文書管理システムの比較ポイント・選び方│おすすめのシステム3選も紹介！

ビジネスにおいて膨大な文書やデータを効率的に管理することは、企業の生産性向上や情報セキュリティの観点から非常に重要ですが、紙資料の散在やデータの紛失、アクセス権限をどこまで付与するかなど、文書管理に課題を感じている企業は少なくありません。そこで注目されるのが「文書管理システム」です。

文書管理システムの活用で、文書やデータを一元管理し、必要な情報を迅速かつ的確に取り出すことができます。本記事では、文書管理システムの基本的な仕組みから、そのタイプ、選び方、導入メリット・デメリット、さらにおすすめのシステムまで詳しく解説します。

文書管理システムとは？

文書管理システムとは、紙媒体やデジタル形式で存在する文書やデータを一元的に管理・運用するためのツールやプラットフォームを指します。
企業が日常業務で取り扱う契約書、報告書、マニュアル、顧客データなどの膨大な情報を効率的に整理し、必要なときにすぐにアクセスできる仕組みを提供します。

従来、文書管理は紙媒体に依存していましたが、近年ではデジタル化の進展により、電子的な文書管理が主流となりつつあります。文書管理システムは、単なるファイルの保管庫ではなく、アクセス権限の設定や検索性の向上、バージョン管理、セキュリティ対策といった付加機能を持つため、情報漏洩のリスク低減や業務効率化に影響します。

例えば、プロジェクトごとに文書を整理したり、特定のキーワードで瞬時に文書を検索したりすることが可能です。これにより、業務のスピードが向上するだけでなく、紙資料の削減やリモートワークでの情報共有も実現できます。

文書管理システムのタイプ

文書管理システムには、さまざまな業務ニーズに応じたタイプが存在します。それぞれの特徴を理解し、自社に最適なタイプを選ぶことが重要です。以下では、主な文書管理システムのタイプを紹介します。

1. オンプレミス型

概要
オンプレミス型は、自社のサーバーや設備にシステムをインストールして運用するタイプです。

特徴
・自社で完全管理するため、セキュリティやデータ保護に優れている。
・カスタマイズ性が高く、業務フローに合わせた設定が可能。
・初期費用が高額であり、サーバー設備や保守管理のコストが発生。

適した企業
金融機関や法務部門など、機密性の高い文書を扱う企業。

2. クラウド型

概要
クラウド型は、インターネット経由でサービス提供者のクラウド環境を利用するタイプです。

特徴
・初期費用が低く、月額課金制でコストを分散可能。
・リモートワークや多拠点展開の企業に最適。
・メンテナンスやアップデートがサービス提供者によって行われる。
・インターネット接続が必須で、通信障害時に制限が生じる場合も。

適した企業
中小企業やスタートアップ、リモートワークを積極的に活用する企業。

3. パッケージ型

概要
パッケージ型は、特定のソフトウェアを購入してPCやサーバーにインストールして利用するタイプです。

特徴
・短期間での導入が可能で、即効性のある解決策。
・比較的低コストで利用可能。
・カスタマイズやバージョンアップが限定的で、拡張性に欠ける場合がある。

適した企業
特定のニーズにすぐ対応したい中小規模の企業やプロジェクト単位で文書管理を行うケース。

文書管理システムの比較ポイント・選び方

文書管理システムを導入する際には、企業のニーズや業務環境に合ったものを選ぶことが重要です。しかし、選択肢が多岐にわたるため、どのようなポイントに注目すればよいか迷うこともあるでしょう。ここでは、比較検討時に押さえておきたいポイントを解説します。

1. 機能が充実しているか

システムの基本機能や追加機能が、自社の業務要件を満たしているか確認しましょう。以下の機能が重要視されます。

・検索しやすいか：キーワードやタグによる高速検索が可能か
・アクセス管理しやすいか：ユーザーごとに閲覧・編集権限を設定できるか
・バージョン管理できるか：文書の変更履歴を記録し、以前のバージョンを復元できるか
・自動分類できるか：AIやルールベースで文書を自動整理できるか

