外国人雇用の第一歩｜外国人の採用時に必要となる書類とは？

公開日2025/03/12 更新日2025/04/18 ブックマーク数

目次本記事の内容

1 外国人を雇用する前に確認すること
　1.1 在留カードの確認
　1.2 就労ビザへの変更手続きが必要かの確認
2 外国人雇用で就労ビザへの変更手続きが必要な場合の必要書類
　2.1 本人が用意する書類
　2.2 会社が用意する書類
2.3 必須ではないが、用意した方が良い書類もある
3 外国人雇用で就労ビザへの変更手続きが不要な場合の必要書類
　3.1 本人が用意する必要書類
　3.2 会社が用意する必要書類
4 就労ビザ取得申請が不許可になった場合の必要書類
　4.1 再申請する場合の追加書類
　4.2 在留資格認定証明書交付申請をする場合の必要書類
5 外国人雇用で入社前に用意しておくべき書類
　5.1 雇用契約書
　5.2 就業規則
　5.3 外国人労働者に用意してもらうべき書類一覧表
　5.4 業務マニュアル
6 外国人雇用で入社後の手続きで必要になる書類
　6.1 雇用保険加入
　6.2 社会保険加入
　6.3 住民税の特別徴収への切り替え
7 外国人の採用・雇用の手続きについてのお悩み・課題は、解決できます
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外国人採用の際には日本人採用時のプラスアルファの書類が必要になります。外国人採用の手続きについて企業の人事部・採用担当者の皆さまは、次のようなお悩みがあるのではないでしょうか。

「就労ビザへの変更が必要になった場合にはどんな書類が必要なの？」
「就労ビザへの変更が不許可になった場合はどうしたら良いの？」
「ビザの変更が必要ない場合は何か企業として行う手続きはあるの？」
「入社時に企業内の手続きは何があるの？」
「入社時に外国人労働者本人から提出してもらうべき書類は何？」
「外国人労働者向けに用意した方が良い書類はあるの？」

この記事では、外国人を雇用するために、採用の際に必要となる書類について、ビザ・契約・社内規則・社会保険の手続などの観点からわかりやすく解説します。

外国人を雇用する前に確認すること

外国人を採用する際には必ず確認すべき事項があります。最初の確認を怠ると不法就労助長罪に問われてしまうリスクもありますので注意が必要です。

在留カードの確認

外国人労働者の内定承諾後に必ず在留カードの提示を求め、在留期間内であるか、適切なビザ（在留資格）を持っているかを確認します。週28時間以内のアルバイト採用の場合は就労ビザを持っていなくても資格外活動許可があれば就労できます。資格外活動許可は在留カードの裏面に記載があるかパスポートに認印シールが貼付されています。週28時間は絶対的な制限ですので、もし少しでも超える見込みがあれば就労ビザの取得が必要です。また、在留カードはコピーや画像ではなく必ず原本で確認するようにしましょう。在留カードが本物かどうか確認できるアプリも利用すると安心です。効率よく採用活動を行うために選考の段階で在留カードの提示を求めたいと思うかもしれませんが、国籍などによる差別防止の観点から適切ではないとされていますので、必ず内定後に提示を求めるようにしましょう。

　▶参考情報：在留カード等読取アプリケーションサポートページ | 出入国在留管理庁

就労ビザへの変更手続きが必要かの確認

自社での職種にあった就労ビザ（在留資格）を持っているか確認をします。もし自社での職種にあった就労ビザを持っていなかった場合は、在留資格変更許可申請を行う必要があります。また、就労ビザを持っている場合でも、以前（就労ビザを取得したとき）とは異なる職種に就く場合は就労資格証明書交付申請をしておくと安心です。就労資格証明書とは収入を伴う事業を運営する活動又は報酬を受ける活動を法務大臣が証明する文書です。就労ビザを持つ外国人労働者が転職をした際に新しい職場での業務内容が在留資格に適したものであるかを判断するために用いられることが多いです。ただし、就労資格証明書交付申請を行うことも交付された証明書を会社に提示することも義務ではありません。決して強制することがないようにしましょう。また、就労資格証明書は就労内容が不適正であったとしてもその旨が記載されて交付されます。提示を受けた際には必ず記載内容をしっかり確認することが重要です。

外国人雇用で就労ビザへの変更手続きが必要な場合の必要書類

在留カードを確認した結果、適切な就労ビザを持っていなかった場合は、外国人労働者の住所地を管轄する入国管理局に在留資格変更許可申請を行う必要があります。例えば、外国人留学生が就職する場合があります。外国人労働者本人と会社それぞれに用意すべき書類があります。この記事では一般的な就労ビザへの変更手続きに必要な書類を紹介します。会社の規模や就労ビザの種類によっては追加で書類が必要になることもありますので、申請前に必ず入国管理局のホームページで確認するか専門家のサポートを受けて準備するようにしましょう。