経費精算を正しくできていますか？税務署にチェックされやすいポイントも紹介

会社を経営する上で避けて通れない経費精算。「この支払いは経費精算できる？」「税務署はどこまで領収書をチェックしているの？」など、気になる点も多いことでしょう。
実際に、悪意があったわけではなく、ちょっとした勘違いやミスが原因で税理士や税務署から指摘を受けたという事例もあります。

そこでこの記事では、経費精算できる費用とできない費用、税務署から指摘を受けやすい領収書、正しい経費精算のポイントなどについて解説します。

経費精算とは？

経費とは、企業や個人がビジネスを行う上で必要な費用のことです。オフィスの管理費や備品費用、接待交際費、営業活動に伴う交通費などがあります。
経費精算とは、社員が立て替えた経費を会社が払い戻す行為や、それに伴う業務のことです。
経費精算を行う例として「クライアントとの会食費用をその場で社員が支払った」「会社の備品を社員が買いに行き、ひとまず自分のお金で支払った」などがあります。

経費にできる費用

会社経営に必要な費用を、すべて経費として計上できるわけではありません。経費として認められるのは、以下のような費用です。

交通費

営業活動や出張などにおける移動にかかる費用です。電車や新幹線、バス、タクシーなどの交通機関の利用費や、社用車で移動した際のガソリン代などがあります。
私的な利用での移動については、交通費として経費精算できません。

交際費

取引先との会食や、会議の際のお弁当代、贈呈品などに使用した費用です。ただし、必要以上に高額な会計は、経費として認められない可能性があります。

消耗品費

オフィスの備品やコピー用紙など、消耗品にかかる費用です。

その他の費用

インターネット通信費用や、オフィスの賃料や維持管理費、情報収集に必要な書籍代、人件費なども経費となります。

経費にできない費用

経費にできない費用として、以下のようなものがあります。

・法人税
・社会保険料
・事業と関係のない費用

事業と関係のない費用の判断が難しいものもあるかもしれませんが、たとえば「自分が趣味の範囲で読みたかった本の費用」などは「事業と関係ない」と判断される可能性が高いでしょう。

税務署が怪しむ経費や領収書

適切な経費精算ができているかどうかは、税務署によってチェックされます。次のような費用は、たとえ正当な経費であっても税務署から指摘される可能性があるため注意してください。

明らかに高額な領収書

会食の費用や贈呈品の費用などは経費として認められますが、明らかに高額な場合は怪しまれる可能性があります。

事業利用の可能性が低いお店の領収書

美容院やエステ、マッサージ店など、事業利用の可能性が低いお店の費用については、適正な経費かどうかを疑われることがあります。

キリのいい金額の領収書（多数）

普段の支払いを思い出してみると、1,000円単位、10,000万円単位のキリがいい金額の支払いは、意外と少ないものです。キリがいい金額の請求書が多いと、架空請求などが疑われる可能性があります。

不自然な交通費

定期的に同じ場所に行っている、仕事を受けるには不自然なほど遠方への交通費などは、帰省や旅行目的の移動ではないかと思われる可能性があります。
経費になるかどうかグレーなものもあり、判断に迷うこともあるかもしれませんが、疑わしい行為はやめておきましょう。

経費精算に領収書は必要？

原則、経費精算においては領収書もしくはレシートが必要です。領収書がなければ、二重支払いや虚偽申告などの恐れがあり、正確性の高い処理ができません。
また、領収書には取引日時や取引内容（購入名目）、発行店名（もしくは発行者名）、取引金額などが記載されている必要があります。

もし領収書をなくしてしまった場合には、再発行してもらったり、クレジットカード決済の場合は明細で証明したり、などの対応をしてください。

なお、電車代など領収書が発行されない経費については、移動経路と費用を記載して提出するなど、各企業のルールに従って申請を行いましょう。

経費精算を正しく行うポイント

経費精算を正しく行うポイントは「専門家への依頼」と「ツールの活用」です。それぞれを解説します。

税理士などの専門家に依頼する

「これは経費として計上していいのか？」と迷った場合は自己判断をせず、税理士などの専門家に相談してください。一度税務署に指摘されてしまうと「他にも怪しい経費はないか？」とチェックが厳しくなってしまうため、事前に専門家に確認することをおすすめします。

経費精算システムやツールを活用する

経費精算システムやツールを活用することで、領収書をすぐに電子データでアップロードできます。そのため、「紛失リスクが減る」「承認フローを可視化できる」「会計ソフトと連動することで転載の手間が減る」など、さまざまなメリットがあります。
人為的ミスが起こりにくい点も、正確な経費精算に向いています。

まとめ

交際費や移動費、消耗品費など、会社経営やビジネスを進める上で必要な費用は経費として精算できます。
事業と関係のない費用は、経費として計上できないため注意してください。怪しい領収書は税務署にも気づかれやすいため、クリーンな精算を意識することが非常に重要です。
正しい経費精算のためには税理士などの専門家に相談したり、ツールを導入したりすることが効果的でしょう。

参考サイト）
経費BANK｜「経費精算」とは？経費にできる費用や経費精算のやり方・流れを解説
弥生｜経費精算に領収書は必要？インボイス制度による取り扱いの影響も解説