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文書管理は Excelで可能！効率化のコツやできる範囲を紹介

公開日2025/05/16 更新日2025/05/15 ブックマーク数

「Excel で文書管理を続けているけれど、このままでいいのだろうか？」

部下から「ファイルが見つからない」「データが重複している」といった相談を受けることが多くなり、文書管理の方法を今一度見直すべきか、悩んでいるのではないでしょうか。

結論からお伝えすると、あなたの会社や組織の文書管理がシンプルな場合は、このままExcel を使用し続けても問題ありません。
ただし、下記のチェックリストにひとつでも空欄がある方は、Excel での管理をそろそろ見直すべきです。

目次本記事の内容

1. シンプルな文書管理ならExcelでも可能
2. Excel での文書管理を効率的に行う 6 つのポイント
3. Excel での文書管理には限界がある
4. Excelではなく文書管理ツールを使用した方がいい5つのケース
5. 法改正でさらに重要に！契約書は専用の契約書管理ツールで行うべき
まとめ

Excel文書管理　チェックリスト

No.	チェック	チェック項目
1	□	文書の数は100件以下である
2	□	文書の種類やカテゴリは5種類以下である
3	□	ローカルPCや共有ドライブでの保存でよい
4	□	文書更新の頻度が少ない
5	□	文書更新は手動でよい
6	□	文書管理に関わる人数が少ない
7	□	文書の権限管理が必要ない、または最低限で済む
8	□	1年未満の文書管理で終わる

確かにExcelには、オフライン環境でも作業ができ、ファイル形式を気にせず取引先へ共有できる利便性もあります。

しかし、このまま使い続けると、データ負荷により動作が重くなるだけでなく、
「複数人で同時編集を行っていて、大事な契約書データが破損した…」
などという、重大なリスクもあるのです。

とはいえ、今まで馴染みのあるExcelから、新システムに変更すると、新しい操作方法を周囲に浸透させる手間もあるでしょう。

「どうしてもExcelがよい。使い続けて、作業を効率化できないものか…」
そう考える方も多いはずです。

そこで今回は、Excelを使い続けても問題ないケースとともに、今よりも効率的にExcelで文書管理を行うための6つのポイントを紹介します。
この記事を読めば、あなたの会社や組織に最適な文書管理の方法がわかるはずです。
自社の文書管理におけるミスを減らし、効率を最大化するために、ぜひ最後までお読みください。

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記事提供元

株式会社オプティムは「ネットを空気に変える」を企業理念とし、AI、IoT、ロボティクス技術を活用したソリューションを提供しています。
主な事業として、農業・建設・医療分野向けのDX支援サービスや、AIを活用した文書・契約書管理のクラウドサービスを展開しています。
東証プライム市場に上場しており、企業や自治体など幅広い顧客への導入実績があります。