ビジネスメールのマナーや書き方は完璧？事例や暑中見舞いメールの送り方も紹介

ビジネスメールを送る際は言葉遣いや書き方に悩む方も多いのではないでしょうか。そこで今回は、ビジネスメールのマナーや書き方、ビジネスメール送付時の注意点など、全社会人が知っておきたいビジネスメールの基礎知識を紹介します！

加えて、もうすぐ対応時期である、取引先への暑中見舞いのビジネスメールを送る際の注意点も紹介します。

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ビジネスメールとは？

ビジネスメールとは、仕事上でのコミュニケーションに使われる電子メールのことです。 社会人は頻繁に使用する機会があると思いますが、注意深く作成しないと取引先に誤解を招きかねません。
本記事ではビジネスメールを効果的かつ適切に使うためのルールを紹介します。

ビジネスメールのマナーと書き方

まず、ビジネスメールのマナーとして、

➀用件がわかる件名にする
➁冒頭には宛名・挨拶文を必ず入れる
➂本文は相手が読みやすいように書く
④文末には締めの挨拶を記載する
⑤最後に署名を書く

などがあります。

読みやすいビジネスメールを書くコツとしては、

➀結論を先に書く
➁定型文を作っておく
➂箇条書きにする
④大きさや色などで文字のパターンを変える
⑤記号や画像を使う

などが挙げられますので、マナーや内容のわかりやすさに加えて、視覚的な見やすさ、なじみのある形式にするといった配慮もすると、より読みやすいメールになるでしょう。

ビジネスメール作成時の注意点

次は、ビジネスメール作成時の注意点を説明します。

➀重要な情報が明確になっているか
⇒誰が、いつ、どこで、何をするのかといった情報は明確に記載しましょう。 具体性が求められる情報は詳細に、不要な情報は省略することで読み手の負担を減らすことができます。

➁添付ファイルのセキュリティが安全か
⇒大容量であれば圧縮後に送付、複数ファイルを添付するならZIPファイルにまとめましょう。

また、パスワードを付ける場合は、本文には解除コードを記載せずに、別メールにて送付して安全性を確保してください。

ビジネスメールでよく出る用語

ビジネスメールでよく出る用語があります。
宛先の選択肢ですが、

TOは、用件を伝えたいメインの相手
CCは、参考のために内容を共有したい相手
BCCは、TOやCCに送った相手に表示されずに送付できる機能です。

また、「御社」「貴社」は、ともに、相手の会社を表す敬語ですが、文面の場合は貴社を使用します。 「御中」「様」も両方組織名や人名に付けることで敬意を表しますが、「御中」は団体そのものに対して、「様」は個人に対して、という対象の違いがあります。

ビジネスメールのシーンごと事例

ビジネスメールといってもシーンによって内容が変わりますので、それぞれポイントを見ていきましょう。

まずは初めての相手にビジネスメールを送る場合。
「お世話になっております」ではなく、「はじめまして」と挨拶の上、自分の素性と連絡の目的を提示するようにしましょう。

次は、依頼・提案のビジネスメールを送る場合。
こちらの意図を伝えた上で、先方に何を求めているのか、丁重に伝えることがポイントです。

ビジネスメールでお詫びを伝える場合には、まず謝罪をした上で、今後の改善案や方針について、明確に示すようにしましょう。 様々なパターンがありますが、いずれも基本的な心構えは変わりません。 先方に失礼のないよう、文章の違和感やマナーを確認してから送付しましょう。

暑中見舞いのビジネスメールの送付

次に、時期が迫っている暑中見舞いのビジネスメールについて触れていきます。 夏を迎えると、企業や部署によっては、暑中見舞いを準備するところもあると思います。 送付時期は、「二十四節気の小暑（7月7日ごろ）から、立秋（8月7日ごろ）の前日まで」とされているので、立秋の前日までに届かないようであれば、「残暑見舞い」として送る方がよいでしょう。

暑中見舞いの目的は、夏の暑い時期に相手の体調を気遣うことです。 構成は、冒頭挨拶⇒気遣いやお礼文⇒近況報告⇒結びの挨拶、が一般的でしょう。 ビジネスメールの場合、テキストメールでもよいですが、HTMLメールで作成すると、装飾を加えたはがきに近い温かみが出るかもしれません。

ビジネスメール受信時の返信

ビジネスメール受信時も、返信は必要です。 できれば当日、遅くても翌営業日までには返信するようにしましょう。 時間は相手の営業時間内がベストですが、どうしても営業時間外の返信になる場合は、 お詫びや理由を添える方が丁寧です。

また、ビジネスメールは1日に何通かのやり取りになることも多いので、何の話がお互いに見失わないよう、件名の「Re：」はつけたまま返信する方がよいです。 質問の回答をする場合も、相手がすぐくみ取れるよう何の質問に対する回答か、わかるように表示することがポイントです。

番外編：ビジネスメールで使える装飾例

署名やご案内メールを見やすくする際などに役立つ装飾をまとめましたので、コピーペーストの上ご使用ください。

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まとめ

以上、ビジネスメールについて説明しました。 本日紹介したポイントも大事ですが、最も重要なのは送付前の見直しです。 宛先相違や誤字脱字、セキュリティの不備等がないか、メールのすべてを確認してから送信してください！

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