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業務効率化のポイントとは？取り組みやすい手法とともに解説

公開日2025/05/06 更新日2025/05/02 ブックマーク数
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業務効率化のポイントとは？取り組みやすい手法とともに解説

働き方改革による労働環境の変化に伴って、業務の効率化が求められる時代となりました。

しかし、いざ取り組もうと考えても「どこからどう手をつけたらいいのかわからない」「どうすればスムーズに実現できるのか」と悩む企業も多いはず。
効率化を実現するには多大な労力と手間が必要で、成果がでるまで時間もかかります。

やみくもに取り組むと、却って業務が煩雑になる恐れもありますので注意したいところです。

そこで本記事では、効率化の概要と目的を解説した後に、具体的な効率化の手法やその内容、ポイントをご紹介していきます。

目次本記事の内容

  1. 1 業務効率化とは？
  2. 2 業務効率化が求められる背景
  3. 3 業務効率化のメリット
  4. 4 業務効率化の進め方
  5. 5 取り組みやすい業務効率化の手法
  6. 6 業務効率化のポイント
  7. 7 バックオフィス業務の効率化に役立つ資料を公開中！
  8. 8 まとめ

業務効率化とは？

業務効率化とは、限られたリソースの中でより大きな収益を生み出すために、各業務における非効率な部分を改善することです。

ここでいう「非効率な部分」は、「ムリ・ムダ・ムラ」の3つに分類されます。
時間・人材・資金などが限られた日々の業務の中で、非効率な業務を取り除けば、効率の良い仕事ができて生産性も上がります。

仕事を進めていく中で、以下のようなムリ・ムダ・ムラがないか確認してみましょう。

ムリ

業務の中で能力的に、あるいは時間的にムリということはありませんか？

キャパシティを超えて仕事をすれば、成長につながるかもしれません。
しかし、身体的・精神的に大きな負担となれば、本来の業務の精度も落ちてしまいます。

また、ムリなスケジュールを計画することも、パフォーマンスが発揮されない状態に陥ります。
これは人に対しても、機械に対しても当てはまることです。

ムダ

「これって本当に必要なのかな」と感じるものはありませんか？

ムダとは生産性を悪くする事柄を意味します。
以下が、ムダな仕事の例です。

  • 整理整頓されていないため必要なものが見つからない「探すムダ」
  • 不必要な書類記入や手続きが多く生産性が落ちてしまう「記入のムダ」
  • 作業場所の動線が確保できていないことで発生する「歩くムダ」
  • 適切な在庫管理ができていないことによる「在庫のムダ」

また、定例的に行われる会議や、ルーティーン化された作業、資料作成など、昔から引き継がれてきただけで実はあまり必要がないという場合もあります。

ムラ

業務の量や使用ツール・ルールなどは社内で平準化されていますか？

ムラとは、仕事の品質が人や部署により一定ではないという状態を意味します。
部署や人によって業務量に偏りがあると、効率が悪く不満も生じるでしょう。

また、繁忙で別の部署にヘルプで行ったものの、使用しているツールが異なるため作業が進まない、なんてことも考えられます。
同じ会社なのに店舗によりサービスの質にムラが生じると、顧客満足度の低下につながります。

業務効率化が求められる背景

近年の少子高齢化による人口減少、それに伴う労働者不足が大きな課題となっており、この流れは今後さらに深刻化すると考えられています。

このような中で、人材不足を補う「働き方改革」、ITやLotを活用した自動化・省人化が進むなど、業務効率化のニーズが高まっているのです。

また、新型コロナウイルスの影響でテレワークを導入する企業が増えている昨今において、業務効率化は課題となっており、生産性を維持する上でもその必要性がより一層増しています。

テレワークの効率化が進めば、……

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