契約書管理システムは乗り換えが必要？｜見直しサインやシステムの比較ポイントを解説！

契約書管理システムは、企業の法務・管理体制を支える重要なツールです。
一方で、「導入当初は便利だったが、今は使いにくい」「契約書の検索に時間がかかる」といった課題を抱える企業も増えています。

本記事では、こうした契約書管理システムの乗り換え需要が高まる背景や、システム比較のポイントを解説します。

契約書管理システムの乗り換えが増えている理由

昨今、契約書管理システムの見直しを検討する企業が増えています。
ここでは、その理由を3つに分けて紹介します。

電子契約の普及による契約業務のデジタル化

コロナ禍以降、契約書の締結は紙からデジタルへと急速に移行し、電子契約サービスが一般化しました。
一方で、旧来のシステムは紙書類のスキャン保管を前提としており、電子契約との連携に対応できていないケースが多く見られます。

こうした「連携の壁」が業務効率を下げ、手動管理を強いられる要因になっています。
リモートワークの定着により、クラウド上で契約書を一元管理できる環境への移行が急務となっています。

法改正・内部統制対応の強化

電子帳簿保存法の改正により、契約データの保存要件が厳格化されました。
タイムスタンプや検索機能、訂正履歴などの機能が不十分なシステムでは、法令遵守が難しくなります。

また、監査対応を強化する企業では、アクセス履歴や変更履歴を自動記録できるシステムへの切り替えが進んでいます。
内部統制やプライバシーマーク取得を見据えた運用を行うためにも、法令対応力は欠かせません。

旧システム運用の限界

企業の成長やM&Aなどで契約書の量が急増し、従来のシステムでは検索や更新に時間がかかるようになっています。
また、UIが古く操作が複雑なため、利用定着率が下がるケースも見られます。

さらに、オンプレミス型では保守コストが高く、他システムとのデータ連携が難しい点も課題です。
サポート終了やコスト上昇を機に、クラウド型への乗り換えを検討する企業が増えています。

契約書管理システムを乗り換えるべき5つのサイン

システムの乗り換えには手間や負担が伴うものですが、次のようなサインが現れている場合は、見直しを検討すべきタイミングかもしれません。

契約書の検索・更新に時間がかかる

契約書を探すのに数分以上かかる状態は、すでに業務効率が落ちています。
旧システムでは検索条件が限定的で、ファイル名や日付だけでは目的の契約書をすぐに見つけられません。

最新のクラウド型システムなら、全文検索やOCR機能により、契約内容や取引先名から瞬時に検索できます。
また、バージョン管理が曖昧な場合は、誤って古い契約書を参照するリスクもあり、早急な見直しが必要です。

電子契約・ワークフローと連携できない

電子契約を導入しても、契約書管理システムと連携できなければ、締結後の書類登録を手動で行う必要があります。
この二重管理はミスや作業負担の原因となり、業務全体の効率を下げます。

API連携に対応した新システムに切り替えることで、契約締結から保存までを自動化し、ワークフローや会計処理ともスムーズに連携できます。

契約期限の管理漏れが多い

契約の自動更新や解約通知の期限を逃すと、不要な契約延長や失効リスクが発生します。
アラート機能が弱い旧システムでは、担当者がExcelやカレンダーで個別管理するしかなく、属人化が避けられません。

新システムではメール通知やダッシュボードで更新期限を自動表示でき、複数担当者での共有も容易です。

権限設定や監査対応が煩雑

契約書には機密情報が多く、部署や役職に応じたアクセス制御が欠かせません。
旧システムで権限設定やログ確認が複雑な場合、監査対応が遅れたり、情報漏洩リスクが高まります。

クラウド型では、ユーザー単位の権限設定や操作履歴の自動記録が可能で、監査時の提出対応も容易になります。

サポート終了・コスト増加の兆候がある

サポート終了や追加費用の案内が届いたら、乗り換えの検討を始めるタイミングです。
サポートが停止したシステムを使い続けると、脆弱性対応が遅れ、情報漏洩リスクが高まります。

