【2024年版】おすすめの勤怠管理システム15選｜種類や機能、選び方

企業の生産性向上や従業員満足度の維持のためには、労働時間や勤務状況を正しく管理する必要があります。

特にリモートワークやフレックスタイム制などにより働き方が多様になってきているので、従来のタイムカードや手作業による勤怠管理では、正確なデータの収集や効率的な管理が難しくなってきている背景もあります。

こうした背景から、企業規模や業種を問わず、多くの企業が「勤怠管理システム」の導入を検討しています。

本記事では、勤怠管理システムの概要や種類、導入メリット、さらには選び方や導入フローまでを詳しく解説し、貴社に最適なシステム選びのポイントを分かりやすくご紹介します。

勤怠管理システムとは

勤怠管理システムとは、従業員の出退勤時間や休暇申請、残業時間などの勤務状況をデジタルで記録・管理するためのツールです。
従来はタイムカードや紙の出勤簿を用いて手作業で行われていた勤怠管理ですが、近年ではクラウドベースやスマートフォンアプリ対応のシステムが普及し、企業運営において欠かせないものとなっています。

これにより、人事部門の負担軽減だけでなく、データの正確性や迅速なデータ収集が可能となり、労働時間管理に関する法令遵守にもつながります。
勤怠管理システムは、企業の規模や業種に関わらず、働き方の多様化や労務管理の高度化に対応するために、今や不可欠な存在となっています。

勤怠管理システムの種類

勤怠管理システムには、企業のニーズや規模に応じてさまざまな種類が存在します。以下に代表的な勤怠管理システムの種類を紹介します。

クラウド型勤怠管理システム

クラウド型システムは、インターネット経由でアクセスするため、データの保管やアップデートが簡単で、リモートワークや複数拠点での勤務管理に適しています。場所やデバイスに依存せず、リアルタイムでデータを管理できる点が特徴です。

オンプレミス型勤怠管理システム

オンプレミス型は、自社サーバーにインストールして利用するタイプで、セキュリティ面での信頼性が高く、大企業やセキュリティを重視する業種に向いています。ただし、導入や運用コストが高くなることもあります。

スマートフォンアプリ型勤怠管理システム

スマートフォンアプリを利用して出退勤管理を行うシステムで、出先やリモートワークでも柔軟に打刻が可能です。従業員が自分のスマートフォンから簡単に操作できるため、フィールドワークが多い企業に向いています。

ICカード/生体認証型勤怠管理システム

ICカードや指紋・顔認証を用いたシステムは、打刻の不正防止に役立ちます。オフィスに設置した専用端末を使用するため、多人数を管理する必要がある企業に最適です。

勤怠管理システムとタイムカードシステムの違い

勤怠管理システムとタイムカードシステムは、どちらも従業員の出退勤や労働時間を記録する役割を担っていますが、機能や利便性に違いがあります。

記録方法

タイムカードシステムは、従業員がタイムカードを機械に挿入して打刻するアナログな方法で、手作業での集計が必要です。
一方、勤怠管理システムはデジタル化されており、出退勤の記録が自動的に保存・集計され、労働時間や残業時間の計算も自動で行えます。そのため、人事・労務部門の業務が効率化されるだけでなく、集計ミスの防止にもつながります。

機能の幅広さ

タイムカードシステムが出退勤時刻の記録に特化しているのに対し、勤怠管理システムは休暇管理、シフト管理、残業管理、リモートワークの打刻など、さまざまな勤怠データを一元管理できます。また、勤怠データがクラウド上に保存されることで、リアルタイムでのデータ確認や多拠点の従業員管理も可能です。

法令遵守への対応

労働基準法や働き方改革関連法の遵守が求められる中、勤怠管理システムでは法定労働時間を超えた場合の警告表示や、過重労働防止のためのアラート機能が搭載されています。タイムカードシステムではこうした機能がなく、法令遵守を徹底するには限界があります。

データのセキュリティ

タイムカードシステムでは物理的なタイムカードを使うため、保管や管理に手間がかかり、紛失や破損のリスクもあります。勤怠管理システムではデータがデジタル化され、クラウド型であればどこからでもアクセス可能で、セキュリティ対策も施されているため、安全かつ利便性が高いです。