業務フローを大きく変えずに導入できるシステムを選ぶことが、スムーズな運用につながります。

2. セキュリティ対策は万全か

文書には機密情報が含まれることが多いため、セキュリティ対策が十分であるかを確認することが不可欠です。具体的には、以下の点をチェックしましょう。

・データの暗号化
・二要素認証やSSO（シングルサインオン）対応
・ログ監視や不正アクセス防止機能

特にクラウド型を選ぶ場合、サービス提供者のセキュリティ基準を必ず確認してください。

3. 導入コストが適切か

初期費用、月額費用、運用コストを総合的に比較しましょう。システムの価格には以下が含まれることがあります。

・ソフトウェアのライセンス費用
・カスタマイズや初期設定の費用
・メンテナンスやサポート費用

価格だけでなく、導入後のコストパフォーマンスも考慮することが重要です。

4. 企業規模に合っているか

企業の成長に伴い、扱う文書量やユーザー数は増加します。将来的な拡張性を考慮したシステムを選ぶことで、長期的な運用を可能にします。ユーザー数やストレージ容量の追加が柔軟に行えるシステムがおすすめです。

5. 操作しやすいか

日常的に利用するシステムであるため、直感的に操作できるかどうかも重要なポイントです。ユーザーインターフェース（UI）がわかりやすく、トレーニングが最小限で済むものを選ぶことで、導入後の定着率が向上します。

6. サポート体制はあるか

トラブルが発生した際のサポート体制が整っているかも重要です。サポート時間は何時から何時までなのか、日本語でのサポートが可能かなど、運用後のフォローアップ体制を確認しましょう。

文書管理システムの導入メリット

文書管理システムを導入することで、企業は業務効率の向上やコスト削減など、多くのメリットを受けることができます。ここでは、導入によって得られる主なメリットを詳しく解説します。

1. 業務効率が上がる

文書管理システムを活用することで、必要な情報にすぐアクセスできるようになります。従来、紙資料や電子フォルダから目的の文書を探し出すのに多くの時間がかかっていた場合でも、キーワード検索やタグ付け機能を使えば、数秒で必要なデータを見つけることが可能です。これにより、業務時間の短縮や生産性の向上が期待できます。

2. 情報共有しやすくなる

クラウド型の文書管理システムを利用すれば、社員がどこにいてもリアルタイムで文書を共有したり、共同編集したりすることができます。特にリモートワークや多拠点展開を行う企業にとって、スムーズな情報共有は業務遂行の一歩となります。

3. セキュリティ対策が強化される

文書管理システムは、高度なセキュリティ機能を備えており、不正アクセスや情報漏洩のリスクを低減します。アクセス権限の細かい設定やログ管理により、誰がいつどの文書にアクセスしたのかを追跡することが可能です。また、データの暗号化やバックアップ機能も標準で搭載されていることが多く、災害やシステム障害時のリスクを最小限に抑えられます。

4. コスト削減につながる

紙資料の保管スペースや印刷コストを削減できる点も大きなメリットです。さらに、業務効率が向上することで、作業時間の短縮による人件費削減効果も期待できます。特に、大量の文書を扱う企業ではコスト削減効果が顕著に現れます。

5. コンプライアンス対策がしやすくなる

文書管理システムには、バージョン管理や保存期限の設定が可能な機能が搭載されているため、法規制や社内ルールに基づく文書管理がしやすくなります。これにより、監査対応や規制遵守を効率的に行えるため、リスクマネジメントの観点からも有用です。

6. データ分析に活用できる

一部の文書管理システムでは、蓄積されたデータを分析して業務改善に役立てることができます。例えば、文書の利用頻度やアクセス履歴を可視化することで、業務フローの最適化やリソース配分の改善に繋げることができます。

文書管理システムの導入デメリット

文書管理システムの導入には多くのメリットがありますが、一方でいくつかのデメリットや課題も存在します。導入前にこれらのデメリットを理解し、自社に適した選択をすることが重要です。以下では、主なデメリットを解説します。

