証憑とは？読み方と種類、保管方法について詳しく解説

「証憑」を何と読むかご存じでしょうか。証憑は会社法で法人税法、労働基準法などで保存義務が規定され、あらゆるビジネスシーンで重要となる公的書類です。証票など類似した言葉もあって混乱しやすい面もありますが、社会人としてはその基本的な意味内容は抑えておきたいものです。

そこで以下では、証憑とは何か、その読み方、種類、保管方法について詳しく解説しましょう。

証憑とは？読み方は「しょうひょう」

証憑とは読み方は「しょうひょう」であり、企業が行う取引・業務の真実性や正当性を証明するための書類です。

証憑が存在することで、企業がどのような取引・業務を行ったかを公的に証明できます。口頭で「〇〇社と昨日、▲▲円と取引した」と話しただけであったり、簡単なメモ書きで「これが取引の記録です」と主張したりしても、やはり公的な証拠としての説得力があるとはいえないでしょう。取引の契約締結自体は、民法上では口頭でも成立すると規定されていますが、取引の「証拠」となると、証憑が必要になるのです。

証憑の存在により取引相手とのトラブル抑止になり、税務処理をする際の証拠として使えます。なお対外取引・業務で生じた事項の書類だけでなく、社内取引・業務、従業員を対象として発行した書類等も証憑に含まれます。たとえば従業員との労働契約書、給与支払い明細書なども証憑です。

証憑と証票はどう違う？

証憑と読み方が同じ言葉に「証票」があります。両者の違いは、証憑が取引・業務内容自体を証明する書類であるのに対して、証票は場所・人物を証明するための紙・札等を指します。証票の典型例は運転免許証です。運転免許証は運転できる資格を有すると同時に、氏名や住所など人物を証明する機能も有します。

証憑、証票ともに「証明」のために使用されるものですが、誰にどこで証明するのかという点で違いがあるのです。

証憑の種類

証憑には大きく分けて、以下のような種類があります。証憑が存在することで、もし企業が訴訟トラブルに直面した場合、自社の正当性を示す上での証拠として利用できます。

・金銭授受に関連する書類
領収書、請求書、支払証明書など企業がお金のやり取りをした記録。

・商品に関連する書類
商品（物品・サービス）に関わる各種書類、たとえば注文書、納品書、受領書、見積書、検収書、棚卸表など。

・雇用に関連する書類
雇用契約書、給与支払い証明書、賃金台帳、業務委託契約書など。従業員が契約違反に該当する行動をした場合、雇用契約書を根拠に処分が行われます。また賃金台帳や給与支払い証明書は、労働者に適切な賃金を支払っているかどうかを証明することが可能です。

・事業活動に関連する契約書
取引内容に関する基本事項を定めた取引基本契約書、土地建物の賃貸契約時に作成される賃貸借契約書、業務上に得た情報の漏えい防止を定めた秘密保持契約書、金融機関からお金を借りる際に作成される金銭貸借契約書など。

・その他の企業内部の書類
他にも、企業の銀行通帳、社内外で開催された会議の議事録、業務案件について社内の人間から合意を得たことを示す稟議書なども、公的な場で証拠となる証憑です。

証憑の保存期間は法律によって変わる

事業活動の内実を示す証拠となる証憑は、廃棄・紛失が許されません。法律ごとに保存期間が定められ、保存期間内に紛失してしまうとコンプライアンスに抵触します。 以下に代表的な証憑と、法律上定められている保存期間をご紹介しましょう。

・要保存期間10年（会社法で規定）・・・株主総会・取締役会・監査役会・監査等委員会における議事録（本店）、貸借対照表・損益計算書およびその付属明細書、総勘定元帳およびその補助簿など。

・要保存期間7年（法人税法で規定）・・・各種取引帳簿、決算関連書類、取引時に相手側から受け取った書類（契約書や注文書、領収書など）、源泉徴収票およびその申告書。

・要保存期間5年（会社法で規定）・・・株主総会議事録の謄本（支店）、本店の事業報告書・監査報告書

・要保存期間3年（会社法、労働基準法で規定）・・・支店の事業報告書・監査報告書、労働者名簿、雇用・解雇・退職に関わる書類、災害補償に関わる書類、労働に関わる各種重要書類（残業報告書やタイムカードなど）

会計・経理に関わる書類は、法人税法では7年ですが、会社法では要保存期間が10年とされています。なお、帳簿作成の根拠となる領収書や納品書など細々とした書類については、会社法による10年保存の規定はされていないため、法人税法に基づく7年までの保管でよいとされています。

証憑が必要となる場面

証憑が必要となるのは、以下のような場合です。

・契約で定められたルールを確認したい場合
契約書では取引、雇用関係など締結時に取り交わしたルールが記載されています。その内容を確認する場合、証拠となる証憑は必要です。

・先例を参考したい場合
取引・業務を行う場合、条件などを考える上で「先例はどうなっているか」を確認したくなるケースは多いでしょう。関連する証憑をチェックすることで、過去の取引・業務の内容、契約内容、取引・業務を実施すると決断するに至るまでのプロセスなどを確認できます。

・法的トラブルに直面した場合
取引・業務や雇用関係においてトラブルが起こったら、法的紛争に発展する場合もあります。その際、法的手続きにおいて証拠として使用されるのが証憑です。

・税務調査を受ける場合
税務署が税務調査を実施する際、チェック対象となるのが帳簿や決算関係書類をはじめ、取引・業務に関する契約書や領収書などです。

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まとめ

証憑にはさまざまな種類があり、保存方法も重要です。劣化・紛失しやすい方法で保管しておくと、後々トラブルに発展しかねません。また、誰でも閲覧できる状態にしておくと、漏えい・改ざんなどの危険性が高まるため、保管された証憑にアクセス制限を掛ける必要があります。

電子データで保存されている証憑は、電子帳簿保存法に則って保存する必要があります。電子帳簿保存法では、タイムスタンプを使用するなどの真実性の確保、データを取り出すための説明書を備え付けるなどの可視性の確保が求められます。

保存期間などきちんと把握し、適切に対応できるようにしておくとよいでしょう。

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