法定調書とは？サービスの選び方やおすすめの年末調整・法定調書サービス10選も紹介

法定調書は、税務署へ所得情報を報告するための重要な書類であり、適切な管理・提出が求められます。年末調整と連動するため、効率的に作成するためのシステムやサービスの活用も増えています。本記事では、「法定調書」とは何か、その目的や種類、具体的な作成方法と管理方法について解説し、さらにおすすめの年末調整・法定調書サービスもご紹介します。

法定調書とは

法定調書とは、企業や個人事業主が従業員や取引先に支払った所得や報酬について税務署に報告するための書類のことを指します。

所得税や住民税の適正な課税を目的とし、年末調整とあわせて作成されることが多いです。具体的には、給与所得や報酬・契約金、不動産使用料などの支払内容を記載した書類を税務署へ提出することで、納税義務の適切な履行をサポートします。

法定調書の作成目的

法定調書の作成目的は、所得税や住民税の課税を適正かつ公平に行うため、企業や事業者が支払う所得や報酬を税務署に報告することにあります。これにより、税務署は個人や法人が得た収入情報を把握し、申告内容の正確性や課税対象の確認を行うことができます。

特に、給与所得や報酬、使用料などはその金額が高額になりがちなため、適切な税額を確定し、公平な税負担を実現する役割を担っています。また、法定調書の作成は企業や個人事業主にとっても重要で、税務リスクの回避や法令遵守の観点から、誤りや漏れのない報告が求められます。

法定調書の種類

法定調書には、さまざまな種類があり、それぞれ報告する支払内容や提出先が異なります。主なものとして以下の種類が挙げられます。

給与所得の源泉徴収票

従業員に支払われた給与や賞与の額を記載したもので、税務署に提出されるとともに、従業員にも交付されます。年末調整を通じて源泉徴収された所得税額を最終確定するために重要な書類です。

報酬・料金・契約金及び賞金の支払調書

フリーランスや個人事業主に対して支払った報酬や契約金などの金額を報告するものです。企業が個人に対して支払った金額が一定額以上になる場合に、税務署に提出する義務があります。

不動産の使用料等の支払調書

不動産の賃貸料や権利使用料などの支払いに関する調書で、不動産オーナーや借主が納税を行うための基礎情報となります。不動産関連の所得は特に申告内容が多岐にわたるため、正確な報告が求められます。

退職所得の源泉徴収票

従業員の退職時に支払われる退職金について記載される調書です。退職金は通常の給与所得とは異なる課税方法が適用されるため、専用の調書として報告されます。

株式譲渡の支払調書

株式や投資信託の譲渡益にかかる所得に関して報告するものです。証券会社や金融機関が作成し、譲渡益課税の対象となる金額を税務署に通知します。

法定調書の作成方法

法定調書の作成方法は、正確な情報収集と記入が求められるため、計画的な対応が必要です。以下は、法定調書を正確に作成するための手順です。

➀情報収集をする

まず、調書作成に必要な情報を収集します。給与明細、報酬支払い記録、契約書、不動産の賃貸契約、退職金記録など、支払いの根拠となる資料を基に支払先ごとのデータを整理しましょう。記載内容には氏名、住所、支払金額、源泉徴収額などが含まれます。

➁記入用フォーマットを準備する

法定調書には税務署が指定するフォーマットがあり、紙の書式または電子申告ソフトを利用して作成します。電子申告の場合、e-Taxや法定調書作成ソフトなどを利用することで、効率的かつデータの管理が楽になります。

➂データを入力する

各支払項目について、正確に金額や必要事項を入力します。特に、支払額や源泉徴収額に誤りがないように、二重チェックを行うことが大切です。また、法定調書によって必要な項目が異なるため、該当する書式に合わせた入力が求められます。

④電子申告を準備する（e-Tax利用の場合）

電子申告を行う場合、e-Taxへ必要書類を提出する準備をします。e-Taxのアカウント登録や電子証明書の取得が必要なため、早めの準備が重要です。電子申告はミスが少なく、税務署とのやり取りもスムーズに行えるため、効率的です。

➄提出期限を確認し提出する

法定調書の提出期限は通常、翌年1月31日までとされています。提出期限を守らないと罰則が科せられることがあるため、余裕を持って提出することが重要です。また、提出先は通常の税務署ですが、特定の法定調書については市町村や都道府県に提出が必要な場合もあるため、注意が必要です。