また、オンプレミス型ではサーバー更新や保守費が年々増加する傾向にあり、クラウド型に切り替えることでコスト削減を実現できます。

契約書管理システム乗り換えで比較すべき5つのポイント

契約書管理システムの乗り換え先を検討する際は、知名度や評判だけで判断しがちですが、自社の業務要件に合致するかを次の5つの軸に比較・選定することが重要です。

機能・操作性

契約書管理の基本は「必要な情報をすぐに見つけられること」です。
全文検索や取引先・締結日などの属性検索、あいまい検索の精度を確認しましょう。

アラート機能では更新期限や解約通知日を柔軟に設定できるか、誰に通知できるかがポイントです。
また、改定履歴を自動記録できるバージョン管理機能があれば、最新版の把握も容易になります。

他システムとの連携

電子契約サービスや社内ワークフロー、CRMとの連携可否は業務効率に直結します。
API連携により、電子契約で締結したデータを自動で取り込み、二重入力を防げます。

自社が利用している電子契約サービスとの連携実績があるかを必ず確認しましょう。

セキュリティ・法令対応

契約書は機密情報の集合体です。
データ暗号化、アクセス制限、二段階認証などの多層防御を備えたシステムを選びましょう。
電子帳簿保存法の要件（真実性・可視性）を満たしているか、ISO27001やプライバシーマークを取得しているかも重要な判断基準です。

サポート体制と運用支援

乗り換え時はデータ移行や設定変更など不明点が多く発生します。
導入コンサルティングや移行支援、初期設定サポートがあるかを確認しましょう。

また、トラブル発生時に迅速・専門的に対応できるサポート体制が整っているかも重要です。

料金体系

コストを比較する際は、初期費用・月額費用だけでなく、ユーザー数や保管容量に応じた料金変動も把握しましょう。
長期運用を見据えてトータルコストを試算し、スモールスタートや無料トライアルに対応しているかも確認すべきポイントです。

Manegy編集部おすすめの契約書管理システム

契約書管理システムを選定する際に重視されるのは、「電子契約との親和性」と「法務・管理部門の業務に特化した機能の充実」です。
近年は、契約締結から保管・更新までを一元化できるシステムや、AIによる契約リスク分析、法改正への自動対応など、実務に直結する機能を備えた製品が増えています。

特に、電子帳簿保存法や会社法の要件を確実に満たしつつ、権限設定・監査ログ・期限アラートなどの運用支援機能が充実しているシステムを選ぶことがポイントです。
導入前には、無料トライアルやデモ環境で操作性を確認し、自社の管理規模やワークフローに最適なサービスを比較検討することをおすすめします。

Manegyでは、これらの要件を満たす契約書管理システムを一覧で紹介しています。

FAQ｜契約書管理システムの乗り換えに関するよくある質問

契約書管理システムの乗り換えにかかる期間の目安は?

乗り換え期間は企業規模やデータ量によって異なりますが、一般的には2〜3か月が目安です。
「課題分析・要件定義」に1〜2週間、「システム選定」に1〜2か月、「データ移行と運用準備」に1〜2か月程度を想定しましょう。

特に契約書データの整理に時間を要するため、データ量が多い企業では半年程度かかることもあります。余裕を持った計画立案が重要です。

既存の契約書データはすべて移行できる?

PDFやWord、Excel形式の契約書データは多くのシステムで移行可能です。
OCR機能を活用すればスキャンデータも自動認識できます。

ただし、旧システムで使用していたメタデータをそのまま移行できない場合もあるため、現行契約や有効期間内の契約書に絞るなど、優先順位をつけて移行を行うのが現実的です。

電子契約サービスと併用することは可能?

併用は可能であり、むしろ推奨される運用方法です。
電子契約サービスが締結を担い、契約書管理システムが保管や更新通知を担うことで、契約業務を一元化できます。
主要なシステムでは電子契約サービスとのAPI連携に対応しており、締結後の契約書データを自動で取り込み、期限管理まで自動化できます。

まとめ

契約書管理システムの乗り換えは、単なるシステム刷新ではなく、法令対応力の強化と業務効率化を同時に実現する経営判断です。
電子契約の普及や電子帳簿保存法の改正、既存システムの老朽化といった環境変化により、多くの企業が見直しを進めています。

乗り換えを成功させるポイントは、
「自社の業務要件に合った機能を選ぶこと」と「計画的な移行プロセスを踏むこと」の2つです。
本記事で紹介したように、検索性・連携性・セキュリティ・サポート体制・コストの5軸で比較し、段階的に移行を進めることで、リスクを最小限に抑えながら運用をスムーズに立ち上げられます。

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