以上のように、勤怠管理システムはタイムカードシステムに比べ、管理効率や利便性、法令遵守の面で大きく優れており、現代の多様な働き方に適応しやすいのが特徴です。

勤怠管理システムの導入するメリット

勤怠管理システムの導入には、業務効率化やコスト削減、法令遵守の強化など、企業にとって多くのメリットがあります。ここでは、勤怠管理システムを導入する主なメリットをご紹介します。

時短につながる

勤怠管理システムを導入することで、出退勤の記録や残業時間の集計など、手作業で行っていた勤怠管理業務が自動化され、人事・労務部門の負担を大幅に軽減できます。また、リアルタイムでのデータ管理が可能となり、給与計算や勤怠状況の確認もすぐに行えます。

コンプライアンスのリスクを減らせる

勤怠管理システムには、労働基準法や働き方改革関連法の遵守を支援する機能が多く搭載されています。たとえば、過重労働の防止アラートや法定労働時間の自動計算機能などがあり、労働基準に基づいた適切な勤務管理が実現できます。これにより、企業はコンプライアンスのリスクを低減し、安心して労務管理を行えます。

データの一元管理ができる

勤怠管理システムは、出退勤データだけでなく、休暇申請やシフト情報も一元管理するため、各データを連携させた効果的な管理が可能です。また、ダッシュボードやレポート機能を活用して、各部署や従業員ごとの労働状況を可視化できるため、適切な人員配置や業務改善にも役立ちます。

不正防止につながる

ICカードや生体認証を活用した打刻システムを備える勤怠管理システムでは、不正な打刻や出勤記録の改ざんを防止できます。また、従業員の労働時間が正確に管理されることで、働きすぎを防ぎ、健康的で働きやすい労働環境の整備にも貢献します。

コストが削減する

効率的な勤怠管理により、給与計算ミスの減少や残業管理の最適化が実現し、人的ミスによるコスト増加を抑えられます。また、ペーパーレス化が進むため、紙のタイムカードや出勤簿の印刷コストも削減でき、環境への配慮も可能です。

このように、勤怠管理システムの導入は、業務の効率化だけでなく、コンプライアンス強化やコスト削減、労働環境の向上にも寄与し、企業経営の安定や成長を支える重要なツールと言えます。

勤怠管理システムの導入をおすすめする中小企業・大企業

このように、企業規模によってシステム導入の目的や得られるメリットが異なるため、自社のニーズに合わせた選択が重要です。

勤怠管理システムの機能一覧

勤怠管理システムには、企業が効率的かつ正確に従業員の勤怠情報を管理できるよう、多岐にわたる機能が搭載されています。以下は、代表的な機能の一覧です。

出退勤管理

出退勤の打刻を記録し、自動で勤務時間を計算します。ICカード、スマートフォンアプリ、顔認証などさまざまな方法での打刻が可能で、従業員がオフィス以外の場所からでも勤務時間を正確に記録できます。

休暇管理

有給休暇や特別休暇、病欠などの申請・承認プロセスを管理します。システムにより休暇の残日数や消化状況も一目で確認でき、従業員自身もリアルタイムで自分の休暇状況を把握できるため、管理がスムーズです。

シフト管理

従業員のシフト作成や変更、調整を支援する機能です。自動でシフトを作成したり、従業員が自らシフトを申請したりすることも可能で、多人数のシフト管理が簡単になります。業種や職場に応じた柔軟なシフト設定ができる点も便利です。

残業管理とアラート機能

法定労働時間を超えた残業が発生した際にアラートを出す機能や、残業時間の自動計算機能が含まれています。従業員や管理者に通知することで、過重労働の防止や残業削減に貢献します。

勤怠データのレポート作成

勤怠データを集計し、部署ごとの労働時間や残業時間、休暇利用状況などをレポート形式で表示できます。管理者はこれにより、従業員の労働傾向を把握し、必要に応じて適切な指導や配置を行えます。

給与計算との連携

勤怠データを給与計算システムと連携させ、時間外労働や深夜・休日勤務の手当を自動的に計算することができます。これにより、給与計算のミスを防ぎ、処理時間の短縮が図れます。

