契約書はExcelで作成してもOK？　メリット、デメリットと導入の流れについて解説

契約書の作成およびその管理は、WordやGoogleドキュメントで行われていることも多いですが、Excelでも可能です。しかしExcelは本来が表計算ソフトなため、契約書を作るのに不向きと指摘されることも少なくありません。

そこで今回は、Excelでの契約書作成のメリット、デメリットについて詳しく解説します。

契約書とは？Excelでも作成可能

契約書とは、企業が締結する各種の契約を記した書類で、契約期限や取引内容などが記載されています。企業が関わる契約は、取引先との売買契約、請負契約、委任契約、自社で勤務している従業員の雇用契約、秘密保持契約など多岐にわたります。各契約にはそれぞれ具体的な権利事項や禁止事項が規定されています。

これら契約を書面形式として表記したものが契約書であり、契約書に記載されている情報を把握、共有、活用、保存することを「契約書管理」といいます。契約書は作ったら終わりではなく、その内容をいつでも参照し、確認できるように管理することが重要です。

契約書の作成および管理は、ワープロソフトであるWordやGoogleドキュメントのほか、Excelでも可能です。

契約書管理台帳をExcelで作って一元管理

企業は他企業や従業員などとさまざまな契約を締結します。それぞれの契約で契約書を作成する必要があるため、個別に管理する場合は契約書管理の負担が大きくなり、人為的なミスが発生しやすくなります。たとえば契約書の紛失（データ焼失）や契約期限・契約内容の確認漏れが起こったり、必要な情報をすぐに探し出せなかったりなどの問題が生じやすくなってしまうのです。

そこで契約書をより適切に管理できるように、企業が締結した契約書の内容を一元的に把握するためのツールが、契約書管理台帳です。

契約書管理台帳を作成することで、契約情報の検索をスムーズにでき、内容を正確に把握し、契約の更新時期のチェックもしやすくなります。また、契約書そのものを取り出す必要がないため、契約書の紛失・破損を防ぐことも可能です。

契約書と同様、契約書管理台帳もまたExcelでも行えます。Excelブックの共有機能や共同編集機能を使うことで、関係者の間で情報共有も可能です。

契約書管理システムの一覧はこちらからご確認ください。
https://www.manegy.com/service/contract_management/

契約書をExcelで作成するメリット

一般的に企業法務では、契約書の作成は汎用性のあるWordやGoogleドキュメントで作成されています。あるいは、パッケージ化された契約書管理システムを活用している企業も多くあります。ただ契約書作成の選択肢としては、これらのソフトのほかに、Excelでの作成も可能です。

契約書をExcelで作るメリットの1つは、計算・グラフを活用した契約書を作れる点にあります。

たとえば取引先との間では請求書・見積書のやり取りが必須ですが、その際に書類の中に計算やグラフを記載すると、お互いに数値状況を把握しやすくなります。その作業をする場合は、専用ソフトのExcelを使った方が効率的です。マクロやフォーム機能を活用することで、所定の場所に数値や言葉を入力するだけで契約書に仕上がるようにもできます。

また印刷用の書類を作成する場合、Excelだと印刷位置や図形の場所を細かく調整できるため便利です。

Excelにはワークシートの行・列の幅を小さくし、方眼紙のような見た目へと変更する「Excel方眼紙」の機能があります。この機能を使うと、Excelでの文書作成がしやすくなり、印刷の際に微調整が可能です。ただこの機能は、他のソフトでは編集しにくい面があるため、あくまで自分用もしくは印刷用とする場合に活用するのが望ましいでしょう。

契約書をExcelで作成するデメリット

しかしExcelで作られた契約書は、WordやGoogleドキュメントへと変換する必要性も生じることから、企業によっては好まれないこともあります。

第一に、ExcelにはWordのようなファイルの変更履歴の詳細な記憶機能、変更前と変更後の文書を比較・結合する機能などがありません。ファイルを組織・チームで共有する場合、Wordだと変更履歴を閲覧すれば、だれがいつどのような編集をしたのかをすぐに把握ができます。とくに契約書は、組織・チーム内で編集する機会が多くなるため、変更履歴の機能がないと、編集が難しくなる場合もあるでしょう。

またExcelは印刷・PDF化する際の作業に手間がかかる場合があります。ファイルを印刷・PDF化したら、書面がファイルの中にうまく収まらないといった事態も起こりやすいのです。こうしたトラブルはWordでは起こりにくいため、企業の法務部門ではExcelよりもWordを好むケースが多いようです。

契約書の管理をExcelで行う際の流れ

契約書をExcelで管理する場合の一般的な手順は以下の通りです。

・契約書管理の責任者を決定
だれがExcelを使って契約書管理を行うのか、その担当者を決めます。担当者は契約情報の入力や更新などを担います。

・契約書の管理範囲を決定
新任の契約書管理者が、どの契約書までを管理するのかを線引きします。たとえば取引関係の契約書の管理と、分野が異なる雇用契約の契約書の管理を一人で行うのは部門横断的で非効率です。どの契約書を管理するのか決めておきましょう。

・Excelで契約書管理台帳を作成し、既存の契約書の契約情報を台帳に記入する
契約書の内容を一元管理できる契約書管理台帳を作成します。台帳には契約の類型、日時、期間、金額、担当者名、更新時期、内容、保管場所などを記載します。

・契約書管理の規則を定め、従業員に周知する
契約書・契約書管理台帳の管理方法に関する規則を設定します。定めた規則は従業員に遵守してもらうため、周知を図ります。

・定期的に管理体制を見直す
契約書管理の運用情報を定期的に見直して、必要に応じて台帳の内容や規則を変更します。

まとめ

Excelは契約書の作成および管理においても有用なツールです。ただし、一般的な傾向としてWordやGoogleドキュメントを使用している法務部門が多く、取引先からWord形式などへの形式変更を依頼される場合もあるため注意しましょう。それでもExcelだと表計算・グラフの作成がしやすい、印刷時の微調整ができるなどの利点もあり、どちらを使用・採用するかはメリット、デメリットそれぞれを検討した上で決めるのが望ましいです。

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