【2024年版】おすすめの採用管理システム13選｜主な機能なメリットデメリット

採用管理システムは、企業の採用活動を効率化し、候補者とのコミュニケーションや面接スケジュールの調整をスムーズに進めるためのツールです。

多くの企業が、競争の激しい人材市場で迅速かつ的確に優秀な人材を確保するために、採用管理システムの導入を検討しています。
しかし、数多くある選択肢がある中で、どのシステムが自社に最適かを見極めるのはとても難しいです。

本記事では、導入のメリットや注意点を詳しく解説しつつ、特におすすめの採用管理システムをご紹介します。

採用管理システムとは

採用管理システムは、企業の採用活動をサポートするために設計されたソフトウェアで、応募者の情報管理、選考プロセスの進捗管理、面接スケジュールの調整などを一元的に行えるツールです。従来の手作業やエクセルでの管理に比べ、データをリアルタイムで共有・活用できるため、採用活動の時間短縮につながります。

また、企業が求める人物像に合致する候補者を素早く見つけ、採用の質を向上させることができるのも大きなメリットです。採用管理システムは、企業の人材戦略を支える重要な役割を果たしており、競争の激しい人材市場において欠かせないツールとなっています。

採用管理システムの主な機能

採用管理システムの代表的な機能を以下に紹介します。

応募者情報の一元管理

候補者のプロフィールや履歴書、面接記録を一元的に管理し、チーム全体で情報を共有できる機能です。リアルタイムで情報を更新できるため、選考過程での情報共有がスムーズに行えます。

面接スケジュール管理

候補者や採用担当者のスケジュールに合わせた面接の自動調整機能です。面接の重複や時間調整にかかる手間を削減し、スムーズな日程調整が可能になります。

選考プロセスの可視化と進捗管理

書類選考、面接、内定など各ステージで候補者の進捗状況を一目で把握できる機能です。これにより、どの候補者がどのステージにいるかを正確に追跡できます。

自動通知とリマインダー

面接の案内や結果通知、選考進捗の更新などを候補者に自動で通知する機能です。リマインダー機能もあり、候補者と採用担当者双方に重要なスケジュールを知らせることで、コミュニケーションを円滑にします。

データ分析とレポート機能

採用活動の効果を分析するためのデータ収集とレポート生成機能です。どの求人チャネルが最も効果的か、選考期間の平均や内定率など、データを元に採用プロセスを改善することができます。

適性検査やスキル評価のサポート

候補者の適性検査やスキル評価を組み込むことができる機能です。候補者が企業の求めるスキルや特性に適合するかどうかを、定量的に評価するのに役立ちます。

これらの機能により、採用管理システムは単なる応募者データの管理ツールにとどまらず、企業の採用戦略を支える重要な役割を担っています。

採用管理システムの導入メリット

採用管理システムの導入により、企業の採用活動は大幅に効率化され、採用プロセス全体の質も向上します。以下に、採用管理システム導入の主なメリットを挙げます。

入力や共有時間が削減でき、企画業務などに時間を使うことができる

採用プロセスを一元管理することで、情報の入力や共有の時間が削減でき、効率化が図れます。自動通知機能やスケジュール管理機能により手作業が減るので、担当者は他の企画業務などに時間が割けるようになります。

候補者の不安がなくなる

採用管理システムを通じて面接スケジュールの調整や進捗状況の通知をスムーズに行うことで、候補者が不安をなくす効果もあります。優秀な人材の確保のためにも連携ミスなどのリスクは減らしておく必要があるでしょう。

データが蓄積される

システムに蓄積されたデータを分析することで、採用の効果測定が可能になります。たとえば、採用のどのプロセスに時間がかかっているか、どの求人チャネルが効果的かを把握し、戦略を改善できます。

コミュニケーションが円滑になる

採用チーム内で候補者に関する情報をリアルタイムで共有できるため、チーム全体でスムーズに連携できます。候補者情報が一元化されているため、誰でも最新の情報を確認できる点もメリットです。