リモートワーク対応機能

リモートワークの普及に対応し、出勤場所に関わらず打刻や勤怠管理ができる機能です。GPS機能を用いた位置情報の記録や、勤務開始・終了を管理者が確認できる機能が搭載され、リモート環境でも正確な管理ができます。

セキュリティ管理

勤怠データは従業員の個人情報を含むため、高いセキュリティ対策が求められます。アクセス権限の設定やデータ暗号化、IP制限などを通じて、データの保護と不正アクセスの防止が図られています。

勤怠管理システムの選び方

勤怠管理システムの導入を検討する際には、企業の規模や業務内容、運用形態に合ったシステムを選ぶことが重要です。ここでは、勤怠管理システムを選ぶ際に考慮すべきポイントを解説します。

企業のニーズと目的に合った機能があるか

まず、企業が勤怠管理システムに求める具体的な機能を明確にしましょう。シフト管理が重要な場合や、リモートワーク対応が必要な場合など、自社の業務に必要な機能が備わっているかを確認します。また、今後の成長に伴う機能拡張も視野に入れ、長期的に使えそうなシステムかも確認すると良いです。

使いやすいか

勤怠管理システムは日常的に利用するツールのため、操作がシンプルで使いやすいものが好ましいです。デモやトライアル期間を利用して、実際の操作性を確認すると良いでしょう。

セキュリティ面は安全か

勤怠データには個人情報が含まれるため、セキュリティ対策がしっかりとしているかは確認必須です。データの暗号化、アクセス権限の設定、クラウドシステムであれば安全なデータ保管場所の確保など、セキュリティ面の配慮がなされたシステムを選びましょう。

他システムとの連携がしやすいか

勤怠管理システムが給与計算システムや人事管理システムなど、他の社内システムとスムーズに連携できるかどうかも重要です。システム間でデータのやり取りが自動化されることで、手作業による入力ミスを防ぎ、効率化が図れます。

コストと導入後のサポート体制はあるか

システムの導入コストや月額利用料も、選定において欠かせないポイントです。クラウド型であれば初期費用を抑えられる場合も多く、中小企業に適した選択肢となります。また、導入後のサポート体制やトラブル対応の有無も確認し、安心して利用できる環境が整っているかを確認しましょう。

リモートワーク対応機能があるか

テレワークが広がる中、リモートワークにも対応できる勤怠管理システムは必須です。例えば、スマートフォンやタブレットから打刻が可能であることや、GPSを用いた位置情報管理機能が備わっているシステムが便利です。

勤怠管理システムは、長期間にわたり企業全体で活用される重要なツールです。これらのポイントを参考にして、自社の業務フローや働き方に最適なシステムを選定しましょう。

勤怠管理システムの導入フロー

勤怠管理システムを導入する際には、スムーズに運用開始ができるように計画を練りましょう。以下に、一般的な導入フローをご紹介します。

導入目的を明確にする

まず、勤怠管理システム導入の目的や、自社に必要な機能を整理します。効率化を図りたい業務や法令遵守の強化、リモートワーク対応など、具体的な目的を定め、それに基づいたシステム要件を明確にします。

システム選定とベンダーを選ぶ

目的と要件に合った勤怠管理システムを複数比較しシステムを選定します。この際、システム提供ベンダーの信頼性やサポート体制も確認し、長期的に安心して利用できるかどうかを判断します。可能であれば、無料トライアル期間を利用して実際の操作感を確認すると良いでしょう。

導入計画を立てる

導入に向けた具体的な計画を立てます。導入スケジュール、従業員への周知方法、既存システムからのデータ移行計画など、各ステップを明確にしておくことで、円滑な導入が進みます。また、システムに慣れるための研修やサポートの有無も計画に含めます。

初期設定とデータ移行をする

システムの初期設定を行い、必要な従業員データや勤怠情報を移行します。人事データやシフトパターン、休暇日数などを正確に入力し、システムが運用可能な状態に整えます。この際、導入サポートを提供しているベンダーの支援を受けると、設定ミスを防ぎやすくなります。

従業員へ周知する

システムの導入にあたって、従業員への周知を行い、使い方や操作方法について説明します。マニュアルを配布したり、実践的な研修を行うことで、従業員がスムーズにシステムを使用できるでしょう。特に操作頻度が高い打刻方法や休暇申請の手順を重点的に説明しましょう。