法定調書の管理方法

法定調書の適切な管理は、企業の税務リスクを軽減し、コンプライアンスを守るために重要です。法定調書の管理には、正確な記録とデータの安全な保管が求められます。以下は、法定調書の効率的な管理方法です。

デジタル化する

法定調書は年ごとに大量のデータを扱うため、デジタル化し一元管理することが推奨されます。専用の管理ソフトやクラウドベースのシステムを利用することで、データの検索や更新がスムーズになり、書類紛失や手続きの漏れを防ぐことができます。

セキュリティ対策をする

法定調書には個人情報や機密情報が含まれるため、アクセス権限を明確に設定し、適切なセキュリティ対策をしましょう。アクセス可能な担当者を限定し、データの保護を強化することで、情報漏洩のリスクを低減します。また、定期的なパスワード変更やログ監視なども効果的です。

バックアップを取る

万が一のデータ紛失に備え、法定調書のデータは定期的にバックアップを取ることが重要です。クラウドシステムを活用する場合も、ローカルにバックアップを保持しておくとさらに安心です。また、過去のデータは一定期間保存しておくことが法律で義務付けられているため、保存期間を確認し、適切に管理します。

定期的に振り返り、更新する

法定調書の管理方法は、法改正や業務内容の変化に応じて見直しが必要です。税制の変更や新しい規制が施行される場合、調書の記入内容や提出手順も変わることがあるため、定期的に振り返りを行い、更新を怠らないようにします。

法定調書作成時の注意点

法定調書の作成には、正確さとタイムリーな対応が求められるため、いくつかの注意点を押さえておくことが重要です。ミスや遅延は税務リスクやペナルティの対象となる可能性があるため、以下のポイントに特に注意しましょう。

支払金額と源泉徴収額が正しいか入念にチェックする

法定調書に記載する支払金額や源泉徴収額は、正確でなければいけません。ミスを防ぐため、給与明細や支払履歴を複数人で確認し、二重チェックの体制を導入すると良いでしょう。誤りがあると税務署からの指摘や修正申告が必要になる可能性があるため、細心の注意が必要です。

提出期限を必ず守る

法定調書の提出期限は通常、翌年1月31日です。提出期限を守らないと、ペナルティや罰金が課されることがあります。年末調整の締め処理と重なるため、スケジュールを事前に組み立て、余裕を持って作成・提出することが重要です。

各調書の提出先に注意する

法定調書の提出先は、通常は税務署ですが、自治体への提出が必要な場合もあります。不動産使用料など、一部の調書は市町村や都道府県にも提出が必要です。提出先を誤ると手続きが遅れる原因となるため、確認を怠らないようにしましょう。

個人情報の取り扱いに気を付ける

法定調書には、従業員や取引先の個人情報が含まれるため、取り扱いには十分な配慮が必要です。データを扱う際には、アクセス権限を制限し、情報漏洩防止のための対策を徹底しましょう。また、電子データでの管理の場合は、セキュリティ対策も強化しておくと安心です。

最新の税法に基づいた内容で作成する

税制改正が頻繁に行われるため、法定調書の記載内容や様式に変更が生じることがあります。最新の税法や税務署からの通知を確認し、最新のフォーマットで作成することが求められます。古い情報に基づいて作成すると、提出後に修正が必要になる可能性があるため、常に最新情報を取り入れるようにしましょう。

おすすめの年末調整・法定調書サービス10選

現在、市場には様々な年末調整効率化ツールが提供されています。今回はManegyでも人気のサービスをご紹介いたします。

クラウドハウス労務

出所：クラウドハウス労務公式サイト

入退社手続き・年末調整・雇用契約・身上変更などの労務手続きをラクラク自動化・ペーパーレス化できる労務管理システムです。「従業員に定着すること」にこだわった直感的な操作画面・初期設定から運用定着まで各社専任の担当者による伴走フォローが特徴です。

オフィスステーション年末調整

出所：オフィスステーション年末調整公式サイト

従業員様はスマートフォンやパソコンでログイン、あとは画面に沿って年末調整の情報を入力するだけです。
従業員が入力した年末調整の情報が自動で算出されます。もう申告書を集める必要はありません。