公平に選考できる

採用の各ステージでの進捗を可視化することにより、採用プロセスが透明になり、公平な選考を実現できます。進捗の見える化により、採用担当者が効率的かつ公正な判断を行いやすくなります。

コスト削減

業務の自動化や効率化により、手作業が削減され、人件費や運営コストの削減が期待できます。採用にかかる時間を短縮することで、全体的な採用コストの低減にもつながります。

採用管理システムの導入デメリット

注意すべきデメリットや課題も存在しますので、以下に挙げます。

導入コストが高い

採用管理システムの初期導入やカスタマイズには多くのコストがかかる場合があります。特に、中小企業にとっては、導入費用や月額利用料が負担になる可能性があるでしょう。

操作に慣れるための時間がかかる

システムを効果的に活用するためには、操作方法や機能を十分に理解する必要があり、使いこなせるようになるには時間がかかることもあります。

カスタマイズの制限

一部の採用管理システムは、企業の採用プロセスに完全に合致しない場合があります。カスタマイズに制限があるシステムでは、特定のニーズに合わせた柔軟な対応が難しいことも考えられます。

セキュリティリスク

採用管理システムには、候補者の個人情報や採用プロセスの詳細が含まれるため、セキュリティ対策が必須です。特にクラウド型システムの場合は、外部からの不正アクセスやデータ流出のリスクに十分注意する必要があります。

システムに依存してしまう場合も

システムが障害を起こした場合や、ベンダーがサービスを終了した場合に、採用活動が一時的に停止するリスクがあります。システムに依存しすぎると、トラブル発生時に迅速な対応が難しくなることもあります。

内部の採用プロセスの見直しが必要

新しいシステムの導入には、既存の採用フローや業務プロセスを見直す必要があります。そのため、採用チーム全体でのプロセスの再検討や調整が必要になり、短期的には手間が増えることもあります。

採用管理システムの選び方

採用管理システムを選ぶ際には、企業の採用戦略やニーズに合ったシステムを選ぶことが重要です。ここでは、システムを選ぶ際のポイントをいくつかご紹介します。

自社の採用フローに合うか

企業によって採用プロセスは異なるため、自社の採用フローにどれだけ合致しているかを確認することが重要です。面接数や選考ステップが多い企業には、それに対応した柔軟なシステムが必要となります。選考プロセスに合わせてシステムをカスタマイズできるかも確認しましょう。

主要機能が充実しているか

応募者管理や面接スケジュール調整、進捗管理など、採用業務で必要な主要機能が揃っているかを確認します。また、自動通知やリマインダー機能、レポート生成など、採用活動に役立つ機能が備わっているシステムを選ぶと良いでしょう。

使いやすいか

システムが使いやすいかどうかも大きなポイントです。誰でも直感的に操作できるインターフェースを持っているか、トレーニングが不要なレベルで使いやすいかを確認しましょう。操作性が低いと、導入後の業務効率が下がるリスクがあります。

他システムとの連携はできるか

採用管理システムと他の人事システムや給与管理システムとの連携機能も重要です。既存のシステムとの統合やデータの連携が可能であれば、業務フローを一貫して管理しやすくなります。API連携の有無やインテグレーションの対応範囲も確認しましょう。

セキュリティ対策は万全か

候補者の個人情報を扱うため、セキュリティが強固なシステムを選ぶことが重要です。データ暗号化やアクセス制限の設定、バックアップの体制など、システムがどれだけセキュリティ対策を講じているかを確認しましょう。

費用対効果はどうか

システムの導入コストや月額費用が予算内に収まるかも重要な判断基準です。システム導入にかかる初期費用、カスタマイズ費用、月額利用料など、全体的なコストを把握し、ROI（投資対効果）を考慮して選ぶとよいでしょう。