試験運用とフィードバック収集

システムの試験運用期間を設け、実際の業務での操作性やエラーの有無を確認します。試験運用を通じて得られた従業員からのフィードバックをもとに、必要に応じて設定を調整し、正式な運用に備えます。

正式導入と運用開始

試験運用が問題なく完了したら、正式に運用を開始します。初期段階では、導入後のフォローアップ体制を整え、システムに関する疑問やトラブルに対応できるようにしておくことが大切です。また、システムを効果的に活用するための改善や設定の最適化を継続して行います。

勤怠管理システムの導入には、準備から運用開始まで段階的な取り組みが求められます。計画的に導入フローを進めることで、システムを最大限に活用し、効率的な勤怠管理を実現できます。

おすすめの勤怠管理システム15選

キンコン

出所：キンコン公式サイト

「キンコン」は、勤怠管理・交通費精算クラウドです。 お手持ちのスマートフォンやタブレット端末がタイムレコーダーに！アプリをインストールするだけなので、特別な機器は必要ありません。 SuicaやPASMOなどをタイムカードにすれば交通費も読み込み可能です。 また、SlackやLINE WORKS、Googleカレンダー、人事労務freeeなど、他社サービスとの連携も充実！

ジンジャー勤怠

出所：ジンジャー勤怠公式サイト

ジンジャー勤怠は法改正に自動で対応！ 人事部の業務負荷改善や現場の打刻漏れも解決！ 月末月初に発生しやすい抜け漏れへの対応工数＆ストレスをすっきり解消！ 従業員：打刻や有給申請の手続きが面倒…もっと簡単にしてほしい、使いやすいシステムを利用したい 人事：月末月初に集中する勤怠管理業務の抜け漏れ、ミスをなくしたい 経営層：働き方改革関連法やペーパーレスに対応したい ⇒これらのお悩みをジンジャー勤怠でまるっと解決いたします。

オフィスステーション有休管理

出所：オフィスステーション有休管理公式サイト

従業員ごとに有給休暇の付与日、有休申請状況、取得日数、残日数など全て自動計算します。有給休暇状況のアラートメールを担当の従業員、管理者に自動配信し、有給休暇の申請は従業員がマイページから行います。有休申請処理は承認するだけで完了。申請内容は自動で登録するから登録作業不要です。

マネーフォワード クラウド勤怠

出所：マネーフォワード クラウド勤怠公式サイト

マネーフォワード クラウド勤怠を使うと、タイムカードや勤怠集計のエクセル作業が不要になります。従業員それぞれの専用画面で勤怠を打刻するだけで集計が自動化。
有給休暇や残業時間状況の管理もわかりやすい画面で、勤怠業務のミスや漏れ・修正など煩雑な作業を削減します。

【主な機能】
・様々な就業形態に対応
・PCやスマホ以外にも、打刻機を使った打刻も可能
・有休の管理や申請、シフトの管理も

freee勤怠管理Plus

出所：freee勤怠管理Plus公式サイト

従業員はパソコンやICカードのみではなく、スマホでも打刻できます。シフト勤務は変形労働時間制からフレックスタイムまで対応し、定時外の働き方も柔軟に記録し、抜け漏れがありません。

残業時間の上限に達しそうな人や有休取得ができていない人にはアラートを出し、従業員の働き方を整えてくれます。管理画面は見やすく承認フローもあって、バックオフィスを中心とした社内全体のオペレーション改善を行うことができます。

さらにfreee勤怠管理Plusとfreee人事労務を連携すると、入退社手続きから給与計算、Web給与明細発行、年末調整を一括で行えます。料金体系は段階的に用意されているため、成長スピードの速いベンチャー企業や中小企業にとってもコストパフォーマンスに優れているでしょう。

奉行 勤怠管理クラウド

出所：奉行 勤怠管理クラウド公式サイト

「テレワーク」や「時差出勤」など、自社の就業ルールと従業員ごとの働き方に応じた複雑な勤怠管理を自動化することで劇的に業務時間を削減でき、将来の法改正やリスク予防にも手間なく対応できるようになります。