年調ヘルパー

出所：年調ヘルパー公式サイト

年末調整時に配布・回収している各種申告を電子化することで業務の効率化、従業員の利便性、コストの削減が可能なサービスです。 保険料控除申告書のXMLファイルによる提出にも対応。 パソコン、スマートフォン、タブレット等インターネット接続されており、edge、chrome、Firefox、safari等のブラウザが使える端末から簡単に提出することが可能です。

SmartHR

出所：SmartHR公式サイト

SmartHRは人事情報が「集まる・蓄まる・活用できる」クラウド型ソフトウェアです。入社手続きや年末調整などの多様な労務手続きをペーパーレス化し、データとして蓄積。勤怠や給与計算システム等との連携により、様々なデータの一元管理も可能です。さらに蓄積した従業員データを活用できる人材マネジメント機能により、働きたい職場環境の創出に貢献します。

freee 人事労務

出所：freee 人事労務公式サイト

給与計算機能をはじめ、年末調整や勤怠管理などの労務業務を一元化！
「人事労務freee」なら、人事・労務業務の自動化でミスを無くして作業時間を大幅削減！

マネーフォワード クラウド年末調整

出所：マネーフォワード クラウド年末調整公式サイト

年末調整業務をクラウド化することで、書類の入力作業も回収もかんたんに。
従業員はアンケートビューと呼ばれる質問の一覧に回答するだけで入力作業が完了でき、間違いや記入漏れを予防しやすくなっています。労務担当者はWeb上で提出状況の確認ができるので、リモートワークで年末調整業務が行なえます。

奉行Edge年末調整申告書クラウド

出所：奉行Edge年末調整申告書クラウド公式サイト

奉行Edge年末調整申告書クラウドなら、申告書の電子化により複雑化する新申告書への入力・チェックの業務負荷を軽減し、マイナポータルとの連携により控除証明書等の電子データ取り込みも可能になります。

また、従業員が迷わず、いつでもどこでも提出できる環境が整うため、
企業全体の生産性が向上します。

【こんな方にオススメのサービスです】
・令和2年分の年末調整の改正に備えたい
・忙しい年末調整時期の業務時間を削減したい
・年末調整申告書や控除証明書等のペーパーレス化を図りたい
・従業員の業務時間を削減して働き方改革を実現したい

ジョブカン給与計算

出所：ジョブカン給与計算公式サイト

ジョブカン給与計算は、給与計算担当者の負担を減らすための豊富な機能を持ったクラウド給与計算システムです。かんたん勤怠連携・計測自動化で作業時間を大幅に削減します。給与賞与明細・源泉徴収票はWEBで自動交付可能。年末調整もジョブカン給与計算で完結！計算後の法定調書の作成まで完備しています。

ジョブカン労務HR

出所：ジョブカン労務HR公式サイト

・労務手続きに時間と手間がかかりすぎている
・労務知識がなくて対応できるか不安
・必要な従業員情報が瞬時に見つけられない
・システム導入はハードルが高そう…

ジョブカン労務HRとは、そんな人事労務担当者様のお悩みを解決し、入社から退職までの複雑な労務周りの手続きや、従業員情報の管理、年末調整が【ラクラク】できるサービスです。

法定調書奉行クラウド

出所：法定調書奉行クラウド公式サイト

法定調書奉行クラウドは、e-Tax、eLTaxと直接連携。
さらに、簡単なステップで電子申告ができるため、電子申告がはじめての企業でも安心して利用できます。

また、支払調書や法定調書合計表の自動作成で、法定調書作成の手作業が一切なくなります。

【こんな方にオススメのサービスです】
・手間をかけずに電子申告に対応したい
・法定調書作成の業務時間を削減したい
・税理士との情報共有のやりとりをなくしたい

まとめ

法定調書は、所得や報酬の適正な課税を目的に税務署に提出する重要な書類です。正確な情報の収集と記入が求められ、給与所得や報酬、不動産使用料などの詳細を報告する多岐にわたる種類があります。効率的な管理と提出期限の遵守、デジタル化やセキュリティ対策を活用することでリスクを軽減できます。さらに、年末調整の効率化には専用のサービスも役立つでしょう。法定調書の正確な作成と管理を通じて、企業のコンプライアンス強化と信頼性向上に努めましょう。

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