仕事の質を上げるスマートな共有フォルダの整理・管理の仕方とは？

公開日2025/10/04 更新日2025/10/03 ブックマーク数

「仕事を円滑に進めるために大切なポイントとなる共有フォルダの管理は上手くいっているでしょうか。実は、共有フォルダの管理の仕方によって、仕事の効率にも影響がでてくると知っていましたか。一般に優秀なチームの共有フォルダは、管理が行き届き、きれいに整理されていると言います。これは必要なファイルへのアクセスが容易なために、作業効率がアップすることからです。では、どのように共有フォルダを扱ったらよいのか大切なポイントについてご紹介します。

目次本記事の内容

1 見やすい共有フォルダづくりをするためにはルールが必要！
2 使い勝手のよい共有フォルダにするためのルールの作り方とルール例
3 ファイルの保存期間とバックアップについて
4 共有ファイルを賢く管理して仕事の効率化を図ろう！

見やすい共有フォルダづくりをするためにはルールが必要！

共有フォルダを使う時に、ルールを決めずに一人ひとりが勝手にデータを入れたりフォルダを作っていたりしたらどうでしょうか。間違いなく大変なことになってしまいます。さらには共有フォルダを利用する人の数が増えるほど、フォルダ内は膨大なファイルで混沌としていくでしょう。その場合、目的のファイル探しに時間がかかり、仕事効率も下がってしまうという悪循環にもなりかねません。

そこで、仕事の効率を上げるためには、きれいに整理された見やすい共有フォルダを心がけることが大切です。探したいファイルがすぐに見つかれば、チーム作業がスムーズにこなせます。そこでポイントになってくるのが、チーム全員が共通のルールでフォルダを共有していくことです。

また、ルールが既に存在した場合でも、どこか混沌としているということはないでしょうか。例えばところどころ一貫性がなかったり、フォルダの分け方があいまいだったりということはありませんか。一般に仕事ができるチームはファイルの管理方法が徹底していると言います。共有フォルダを使いやすくして、スムーズに仕事をしやすい環境づくりをすることが、仕事効率を上げるコツです。まずは共有フォルダをきれいに整理して、適切な共通のルールづくりから始めることです。皆が共有フォルダを気持ちよく扱うために、上手なフォルダのまとめ方に関するルールがあるのであればすぐにでも知りたいものではないでしょうか。早速チームでも取り入れられるよう、次の項では使い勝手のよい共有フォルダにするためのルールの作り方を、例を交えて紹介します。