会的信用が低下する
・マイナンバーの再発行に手数料がかかる

上記のリスクを避けるためにも、企業はマイナンバーの取り扱いには細心の注意を払いましょう。具体的には、パソコンなどのセキュリティ管理（データの暗号化、閲覧時のパスワード設定、アクセス権限を設定する等）、書類の厳重保管、業務担当者への監督・指導・教育などです。

大半の従業員は、企業を信頼してマイナンバーを提出します。その信頼を裏切らないように、人事労務部署および担当者は対応すべきです。

まとめ

年金手帳が廃止され、主にマイナンバーで年金関連の手続きを行なえるようになって、人事労務部署や担当者が注意すべきことも変わりました。また、従業員の年齢によって手続きの際の対応が異なることもあるため、把握しておくことが大切です。 ぜひ、この機会に部署内や担当者同士できちんと確認しておきましょう。

#年金手帳#廃止 #人事 #労務 #年金 #手続き

人事労務の業務効率化するホワイトペーパーを無料プレゼント

チェックしておきたい法令関連の情報やノウハウやヒントなど業務に役立つ情報をわかりやすくまとめた資料をご紹介します。
全て無料でダウンロード可能ですので、是非ご活用ください。