1. 初期費用が高い

特にオンプレミス型の文書管理システムでは、システムの購入費用やサーバーの設置費用、設定・カスタマイズの費用が発生します。さらに、導入時のトレーニングや運用開始までのサポートにかかるコストも考慮する必要があります。中小企業や予算が決まっている企業にとっては、初期投資が大きな負担となる場合があります。

2. 運用負担が増える

文書管理システムを運用するためには、システム管理者の確保や定期的なメンテナンスが必要です。特にオンプレミス型の場合、自社でサーバーを管理する必要があり、専門知識を持った担当者が求められます。また、システムトラブルが発生した際にはすぐの対応が求められ、社内リソースの負担になることもあります。

3. ユーザーへの浸透に時間がかかる

新しいシステムを導入した際、従業員が使い方を習得するまでには時間がかかります。特に操作が複雑なシステムや、既存の業務フローに大きな変更が必要な場合には、社内での抵抗感や導入後の定着率が低下する可能性があります。

4. 適切なシステム選定が難しい

市場には多種多様な文書管理システムが存在し、それぞれ機能や特徴が異なります。そのため、自社のニーズに合致するシステムを選ぶことが難しく、選定ミスが導入後の不満や追加コストにつながるリスクがあります。

5. セキュリティリスクがある

クラウド型のシステムでは、インターネット経由で文書を管理するため、セキュリティリスクが完全にゼロになることはありません。特に、サイバー攻撃やデータ漏洩のリスクは、外部委託のシステムに依存する場合には企業にとって大きな懸念となります。

6. 運用コストが継続的に発生する

クラウド型システムの場合、月額料金や追加機能の利用料が継続的に発生します。一見すると初期費用が低く見える場合でも、長期間にわたる利用でトータルコストが高くなる可能性があるため、長期的な視点でのコスト計算が必要です。

7. 既存システムとの統合が困難な場合がある

既に運用している他の業務システムやツールとの連携が難しい場合、文書管理システムを導入しても期待通りの効果を得られないことがあります。カスタマイズや追加開発が必要になるケースもあり、これがコストや時間の負担増につながることもあります。

文書管理システムの価格・料金体系

以下は文書管理システムの価格・料金体系を表形式でまとめたものです。以下は、クラウド型、オンプレミス型、パッケージ型の文書管理システムに関する価格と特徴をまとめた表です。

おすすめの文書管理システム3選

マネーフォワード クラウドBox

出所：マネーフォワード クラウドBox

マネーフォワード クラウドBoxでは、タイムスタンプを⾃動付与してクラウドに保存できます。
取引先・取引日・金額等の検索項⽬を⼊⼒してアップロードするだけで、電子帳簿保存法に対応した状態で保存が可能です。

WPS Cloud Pro

出所：WPS Cloud Pro公式サイト

「文書作成」「表計算」「スライド作成」の他、高度なPDF編集に対応。クラウド型オフィスのため、ファイルはクラウドストレージ上に保存されます。保存したファイルは簡単に他のユーザーと共有できます。共有したファイルはリアルタイムで同時編集可能です。

パソコンにインストールして使える「デスクトップアプリ」の他、「Webブラウザ」「モバイルアプリ」での利用が可能。さらに法人向けサービスならではの機能として「組織管理コンソール」があり、各種設定をおこなうことで、管理効率や情報セキュリティを向上させることができます。

Fleekdrive

出所：Fleekdrive公式サイト

「Fleekdrive」は、企業の情報資産を社内外問わず有効活用することができる企業向けオンラインストレージサービスです。拠点間やグローバル規模など社内ネットワークを超えたファイル共有・管理により、時間と場所を問わず業務を行うことができます。テレワークなど多様化する働き方に柔軟に対応し、新たなビジネス機会の創出を支援します。

まとめ

文書管理システムは、オンプレミス型、クラウド型、パッケージ型など多様な選択肢があり、企業のニーズや規模に合ったシステムを選ぶことがポイントです。

一方で、導入費用や運用負担といった課題もあるため、費用対効果や自社の業務フローに合うかも慎重に見極めましょう。本記事を参考に、貴社に最適な文書管理システムを見つけてください。

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