【こんな方にオススメのサービスです】
・勤怠データの集計の手間を減らしたい
・いつでもどこでもできる打刻によって、労働時間を正確に管理したい
・タイムカードや申請書などのペーパーレス化を図りたい
・残業時間や有休取得の状況をリアルタイムに把握したい

COMPANY

出所：COMPANY公式サイト

継続利用率98％。日本の大手企業の約3社に1社が採用。10年超利用ユーザーは600法人グループ。「COMPANY」は、リーディングカンパニーが選んでいる統合人事システムです。

ラクロー

出所：ラクロー公式サイト

ラクローは、PCログなどの客観的記録をベースにした「打刻レス」勤怠管理サービスです。 従来の打刻方式の勤怠管理サービスと異なり、ラクローでは労働実態を示す客観的なログをベースに労働時間を算出するため、残業代の未払いリスクを抱えない勤怠管理が実現できます。

ジョブカン勤怠管理

出所：ジョブカン勤怠管理公式サイト

ジョブカン勤怠管理は、あらゆる業界、企業規模に対応可能な「豊富な機能」「柔軟なカスタマイズ性」を持ったクラウドサービスです。

例えば、打刻方法もPC・モバイル・LINE・Slackなど、豊富な選択肢があります。
出社、テレワークなど勤務形態問わずスムーズな勤怠管理が可能です。

ミナジン勤怠管理

出所：ミナジン勤怠管理公式サイト

ミナジン勤怠管理は、作業をラクにするにするだけでなく、「労務管理をちゃんとする」ことをサービスビジョンに掲げ、システム提供を行っております。 IPOを目指している、未払い／過払いをなくしたい、労基署に指摘された、コンプライアンス体制を確立したい、そんな企業様にフィットする勤怠管理システムです。

AKASHI

出所：AKASHI公式サイト

クラウド型勤怠管理システム「AKASHI」は、洗練されたシンプルでわかりやすいデザインで誰でも簡単に勤怠管理が出来ます。あらゆる法改正や複雑な就業ルールに対応し、テレワーク中の従業員をリアルタイムで確認できる 「テレワーク機能」や「シフト管理機能」「工数管理機能」など様々な機能を使って業務を効率化できます。

勤労の獅子

出所：勤労の獅子公式サイト

サポートの手厚いクラウド型勤怠管理システムです。 継続率99％、サポート電話つながる率98％。「勤労の獅子」は、多様化する勤務形態へフレキシブルに対応できる高機能かつ低価格なWEB勤怠管理システムです。煩雑な勤怠集計作業や過重労働の問題、新制度の導入など、職場の勤怠管理にまつわる悩みを一気に解決します。

e-就業OasiS

出所：e-就業OasiS公式サイト

安心の導入支援！お試し期間中も手厚いサポートで安心。 無料お試し版あり。 企業ごとの就業規則に合わせた柔軟なシステム設定ができます。 さらに勤怠管理と同時にプロジェクト工数管理、英語表示切替も可能！

VWS勤怠

出所：VWS勤怠公式サイト

最短当日利用可能！最大60日間無料！働き方改革関連法案にも対応！ビジネスチャットも使える！月額220円～から利用可！「VMS勤怠」は、シンプルな画面と打刻漏れをを防ぐ機能が充実した勤怠管理システムです。様々なシフトに対応し、残業や深夜労働時間はもちろん、有給なども取りまとめられます。勤怠実績を簡単にExcelにエクスポートすることもできるため、ラクラク管理を実現します。

kintone

出所：kintone公式サイト

「キントーン」は、サイボウズのノーコード・ローコードツールです。 ITの知識がなくても自社の業務に合わせたアプリを作成でき、日々変化する業務にあわせた改良も簡単に素早くできます。 主な機能として「データベース＋ワークフロー＋コミュニケーション」の特性があり、顧客管理、出張申請、業務日報など幅広い用途で活用できるため、現場主導の継続的な業務改善を実現します。

まとめ

勤怠管理システムの活用によって、業務効率化やコスト削減が期待できます。例えば大企業では勤怠データの一元管理によりコンプライアンス強化と効率的な人事戦略が可能となり、全社的な労務管理の精度向上が期待できるでしょう。
規模や業種に応じたシステムを導入することで、労務管理の効率化と働き方の多様化に対応した運用が実現できます。

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