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業務改善で効率アップ！初心者でもできる進め方と支援活用法

公開日2025/05/07 更新日2025/05/02 ブックマーク数

生産性の向上や業務の効率化など、業務改善は企業の成長に欠かせません。
働き方の見直しや人員不足を補うための労働生産性の改善は、多くの企業でこれまで以上に重要な課題になっています。

しかし、一口に業務改善といっても「どこから手を付けていいかわからない」「日々の業務を行いながらではなかなか進まない」といったお悩みも多いのではないでしょうか。

本記事では、業務改善の進め方、具体例から、成功のためのポイントまで具体例を交えて解説しています。
業務改善を検討している方は、ぜひ参考になさってください。

目次本記事の内容

1 業務改善とは？
2 業務改善はなぜ必要なのか？現場が直面する背景
3 業務改善で得られる効果とメリット
4 現場で使える！業務改善の考え方と進め方
5 業務改善に役立つフレームワーク集
6 まず取り組みたい！業務改善の具体例6選
7 改善提案を通すためのコツ
8 業務改善を成功させるための注意点
9 よくある質問（Q&A）
10 社内で進めるのが難しい場合は外部サービスも活用を
11 「フジ子さん」を利用して業務改善に取り組む余裕を
12 まとめ

業務改善とは？

業務改善とは、日常業務の流れや手順を見直し、無駄を排除して効率化を図る取り組みです。

特別なスキルや高額なシステム投資が必要なわけではなく、誰でも「できることから少しずつ」始められる点が特徴です。
特に中小企業やスタートアップのようにリソースが限られている現場では、日々の業務改善が生産性向上と事業成長のカギになります。

定義と基本の考え方

業務改善とは、現状のプロセスを大きく壊すことなく、無駄や非効率を取り除いて「よりよい状態」に変えていくことを意味します。
業務そのものをゼロベースで作り直す「業務改革（BPR）」とは異なり、比較的スモールステップで進められるのが特徴です。

例えば、社内の資料共有に時間がかかっている場合、ファイルの保存ルールを整えたり、クラウドストレージを導入したりするだけで改善につながります。
このように、まずは「現状を否定せず、工夫によって少しずつ良くしていく」姿勢が業務改善の基本です。

また、業務改善は一度きりでは終わりません。
小さな工夫を積み重ね、変化にあわせて何度も見直すことで、企業の成長や競争力強化につながっていきます。

QCDの視点から見る業務改善の目的

業務改善を考える際には、「QCD」という3つの要素が重要になります。
QCDとは、Quality（品質）、Cost（コスト）、Delivery（納期）の頭文字を取った言葉です。

Quality（品質）：仕事の成果物やサービスのクオリティを維持・向上させること
Cost（コスト）：人件費、作業コスト、材料費などを最適化すること
Delivery（納期）：成果物をより早く、確実に届ける体制を整えること

例えば、見積書作成に無駄な手間がかかっている場合、テンプレート化や自動作成ツールを導入することで、作業時間を短縮（Delivery）しつつ、ミスを減らして品質（Quality）も高められます。

また、作業時間削減による残業削減がコスト（Cost）最適化にも直結します。
つまり、業務改善は「速く・安く・質高く」を同時に実現することを目指す活動なのです。

業務改善はなぜ必要なのか？現場が直面する背景

近年、業務改善の重要性はますます高まっています。
その背景には、社会情勢や働き方、経営環境の急激な変化が大きく関係しています。
ここでは、現場が直面している課題を整理し、なぜ今すぐ業務改善に取り組む必要があるのかを掘り下げます。

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記事提供元

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