契約書管理システムおすすめ11選！法務向けに選び方と比較ポイントも紹介

適切に管理されていない契約書は、更新忘れによる契約切れや、コンプライアンス違反を招く可能性があります。そのため、業務負担を軽減し、セキュリティを高めるためにも、契約書管理ツールの活用がおすすめです。

本記事では、おすすめの契約書管理システムを紹介し、それぞれの特徴にも触れていきます。

適切な契約書管理ツールを導入することで、業務の効率化だけでなく、契約書の更新や期限管理、重要書類のセキュリティ対策など、多方面での業務改善が期待できるでしょう。

契約書管理システムとは

契約書管理システムとは、企業が契約書を効率的かつ安全に管理するための専用ツールやソフトウェアのことを指します。

従来の手作業やエクセルシートによる管理では、契約書の検索や期限管理が煩雑になり、更新忘れや情報漏洩のリスクが高まります。
しかし、契約書管理システムを導入することで、契約書の保管・整理が容易になり、リマインダー機能によって契約更新のタイミングも見逃しません。

契約書管理システムの機能一覧

契約書管理システムには、契約書の管理や効率化を支援するためにさまざまな機能が備わっています。以下は、一般的な契約書管理システムに搭載されている主要な機能一覧です。

契約書の分類・整理機能
契約書を種類やプロジェクト、取引先ごとに分類・整理できる機能です。この機能により、必要な契約書を迅速に検索しやすくなります。

リマインダー機能
契約の更新日や期限が近づいた際に通知を送るリマインダー機能が備わっています。これにより、更新忘れを防止し、適切なタイミングでの契約の見直しができます。

アクセス権限管理
各ユーザーに対してアクセス権限を設定し、特定の契約書のみアクセスを許可するなどの管理ができます。これにより、社内のセキュリティが強化され、情報漏洩のリスクを軽減できるでしょう。

検索機能
キーワード検索やフィルタリング機能により、必要な契約書を迅速に見つけることができます。契約内容や契約先など、複数の条件を指定して詳細に検索することが可能です。

電子署名機能
電子署名を用いることで、契約書をデジタルで締結することが可能です。これにより、紙の契約書の管理が不要になり、スピーディな契約締結が実現します。

履歴管理機能
契約書に関する変更履歴やアクセス履歴を保存し、必要に応じて確認できる機能です。これにより、コンプライアンスの強化や、トラブル発生時の証拠として活用できます。

これらの機能を活用することで、契約書管理の効率化だけでなく、企業全体のリスク管理や業務の透明性を高めることができます。

契約書管理システムの種類

契約書管理システムには、さまざまな業務ニーズに対応できるように多様な種類が存在します。ここでは、主な契約書管理システムの種類について説明します。

クラウド型契約書管理システム
インターネット経由でアクセスできるクラウド型システムは、インストールが不要で、社外や複数の拠点からでもアクセス可能です。データはクラウド上で管理されるため、セキュリティも強化され、アップデートや保守もサービス提供者が行うため、手間がかかりません。また、リモートワーク環境でも柔軟に活用できるのが特徴です。

オンプレミス型契約書管理システム
自社のサーバーにシステムをインストールし、社内で管理するオンプレミス型は、高度なセキュリティが求められる企業に適しています。カスタマイズ性が高く、特定の業務フローに合わせた設定が可能です。クラウド型と比べて初期コストが高めですが、自社内のセキュリティ対策と一貫して管理できるメリットがあります。

電子契約システム統合型
電子契約システムと統合された契約書管理システムは、契約の締結から保管、管理までを一貫してデジタルで行えるシステムです。紙の契約書を廃止し、電子署名や電子記録に対応することで、契約締結のスピードが向上し、物理的な保管スペースも不要になります。

中小企業向けシンプル型契約書管理システム
中小企業や個人事業主向けのシンプルな契約書管理システムは、基本機能に絞った操作が簡単なタイプが多く、低コストで導入できます。契約書の整理やリマインダー機能など、最低限の機能を備えつつ、複雑な操作を省き、直感的に使用できる点が魅力です。

