請求書代行とは？サービス内容やメリットとデメリットも紹介

請求書発行は、時間がかかるうえミスも許されない作業なので大変ですよね。
のため、請求書の発行作業を効率化させたいと考えている経理担当の方も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、請求書の発行作業を効率化できる請求書代行サービスのメリットやデメリットを紹介します。
請求書関連業務のアウトソーシングを検討されている方は、ぜひ参考にしてください。

請求書代行とは

請求書代行とは、請求書の発行やチェック、印刷、封入、郵送などの作業を代行してくれるサービスです。
「請求書発行業務を効率化したい」「請求漏れやミスを防ぎたい」といった問題の解決に繋がります。

多くの請求書代行会社で、1通から請求書代行サービスが利用可能です。
また、経理経験者のスタッフが顧客の企業に出向し、請求書発行業務にあたっている請求書代行会社もあります。

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請求業務の内容

事業を行ううえで欠かせない役割を持っているのが、請求業務です。商品やサービスを提供した場合は、契約書で取り決めた形で代金を回収するための請求を行うことになります。
請求業務の主な内容は、請求書の発行だけではありません。売上管理や支払い管理なども行うことになります。

請求書の金額を正しく請求し、指定した期日になったら取引先から正しく入金されているか確認するのも仕事です。
他にも、各種データ入力、チェックなど、多くの業務が設計業務の中に含まれています。

また、会計処理では売掛金を減らし、預金を増やす仕訳なども正確に行わなければなりません。
各作業は、慎重に、間違うことなく行うことが重要です。
請求金額のほか、請求項目、あて先などに何らかのミスが発生していた場合、思わぬトラブルに繋がってしまうこともあるからです。
請求漏れが資金繰りに影響してしまうことも考えられます。そのため、正確さと慎重さが求められる大変な業務です。

関連記事：経理の仕訳とはどんな業務？勘定科目の分類や仕訳の書き方・注意点

請求書代行の業務内容

請求業務には、さまざまな作業が含まれています。
自社で請求業務を行うことに限界を感じているのであれば、請求書代行を利用するのがおすすめです。
請求書代行を利用することにより、以下のような業務を代行してもらえます。

請求書作成・発行・送信作業

代行会社では、請求書の作成から発行、送信といった一連の作業をすべて依頼可能です。
取引先によって請求書のフォーマットが異なることもありますが、そういったものにも対応してくれるケースが多いです。

自社で請求書の作成と発行、送信作業を行おうと考えると、企業によって異なるフォーマットに対応するのに時間がかかったり、ミスに繋がったりしてしまうこともあります。
代行会社に依頼することによってミスをなくし、効率的に業務を進めていくことも可能です。
何らかの理由で請求書の再発行が必要になることもありますが、そういった場合の手間も大きく抑えられます。

代金回収

請求書で指定した期日になったら、取引先からの入金があったかを確認する業務も行ってくれます。
入金の有無だけではなく、金額が正しいかについても確認が必要です。
金額が正しいか確認する作業については、取引数が多くない場合は自社で行ってもそれほど手間にはなりません。

ですが、取引数が多い場合や、照合に時間がかかってしまうようなケースでは、時間を取られてしまうことも多いです。
万が一、入金がされていなかった場合は催促が必要ですが、督促についても代行会社に依頼できます。

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督促

入金がなかった場合や、間違った金額が入金されていた場合は取引先に確認しなければなりません。中には単純に入金を忘れているようなケースもあります。
こういった場合は、電話やメールのやりとりで入金してもらえることが多いです。
ですが、こちら側がうっかり請求書を送るのを忘れていたり、取引先は請求書を紛失したりしたために入金できずにいるケースもあります。

大変なのが意図的に振り込みをしていない取引先です。
毎月入金が遅れるようなケースでは、督促まで代行してくれるような業者に相談してみることをおすすめします。

与信審査

与信審査とは、取引先の支払い能力を確かめるための調査のことをいいます。
請求書払いは後払いの形になるため、万が一支払い能力がない会社と取引を行って後から代金が回収できないといったことになると大変です。

そのため、事前に与信審査を行います。
自社で与信調査を行う場合、審査の基準設定や、帝国データバンクや東京商工リサーチなどを活用した取引先の財務状況確認など、手間がかかる作業が多いです。

与信審査まで代行を依頼できれば素早い審査によって販売の機会損失を防いだり、個人事業主などデータが少ない取引先の与信審査も依頼できたりします。

請求書代行のメリット・デメリット

記事提供元

当社は、経理専門のアウトソーシング事業、経理部門のスキルアップ研修事業を行っています。

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