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持続的で健全な経営のために、これからの企業を支える規程管理システムとは？

公開日2024/11/25 更新日2024/11/23 ブックマーク数

企業が社会的責任において健全な経営を実現するためには、その規範になる規程管理が欠かせません。しかし、コンプライアンスの意識が高まり法務が複雑化する中で、規程管理の業務負担も増加しています。こうした業務で効率化を図るためには、規程管理システムの導入を検討するとよいかもしれません。

企業倫理と規程管理の必要性

まず企業が備えるべき規程を挙げてみると、定款、就業規則、賃金規程、個人情報保護規程、稟議規程など、すぐに思いつくもの以外にも、経営・組織・人事などに関わる規程が数多くあります。これらは企業の経営者と役員、そして全従業員が守るべき重要なルールです。

ところが現実には、重要な個人情報・顧客情報の漏えいや、経営に関わる不祥事がメディアで報道されるケースは後を絶たない状況です。こうした経営基盤を揺るがす事態を防ぎ、企業内のあらゆる規程を周知徹底するためにも、常に規程管理を最新の状態に保たなければなりません。

規程管理は作成から始まり、公開してからも改定・更新などのメンテナンスが必要です。そして更新した結果を、関連する規程すべてに反映させる必要があります。この作業を規程管理システムに一元化することで、主に以下のようなメリットが生まれます。

作成～更新業務の効率化

法改正への迅速な対応

内部統制強化

公開/閲覧管理の効率化（社内での周知強化）

規程管理ミスの防止効果

セキュリティ対策強化

ペーパーレス化によるコストカット

規程管理システムは正確な規程を効率的に作成し、それを簡単に閲覧できるようにします。更新した内容は迅速に各規程に反映され、内部統制やセキュリティの強化にもつながります。最終的には業務効率化と、コスト削減が可能になるというメリットが生じるのです。

メリットを確認したところで、一般的な規程管理システムが備える機能についてまとめておきます。主要な機能は大きく4つに分類できます。

システム全般をコントロールする機能で、ユーザー設定、規程関連書式の保存、廃止規程管理、新旧対照表管理などを行います。

規程の作成全般に関わる機能で、さまざまな編集機能も含みます。テンプレートからの作成や、Wordなどの文書取り込み機能があるシステムをおすすめします。

法改正の自動更新機能、新旧対照表の作成、校正機能などをまとめて管理します。改定した内容が、システム内の対象文書に一括で反映できると便利です。

公開に関する設定や、各種条件での検索などの機能を管理します。システムを選択する場合には、使いやすさを基準にするとよいでしょう。

おすすめの規程管理システムについては、以下のページで詳しく紹介しています。
https://www.manegy.com/service/regulation_management/

組織が自律的に健全な運営を続けるためには、必ず厳格なルールが必要です。ただし現代ビジネスでは多くの規程が複雑に連携しており、法律の改正などもすぐに規程に反映させなければなりません。規程管理の進め方に限界を感じている場合は、ぜひ規程管理システムの導入を検討してみてください。

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※本記事は一般的な情報提供を目的としており、最新情報や具体的対応は公式情報や専門家にご確認ください。詳細はご利用規約をご覧ください。

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