ERP統合型契約書管理システム
ERPシステムに統合された契約書管理システムは、財務・会計や人事システムと連携することが可能です。契約情報を全社的なデータとして利用することで、部門間の連携や効率化が進み、経営戦略の策定やリスク管理にも役立ちます。

各システムの特徴を把握し、自社の規模やセキュリティ要件、利用環境に合ったタイプを選ぶことで、契約書管理の最適化と業務効率化を実現できます。

契約書管理システムの導入メリット

契約書管理システムを導入することで、業務効率の向上やリスク軽減など、さまざまなメリットが得られます。以下は、契約書管理システムを導入する際の主な利点です。

契約書の検索や分類、更新管理が自動化できる
契約書管理システムを活用することで、契約書の検索や分類、更新管理が自動化され、従業員が手作業で行う必要がなくなります。また、必要な情報へすぐにアクセスできるため、業務時間の削減や迅速な意思決定ができるでしょう。

リスク管理とコンプライアンス強化につながる
契約更新日や期限をシステムが通知するため、契約更新の漏れや期限切れのリスクを防ぐことができます。また、アクセス権限管理により、重要な契約情報の流出リスクを抑え、社内のセキュリティも向上します。履歴管理機能も備わっているため、万が一のトラブル時に証拠として活用可能です。

コスト削減が実現する
契約書管理システムを導入することで、紙の契約書の保管スペースが不要になり、ペーパーレス化が進みます。さらに、電子署名機能を活用すれば、契約締結のための郵送や印刷費用の削減にもつながります。

情報共有が円滑になる
複数のユーザーが同時にアクセスし、必要な情報を簡単に共有できるため、社内外での情報共有がスムーズになります。特に大規模プロジェクトや複数部門が関わる場合、スピーディーな情報共有が可能となり、業務全体の流れが効率化します。

法的リスクが低減する
契約書管理システムには、法律に基づいた文書管理が求められる場面においても適した機能が備わっています。例えば、契約書の保管期限の管理や、履歴の追跡などが可能で、監査や法的トラブルが発生した際にも迅速に対応できます。

データの可視化と分析がしやすくなる
契約データを可視化し、契約の総数や更新状況、取引先ごとの契約状況などを簡単に把握できます。このようなデータ分析により、戦略的な意思決定に役立つだけでなく、契約リスクの予測と管理がしやすくなります。

これらのメリットを享受することで、契約書管理のプロセスが簡略化され、業務効率が向上するだけでなく、企業のリスクマネジメントやコンプライアンスの強化にもつながります。

契約書管理システムの導入デメリット

契約書管理システムの導入には多くのメリットがある一方で、いくつかのデメリットや注意点も存在します。導入を検討する際には、以下のようなデメリットを考慮することが重要です。

導入コストと運用コストがかかる
契約書管理システムの導入には、初期費用や月額利用料金が発生するため、特に中小企業や予算に限りのある企業にとっては負担となることがあります。また、システムを継続して運用するためのメンテナンス費用も考慮する必要があります。

従業員の教育・トレーニングが必要
新しいシステムを導入する際には、従業員に対する教育やトレーニングが必要です。操作に慣れるまでの間は、かえって業務効率が低下する可能性があり、定着するまでに時間がかかることがあります。また、使用頻度が低い従業員にとっては、システムの使い方を維持するのが難しい場合もあります。

データ移行の手間がかかる
既存の契約書を新しいシステムに移行する際には、労力がかかります。特に紙ベースの契約書が多い場合や、ファイル形式が異なる場合には、データの整合性や一貫性を保ちながら移行するのが難しく、誤ってデータが失われるリスクもあります。

セキュリティリスクがある
クラウド型の契約書管理システムを利用する場合、インターネットを介してアクセスするため、サイバー攻撃や情報漏洩のリスクが懸念されます。提供企業のセキュリティ対策による信頼性も考慮する必要があり、万が一の情報流出が発生した場合には、企業の信用にも影響を与える可能性があります。

