【無料DL可】金種表テンプレート｜金種表の書き方から使い方までわかりやすく解説

現金を扱う事業者にとって、日々の現金管理は重要な業務の一つです。
特に現金の過不足確認や銀行への入金時には、金種表が欠かせません。

本記事では、金種表の基本知識の解説だけでなく、実務で使える金種表のExcelテンプレートもご紹介します。

【無料DL可】金種表テンプレート

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金種表とは？基本知識と必要性

金種表について理解するためには、まずその定義と役割を正しく把握することが重要です。
また、どのような場面で金種表が必要となるのか、法的な義務はあるのかなど、基本的な知識を身につけることで、適切な現金管理が可能になります。

金種表の定義と役割

金種表とは、現金の内訳を紙幣や硬貨の種類別に集計した表のことです。
一般的に「金種計算表」とも呼ばれ、現金の総額を確認する際に使用されます。

具体的には、一万円札、五千円札、千円札、五百円硬貨、百円硬貨、五十円硬貨、十円硬貨、五円硬貨、一円硬貨それぞれの枚数を記録し、各金種の合計金額を算出することで、現金の総額を正確に把握できます。

金種表の主な役割は、現金の正確な残高確認、レジ締め作業の効率化、銀行への入金時の準備、現金過不足の原因究明、内部統制の強化などです。
特に現金を多く扱う事業者にとって、金種表は現金管理の精度向上に直結する重要なツールとなっています。

金種表が必要なシーンと業種

金種表が必要となるシーンは多岐にわたります。
最も一般的なのは銀行での入出金業務です。
銀行窓口やATMでの入金時に、現金の内訳を正確に伝えるために金種表が必要となります。

業種別に見ると、小売業では日々のレジ締め作業で金種表を活用します。
飲食業においても、現金決済が多い店舗では金種表による現金管理が重要です。
その他、給与を現金で支払う企業、イベントやフェスティバルの運営会社、駐車場経営業、自動販売機の管理業者など、現金を扱う様々な業種で金種表が必要とされています。

作成義務と保存期間について

金種表の作成に関する法的義務について、明確な規定はありませんが、現金管理の内部統制の観点から作成が推奨されています。
特に会社法に基づく内部統制システムの構築において、現金管理の適切な記録は重要な要素となります。

帳簿保存法との関連では、金種表は現金出納帳と連携して保存することが一般的です。

金種表の正しい書き方と記入例

金種表を正確に作成するためには、正しい書き方と記入方法を理解することが重要です。
手書きの場合とエクセルへの入力では、注意すべきポイントが異なります。

手書き金種表の記入方法

手書きで金種表を作成する場合、明瞭で読みやすい文字で記入することが基本です。
特に数字は間違いやすいため、丁寧に記入する必要があります。

注意点として、修正液や修正テープの使用は避け、訂正する場合は二重線で消して正しい数字を記入することが推奨されます。
また、作成日付と作成者名を必ず記載し、責任の所在を明確にします。

エクセル金種表への入力方法

エクセル版の金種表では、数式の活用により計算ミスを防ぐことができます。
基本的な入力方法は、各金種の枚数欄に数値を入力するだけで、自動的に小計と合計が計算されます。

入力時の注意点として、枚数欄には必ず数値のみを入力し、文字や記号は入力しないことが重要です。
また、小数点以下の数値は入力できない仕様となっているため、枚数は整数で入力します。

銀行での金種表記入例

銀行への入金時に使用する金種表では、銀行の要求事項に準拠した記入が必要です。
多くの銀行では、金種表の様式が指定されており、指定の用紙を使用する必要があります。

銀行用金種表の記入例として、法人名または個人名、口座番号、入金日、各金種の枚数と金額、合計金額、担当者印などの項目があります。
特に重要なのは、記入内容と実際の現金が完全に一致していることです。

業種別金種表の使い方とコツ

金種表の活用方法は業種によって異なります。
それぞれの業種特有の現金管理の課題を理解し、効果的な金種表の使い方を身につけることで、業務効率の向上が期待できます。

小売業での金種表活用法

小売業において金種表は、日々のレジ締め作業に欠かせないツールです。
特に複数のレジを運営する店舗では、各レジの現金を効率的に集計する必要があります。

レジ締め作業の流れとして、まず各レジの現金を取り出し、金種別に分類します。
次に、金種表に各金種の枚数を記入し、合計金額を算出します。
最後に、POSシステムの売上データと照合し、現金の過不足を確認します。

給与支払い時の金種表使用法

現金での給与支払いを行う企業では、給与袋の準備において金種表が活用されます。
特に建設業や製造業では、現金給与の支払いが一般的な場合があります。

給与支払い準備の手順として、まず各従業員の給与額を確認し、必要な紙幣・硬貨の枚数を計算します。
次に、金種表を使用して銀行から両替する現金の内訳を決定し、実際の両替を行います。

イベント・催事での現金管理

イベントや催事において、現金の管理は運営の成功に直結する重要な要素です。
短期間で大量の現金を扱うため、組織的な現金管理が必要となります。

現金管理の手順として、まず各販売ポイントで金種表を使用した現金集計を行います。
次に、本部で各ポイントの現金を集約し、総合的な金種表を作成します。
最後に、売上データと照合し、現金の過不足を確認します。

FAQ｜金種表でよくあるトラブルとその対処法

金種表は、日々の現金管理や売上精算に欠かせないツールですが、運用上のトラブルも少なくありません。
ここでは、現場でよくある問題とその具体的な対処法を解説します。

Q.現金が合わない場合、どうすればよいですか？

A：現金不一致は金種表で最も多いトラブルです。
以下の順で確認・対処してください。

1. 金種表の記入ミス確認
2. 実際の現金を再カウント
3. その他の原因を確認

Q.Excel版の金種表で関数エラーが出ます。対処方法は？

A：代表的なエラーとその対処法は以下の通りです。

「#VALUE!」エラー
数値欄に文字列が入力されている可能性あり。
該当セルの内容を確認し、数値のみを再入力してください。

「#REF!」エラー
数式が参照しているセルが削除された場合に発生します。元の数式を確認し、正しい参照先に修正してください。

まとめ

金種表は、現金を扱う全ての事業者にとって重要な管理ツールです。
本記事で解説した内容を踏まえ、正しい金種表の作成と活用により、現金管理の精度向上と業務効率化を実現することができます。

デジタル化の進展により、金種表の作成と管理はますます効率化されています。
無料のテンプレートを活用し、エクセルの自動計算機能を最大限に活用することで、手作業による間違いを防ぎ、より正確な現金管理を実現できます。

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