導入後のサポート体制はあるか

システム導入後のサポートが充実しているかも確認すべきポイントです。トラブル時のサポート対応や、利用方法に関するトレーニングの有無など、システムベンダーのサポート体制が整っていると、安心して利用を続けられます。

採用管理システムを導入する際の注意点

採用管理システムを導入する際には、いくつかの重要なポイントに注意する必要があります。これらを事前にチェックして、導入後のトラブルや非効率な運用を防ぎましょう。

✓導入目的と期待効果を明確にする
システム導入の目的や期待する効果を事前に明確にしておきましょう。採用プロセスの効率化、人材確保のスピード向上、候補者体験の改善など、具体的な目標を定めることで、導入後の成果を測りやすくなります。

✓現場スタッフとの事前調整
実際にシステムを利用する採用担当者や現場のスタッフと事前に調整し、システム導入の趣旨や操作方法を共有しておくことが重要です。現場のニーズを取り入れた上で導入を進めると、現場での抵抗が少なく、スムーズに運用を開始できます。

✓段階的な導入を検討する
システムの導入を段階的に進めることで、初期の混乱を防ぎやすくなります。たとえば、特定の機能だけを先に利用し、順次他の機能を追加していく方法や、まずは一部の部門から導入を開始するなど、無理のないスケジュールで導入を進めましょう。

✓データ移行とバックアップの計画
既存の応募者データや選考情報を新しいシステムに移行する場合、データの整合性を保つための計画が必要です。また、データのバックアップもあらかじめ確保しておくことで、万が一のトラブル時に備えることができます。

✓運用コストの把握
システム導入後の維持費やアップデート費用、追加機能にかかるコストを事前に確認しておくことも重要です。月額費用や追加サービスの料金体系を理解していないと、後から予算オーバーになるリスクがあります。

✓セキュリティ対策の確認
候補者の個人情報や採用データを扱うため、システムのセキュリティは徹底して確認しましょう。特にクラウド型のシステムを導入する場合、データ暗号化やアクセス管理、情報漏洩防止の対策が施されているかを確認する必要があります。

✓利用後の改善フィードバック体制
導入後、システムの使用感や課題について定期的にフィードバックを行い、必要に応じて改善を行う体制を整えておくと良いでしょう。導入後の評価と改善を重ねることで、より効果的にシステムを活用できるようになります。

おすすめの採用管理システム13選

JobSuite FRESHERS

出所：JobSuite FRESHERS公式サイト

新卒採用と中途採用では、管理するポイントが大きく異なります。
「ジョブスイート フレッシャーズ」は、新卒採用の特徴を踏まえ、運用に必要な機能をどなたでも簡単にお使いいただけるシンプルな設計でご提供いたします。

採用一括かんりくん

出所：採用一括かんりくん公式サイト

採用一括かんりくんは、人材紹介サービスのHRクラウドが作りあげた現場志向のAll In One型採用管理システム。
応募者管理、説明会、採用チームのタスク進捗、選考、内定、結果分析など採用管理に付随する管理すべきポイントを全て対応可能。充実した機能と圧倒的低価格を実現した採用管理システムです。

中小企業様向けの様々なプランをご提供しており、 低予算で自社にあった機能を利用できる点が特徴です。
また、他社との採用戦略の差別化としてLINEを有効的に活用することができ、学生・求職者とのエンゲージメント構築にも大きく貢献します。

SmartHRの採用管理

出所：SmartHR公式サイト

SmartHRで応募に関する情報や選考結果を管理できるだけでなく、採用が決定した候補者はそのままSmartHR基本機能に従業員として登録可能。採用活動時だけでなく、入社時の手続きも工数削減できます。