カスタマイズ制限が必要な場合も
市販の契約書管理システムには、ある程度の標準機能が搭載されているものの、自社の業務フローに完全に合うとは限りません。特に、業種や業務内容に特化したカスタマイズが必要な場合には、システムが対応していないことがあり、業務効率化が期待できないケースもあります。

システムに依存しすぎてしまう
一度システムを導入すると、そのシステムに依存する傾向が強くなり、万が一システムトラブルや提供企業のサービス終了が発生した場合に、業務に大きな支障をきたす可能性があります。バックアップや代替手段を検討するなど、リスク対策も重要です。

これらのデメリットを踏まえ、契約書管理システムを導入する際には、自社の業務環境やニーズに合うか慎重に見極め、費用対効果を十分に検討することが求められます。

契約書管理システムの選び方と比較ポイント

契約書管理システムを導入する際には、さまざまな要素を比較し、自社のニーズに最適なシステムを選ぶことが重要です。以下は、契約書管理システムを選定・比較する際に注目すべきポイントです。

機能は充実しているか
契約書管理システムには、契約書の分類・検索機能、更新通知、アクセス権限の設定、電子署名、履歴管理など、さまざまな機能が備わっています。自社の契約管理業務にどの機能が必要かを明確にし、必要な機能が搭載されているか確認しましょう。特に、契約の更新漏れを防ぐリマインダー機能や、複数のユーザーが利用できるコラボレーション機能があると便利です。

セキュリティ対策は十分か
契約書には機密情報が含まれることが多いため、セキュリティは非常に重要です。システムにアクセス制限があるか、データの暗号化がされているか、バックアップ機能が整っているかを確認することがポイントです。また、クラウド型の場合は、提供企業のセキュリティ体制やデータセンターの位置も確認しておくと安心です。

使いやすいか
導入後に従業員がスムーズに活用できるかどうかも重要です。利用者が簡単に操作できるかを評価しましょう。特に、業務効率化が目的であるため、使いやすさはシステムの導入効果を左右する要素となります。無料トライアルが提供されている場合は、実際の操作感を確認することをおすすめします。

自社に合わせてカスタマイズできるか
自社の業務フローや特定の要件に応じてシステムをカスタマイズできるかも、選定時に重要なポイントです。特に、業界固有のニーズがある場合には、柔軟にカスタマイズが可能か確認しておくとよいでしょう。標準機能だけでは物足りない場合には、追加機能の拡張性も確認しておくと便利です。

コストは最適か
システムの導入コストや月額利用料、追加機能の費用も重要な選定ポイントです。初期費用や運用コストが予算に合うかどうか、また、契約数やユーザー数に応じて変動する費用体系かも確認しましょう。予算と機能のバランスを考慮し、費用対効果を見極めることが大切です。

サポート体制はあるか
システム導入後のトラブル対応や、操作方法に関するサポート体制が充実しているかも重要な要素です。日本語のサポートがあるか、チャットや電話での問い合わせに対応しているか、サポート時間帯なども確認しておくと、トラブル発生時に安心です。

これらのポイントを踏まえ、自社の業務内容や規模に最適な契約書管理システムを選ぶことで、業務効率の向上とリスク管理の強化が期待できます。また、複数のシステムを比較検討し、トライアル期間を利用することで、自社に最も適したシステムを見極めることができますので、最大限活用してみると失敗が防げるでしょう。

おすすめの契約書管理システム11選

全社を支える法務OS「GVA」

出所：全社を支える法務OS「GVA」公式サイト

全社を支える法務OS「GVA」の法務データ基盤モジュールは、契約書の作成・レビューや法律相談などの法務案件を一元管理するクラウドサービスです。 法務案件を依頼する事業部担当は専用のアカウントが不要で、普段やりとりに使用しているメールやチャットツールに返答するだけで、法務と事業部間の質疑などメッセージや契約書などの添付ファイルを、GVA に集約することができます。 法務部は集約されたデータを検索することができ、過去案件の調査に掛ける時間を大幅に削減できます。

