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請求書管理の基本｜適切なやり方や方法を売り手・買い手ごとに解説

公開日2025/05/04 更新日2025/05/02 ブックマーク数

JIIMA認証は電子帳簿保存法を満たす証！基本をわかりやすく解説

「今まで我流でやってきたけど、正しく請求書の管理を行うにはどうすべき？」
「顧客とのやり取りや、税務調査などで問題が発生する前に請求書管理のやり方を是正したい…」

日々請求書の管理を実施する中で、上記のようにもっと適切に進めたいと感じていらっしゃるのではないでしょうか。

まず、基本に立ち返った適切な請求書の管理方法は以下のとおりです。

請求書の適切な管理方法

「請求書」と、管理する書類の種類が決まっていれば、上記のように ファイルやフォルダ分けすることで分かりやすい管理が叶います。

そもそも請求書は取り引きを証明する「証憑書類」です。法律によって保存期間も定められているため、適切な管理が必要になるのです。
未入金や未支払いなどの予防になることから、業務効率向上も期待できるでしょう。

とはいえ、 新たに電子帳簿保存法やインボイス制度などが始まったことから、適切な請求書管理のハードルが上がっていることも事実です。
「効率的な請求書管理のためにデータ化したいけれど、電子帳簿保存法がよく分からない…」という方も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、電子帳簿保存法へ対応しつつ、効率的に請求書管理を行うためにおすすめな方法も解説します。

この記事で分かること
◎請求書の管理の仕方（発行・受領別）
◎請求書を管理する主な方法
◎電子帳簿保存法に則った効率的な管理を行うためにおすすめな方法

本記事を最後まで読んでいただくことで、適切に請求書管理を行えることはもちろん、電子帳簿保存法に対応しつつも効率良く管理をするための一歩を踏み出せるはずです。
ぜひ参考にして、日々の業務効率を向上させてください。

目次本記事の内容

1. 請求書の管理の仕方【発行した請求書の場合】
2. 請求書の管理の仕方【受領した請求書の場合】
3. 請求書を管理する主な方法
4. 適切な請求書管理をより効率的に行うなら専用ツールの導入がおすすめ
5. まとめ

1. 請求書の管理の仕方【発行した請求書の場合】

請求書を自社で発行した場合は、基本的に保存義務はありません。
しかし、控えを作成した場合は保存・管理義務が発生します。まずは請求書を発行した側の管理方法について見ていきましょう。

また、適格請求書を発行した場合のポイントにも触れていきます。

1-1. 未入金・入金済みでステータスを分けて管理する

請求書を発行した側の場合、まずは未入金・入金済みで分けて管理する方法がおすすめです。
入金・未入金で分ける理由は、単純に両者を混在したままだと、未入金のチェックが煩雑になるからです。

期限を過ぎても未入金のままの請求書があれば、取引先に連絡をしなければいけませんよね。
しかし、請求書をまとめて管理していると、未入金の請求書に気付くのが遅れてしまうのです。

悪質な企業が混ざっていれば、そのまま入金を行わない可能性もあります。
正しく入金を確認するためにも、まずは未入金・入金済みで分けて管理しましょう。

また、入金済みとなった紙ベースの請求書控えは、別途用意したファイルに移します。

紙の場合とデータの場合で流れを具体的に示すと以下のようになります。

【紙の場合】

紙の場合とデータの場合で流れ

請求書の控えをファイリングする際には、入金予定日の順で綴じていくと入金の確認がしやすくなります。

また、･････

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記事提供元

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