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ブラックボックスになっていないか……経理業務の属人化を解消しよう

公開日2025/03/18 更新日2025/04/18 ブックマーク数
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経理業務の属人化を解消しよう

▼この記事を書いた人

國村公認会計士事務所　所長

國村 年
公認会計士・税理士

経理業務が属人化すると、ブラックボックスが発生し、業務の非効率化や不正が発生するリスクがあります。それを防ぐために、経理業務を「見える化」する方法を解説します。

専門知識が求められる経理業務は属人化しやすく、業務がブラックボックス化して、特定の従業員がいなければ仕事が滞ってしまうリスクがあります。また、経理業務がブラックボックス化していると、横領などが発生しても、発見が遅くなり、長期間・多額になってしまうリスクも高まります。

そこで、中小企業の経理部門向けに、業務標準化のメリットとその進め方を解説します。

属人化の原因とリスク

属人化とは、ある業務に関する手順や状況などの情報を担当者しか把握しておらず、周囲に共有されていない状態を言います。そして、経理業務は「属人化しやすい業務」と言われています。

なぜ、経理業務は属人化しやすいのでしょうか？
属人化の原因には、たとえば、次のようなことが考えられます。

  • 経理担当者が少ない
  • 専門的知識が必要な業務が多い
  • 前任者のやり方を何となく踏襲している
  • 異動が少ない
  • 社長が数値を従業員などにあまり知られたくないと考えている
  • 社長が経理について詳しくないため、経理担当者に任せっきりである
  • 経理担当者が会社内で力を持っている

これらのうち、いくつかは該当している会社もあるのではないでしょうか？
経理業務がブラックボックス化してしまうと、さまざまなリスクが生じることになります。たとえば次のようなリスクです。

  • 業務の改善に充てる時間がない
  • 経理担当者が休暇・病気・退職などで不在になると、業務が滞ってしまう
  • 横領などが発生しやすい
  • ノウハウを蓄積できない
  • 引継ぎに時間がかかる
  • 業務効率が上がらない
  • 業務管理ができない

これらのリスクを放置するとどうなるでしょうか？
おそらく業務の効率化が図れず、ますます属人化が進んでしまうでしょう。そうなると、担当者が１日不在にするだけで業務に支障をきたすようになります。担当者が交代になったり、退職したりすると、スムーズな採用・引継ぎが行なえず、経理業務のレベルが下がったり、時間がかかったりします。

月次決算や資金繰りの数値に基づいて経営の意思決定などを行なおうにも、タイミングが遅くなったり、誤った意思決定をしてしまうかもしれません。

さらに、横領の長期化、多額化が起こり得ます。新聞やニュースなどで目にする横領事件などでは、担当者が１人で長年経理を行なっていたケースが圧倒的に多いのが特徴です。 場合によっては、横領事件がきっかけで、長年かけて築いてきた取引先の信用を一瞬にして失うことにもなりかねません。

記事提供元

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