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【弁護士監修】納品書の保管期間は何年？法的リスクと電子化のメリットについても解説

公開日2025/04/04 更新日2025/07/31 ブックマーク数

この記事を読んでわかること
納品書の保管期間は法律で定められており、会社法と税法で異なる
保管期間を守らないと罰則や税務リスクがある
電子化すると保管や検索が容易になり、コスト削減にもつながる

納品書は、取引の証拠として機能し、経理処理や税務申告の際に必要不可欠な書類です。納品書を適切に保管することで、企業は法的リスクを回避し、税務調査にも迅速に対応できるようになります。納品書の保管期間が法令でどのように定められているのかをしっかり理解し、遵守することが重要です。

また、納品書の紙での保管と電子による保管には、それぞれメリットとデメリットがあります。この記事では、納品書の保管期間に関する法令の規程や、それを守らなかった場合のリスクについてわかりやすく解説します。さらに、納品書の管理方法として、紙媒体と電子化のそれぞれの利点や具体的な方法についても取り上げます。

ここでは電子データでの文書保存に関する電子帳簿保存法についても言及しますが、それに適したサービスも存在します。

目次本記事の内容

納品書の保管期間とは？
保管期間を守らなかった場合のリスク
納品書の適切な管理方法
電子化のメリット
電子化における注意点
電子化の利点を最大限に活用して信頼を得る
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納品書の保管期間とは？

法律で定められた保管期間

納品書の保管期間は、一般的に以下の二つの法律が基準となります。

会社法に基づく保管期間は10年
会社の経理書類の一部として、各事業年度の計算書類（貸借対照表など）や事業報告と共に、附属明細書を保存すること、そしてその保存期間が定められています。納品書はこの付属明細書に該当すると考えられ、10年間の保管が必要です（会社法435条4項）。なお、保管期間の起算は「計算書類を作成した時から」とあるので、決算の締め日の翌日が起算日になると考えられます。

税法に基づく保管期間は7年
税法では、納税にする書類の保管期間が定められています。納品書は、所得税法や法人税法に基づく経理書類の一部として扱われます。以下が主な保管期間の例です。

・所得税法個人事業主の場合、納品書は確定申告期限の翌日から5年間保管する必要があります（所得税法施行規則102条4項）。
・法人税法法人の場合、納品書を含む会計帳簿は確定申告書の提出期限の翌日から7年間保管する必要があります（法人税法施行規則67条2項）。

保管期間が異なる場合の例

特定の条件下では、納品書の保管期間が異なる場合があります。以下はその一例です。

・特例適用期間の延長税務調査で問題が見つかった場合や申告内容に誤りがあった場合、通常の保管期間を超えて納品書の保管が必要となることがあります。
・特定の取引の性質建設業などの長期計画の場合、契約期間や工事の完了日を基準に保管期間が延長されることがあります。

以上のように、納品書の保管期間を定める法令は複数あります。各法令に基づき、納品書は7年ないし10年間保管するべきものと考えるのが適切です。企業はこれらの法的要件を理解し、適切に納品書を管理する必要があります。

会社法で10年、税法で5年と保管期間が異なる理由

納品書の保管期間が、会社法で10年、税法で5年と異なるのは、目的の違いによるものです。

会社法は、企業活動を正しく行うために定められた法律です。企業活動でトラブルがあった場合、納品書は事実を確認する重要な書類です。企業と個人顧客間でトラブルがあった場合の消滅時効は ①権利を行使できることを知ったときから5年、②権利を行使できるときから10年なので、会社法に基づき納品書を保管する場合は、10年間保管することが望ましいでしょう。

一方、税法では、追徴課税には時効が存在します。そのため、......

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記事提供元

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