JobSuite CAREER

出所：JobSuite CAREER公式サイト

ジョブスイート キャリアは、中途採用実務にこだわった、【機能】・【使いやすさ】・【安全性】・【サポート】・【実績】のバランス力で選ばれつづけている採用管理システムです。

sonar ATS

出所：sonar ATS公式サイト

採用管理システム sonar ATSは、新卒・中途採用の一元管理ができる採用管理システムです。 業界・規模問わず1,800社以上（2024年1月時点）の導入実績があり大手からベンチャーまで様々な規模の企業にご導入いただいています。 LINE公式アカウント、OfferBox、Googleカレンダー、SmartHR、WantedlyOpen API等、外部ツールとの連携も積極的におこなっており、採用プラットフォームとしてご活用いただくことが可能です。

JDベース

出所：JDベース公式サイト

ジョブ型でもメンバーシップ型でも簡単に使える！職務記述書クラウドサービスの決定版『JDベース』！人事や給与評価についての専用知識やスキルがなくても、社内の評価や給与制度を厚生労働省の索引順をもとに、公平かつ簡単に整備することができます。※職務記述書クラウドソフトの正式版リリースとしては国内初となります(2022年1月20日現在)

ジョブカン採用管理

出所：ジョブカン採用管理公式サイト

「ジョブカン採用管理」は、応募獲得から採用決定までの業務を “一元管理” するサービスです。あらゆる経路からの候補者情報を自動で集約。日々の事務作業を効率化します。

matchbox（マッチボックス）

出所：matchbox（マッチボックス）公式サイト

「matchbox」（マッチボックス）は、人材を貯めて活用できる「*ダイレクトソーシング」をすぐにはじめられる、新しいクラウド型ソフトウェアです。

*従業員、ギグワーカー、フリーランサー、OBOG、定年退職者などから成る自社専用の人材プールから採用する、米国発の新しい人材運用手法です。

信頼できるパート・アルバイト人材を自社専用プールに貯めて、協働し続けられます。プール内人材のマッチング手数料は無料。勤怠管理や労務処理は自動で手間いらず。

全国のローソンやフジパン工場、引越・小売・飲食・物流・製造・ホテル・医療など幅広い業界の、全国1,552以上*の事業所で活用されています。

HR PRIME

出所：HR PRIME公式サイト

HR PRIMEは、LINEを活用したコミュニケーションと採用管理が一元化できる、採用管理システムです。 メッセージの一斉送信や自動送信、内定者へのセグメント配信などの機能を活用し、コミュニケーションコストをかけずに、応募者との密なやりとりが可能です。

Jobギア採用管理

出所：Jobギア採用管理公式サイト

採用業務の負担を軽減する採用管理ツール「Jobギア採用管理」

トモニ採用

出所：トモニ採用公式サイト

ダイレクトリクルーティング支援、採用広報支援、採用業務支援、採用スキル向上支援の4つのサービス掛け合わせることで、企業様の採用目標の達成・担当者様のコア業務専念・企業認知度アップ・採用ノウハウの蓄積を実現する採用アウトソーシングサービス

Jobギア採促

出所：Jobギア採促公式サイト

求人メディアで長年培ったノウハウを活かした、企業様の採用ホームページを構築するサービス

【管理部門・士業の採用ならMS-Japan】人材紹介・スカウトサービス

出所：MS Jobs公式サイト

【MS Agent（人材紹介サービス）】 【MS Jobs（求人掲載・スカウトサービス）】 管理部門・士業の登録者数、国内トップクラスのMS-Japan。 特化型エージェントとして30年以上の採用支援実績があり、人材紹介と直接スカウトの2つのサービスから選択、併用可能です。オリジナルなデータベースで他社とは異なる母集団形成が可能です！

まとめ

採用管理システムは、応募者管理や面接スケジュール調整、進捗管理などを一元化できるツールです。導入により業務の効率が上がる一方で、コストやセキュリティ面など慎重に判断しなければならない点も多くあります。
トライアル期間があれば利用して、長期的に使用できそうなシステムかを確認すると失敗がなくせるでしょう。

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