LeFILING

出所：LeFILING公式サイト

LeFILING(リファイリング)は、GoogleDriveにアドオンするだけで契約書管理の悩みを解決するサービスです。GoogleDriveに保存した契約書をAIが自動解析し、読み取った内容を 自動でラベル付けすることで、契約書管理が簡便になります。

Contract One

出所：Contract One公式サイト

「Contract One」は、あらゆる契約書を正確にデータ化し、日常的に契約データを活用できる環境を作ることで、管理部門だけでなく事業部門の習慣も変える契約データベースです。

LegalOn Cloud

出所：LegalOn Cloud公式サイト

LegalOn Cloudは案件の管理と受付、契約書のレビュー、締結後の管理がワンプラットフォーム上でご利用できます。また今の法務規模・課題に応じて必要なサービスを必要なときにフレキシブルに利用開始することができます。

LegalForceキャビネ

出所：LegalForceキャビネ公式サイト

LegalForceキャビネは、締結後の適切な契約管理をサポートする「AI契約管理システム」です。
締結済みの契約書を放り込むだけで、全文テキストデータ化し、AIが管理台帳を自動生成。
契約書の検索時間と管理工数は限りなくゼロになり、スマートな契約書管理を実現します。

Lansmart

出所：Lansmart公式サイト

Lansmartとは、業務委託管理に特化したクラウドサービスです。企業とフリーランス間の「煩雑な契約・請求管理」と、「法令違反リスク」という２つのお困りごとをこれひとつで解決できます。下請法、インボイス制度、改正電子帳簿保存の3大法令に対応。 クラウドサイン、freee会計の公認プロダクトパートナーであり、マネーフォワードクラウド会計、Slack、バクラク、BillOne、invoxなどのSaaSとも連携可能です。

TOKIUM契約管理

出所：TOKIUM契約管理公式サイト

スキャンが不要な、締結済みの契約書管理に特化したクラウド契約書管理システムです。 紙の契約書はTOKIUMに郵送するだけで、TOKIUMが契約書のスキャンを代行し、AIにより自動でデータ化されます。

OPTiM Contract

出所：OPTiM Contract公式サイト

OPTiM Contractとは 企業の契約書管理において総務・法務担当者を悩ます以下の課題はございませんか？ ・管理台帳に契約書情報の入力や情報の仕分けに工数がかかってしまっている ・部署や担当者ごとに閲覧権限設定に課題部署異動・担当変更に工数がかかってしまっている ・紙・電子を一元管理、電子帳簿保存法にも対応したい有効期限が近付いたら担当者に通知をしたい OPTiM Contractなら契約書管理の課題を一手に解決いたします！

リチェック

出所：リチェック公式サイト

一人法務向け契約書レビューAI「LeCHECK（リチェック）」は、実績のある弁護士達が開発し提供している法務専用AIによる「契約書作成・レビュー・管理」の効率化、リスク軽減を支援するクラウドサービスです。リーガルテックカンパニー「リセ」は、西村あさひ法律事務所に約20年勤めた代表が、最高の法務助言を、最新の技術で、合理的な価格で提供するために設立しました。

ContractS CLM

出所：ContractS CLM公式サイト

あらゆる規模・業種に対応。ContractS CLMは、企業の契約業務全般を最適化する、国内初の「クラウド型契約マネジメント（CLM)システム」です。契約前の段階から、作成、締結、契約中、契約終了後まで、すべてのプロセスを集約し、契約業務の効率化を実現します。

みんなの電子署名

※「みんなの電子署名」は「ベクターサイン」へサービス統合いたします

出所：みんなの電子署名公式サイト
※「みんなの電子署名」は「ベクターサイン」へサービス統合いたします

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まとめ

契約書管理システムは、契約書の整理や更新管理、セキュリティ対策、電子署名機能などの豊富な機能を備えていますが、導入にはコストやトレーニングの負担、データ移行の手間も伴います。
導入時には、機能性や操作性、サポート体制を比較し、自社のニーズに合ったシステムを選ぶことが重要です。

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