【税理士執筆】税理士が語る“バックオフィスDX”の本質──ツール導入で終わらせないための業務改善戦略（第1回）

...中小企業にとって「バックオフィスの生産性向上」は、これまで以上に経営の重要論点となっています。インボイス制度や電帳法対応など、法改正の波が「待ったなし」のスピードで押し寄せる中、従来型の紙運用や人手依存の業務では対応しきれません。

本稿では、税理士として数多くの企業支援に携わった経験から、“ツールを入れただけでは変わらない”というDXの落とし穴を紐解き、真に成果の出るバックオフィスDXの進め方を整理します。

[ 目次 ]

なぜ今「バックオフィスのDX」が必要なのか？中小企業が直面する3つの壁

中小企業がDXに踏み出すべき最大の理由は、「放置すれば経営が止まる危険がある」ほど、バックオフィスの課題が深刻化しているためです。

まず、属人化・紙文化・二重入力といった旧来の運用は、担当者が突然不在になるだけで業務が麻痺するリスクを抱えています。

また、人手不足が常態化する中で、ITリテラシーの差が社内に存在すると、新しい仕組みが浸透せず現場の負担だけが増える結果になりがちです。

さらに、インボイス制度や電帳法の改正は、規模を問わずすべての企業に電子化を強制するもので、紙運用では必ず限界が訪れます。
これら3つの壁を突破できるかどうかが、今後の企業の競争力を左右します。

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属人化・紙文化・二重入力が経営の足かせに

▼バックオフィスが止まる“3つの危険構造”

中小企業のバックオフィスが抱える最大の問題は、「業務そのものが人に依存しすぎている」という点です。経理・給与・請求・総務──どれも“誰がやっているか”が明確である一方、“どうやっているか”はブラックボックス化しているケースが非常に多い業務です。

属人化が進むと、担当者の退職・休職・繁忙によって業務が止まり、経営判断に必要な月次数字すら出てこないという事態が起こり得ます。特に経理担当が一人しかいない企業では、これは“経営リスク”そのものです。

さらに、この属人化を強固なものにしているのが「紙文化」です。請求書は紙、領収書は紙、稟議は押印、勤怠はタイムカード──。紙運用が残る限り、転記作業は避けられず、二重入力・三重入力が必ず発生します。

例えば、①紙の請求書を経理が手入力→②仕訳を会計ソフトに再入力→③Excelにも管理のため再転記、という流れは中小企業では一般的です。このような作業は時間ばかり奪われ、ミスの温床になります。

私が支援する企業でも、「経理業務のボトルネックが、ほぼ“紙の処理と転記”にあった」ケースは多くあります。
つまり、忙しさの正体は、“仕事が多いから”ではなく、“ムダな作業が多いから”です。これを放置すると、次の問題が表面化します。

・月次決算が遅れ、経営判断が常に後手に回る
・担当者が辞めた瞬間に業務が停止する
・ITツール導入が不可能になる（紙前提のため）
・法改正へ対応できず、リスクが増大する
・人を採用しても属人化が連鎖し、生産性が上がらない

特にインボイス制度・電子帳簿保存法のような法対応は、「紙文化」「手作業前提」ではどれだけ努力しても限界があります。法制度は完全に“電子化前提”へ舵を切っており、企業側がこれに合わせなければ、いずれ業務崩壊を招きます。

属人化・紙文化・二重入力──この3つは、単なる非効率ではなく“経営のボトルネック”そのものです。
だからこそDXは「選択肢」ではなく、「企業の存続にかかわる必須の経営戦略」と言えます。

人手不足とITリテラシー格差

DXの難しさを一段と深刻にしているのが、「人手不足」と「ITリテラシー格差」の二重問題です。特に管理部門は慢性的な人員不足に陥りやすく、1人の担当者が経理・総務・労務・請求・庶務まで抱え込む“オールラウンダー化”が進んでいます。

この状況では、そもそも改善活動に時間を割く余力がなく、「今の仕事をこなすだけで精一杯」という声が現場の本音です。

その結果、DXに着手しても、負担が増えたと感じてしまい、現場が拒否反応を示すケースが非常に多いのが現実です。

さらにこの問題を複雑にしているのが、社内の「ITリテラシー格差」です。 若手はクラウドツールやスマホアプリに慣れていても、ベテラン層はExcel以外の操作に強い抵抗感を抱えています。

同じ職場でも、操作スピード・理解度・習熟度が大きく異なるため、“誰に合わせてDXを進めるのか”という議論が必ず発生します。

ここでありがちなのが、次の悪循環です。

１．ベテランに合わせてDXを簡略化 → 結果的に紙文化が残る
２．若手が非効率にストレスを抱える
３．若手が辞め、IT対応ができる人材がいなくなる
４．さらにDXが遅れる

これは多くの中小企業で起きています。 つまり、ITリテラシー格差は“単なる学習の問題”ではなく、“組織構造の課題”なのです。

また、人手不足の企業ほど「属人化に頼らざるを得ない」ため、その属人化が「ITツール運用の属人化」にまで発展し、結局ツールが定着しないというケースもあります。

DXを成功させる企業は、この構造的な問題を正しく理解しています。

・業務フローの標準化を先に行い、人に依存しない仕組みにする
・操作が簡単で、誰でも使えるツールを選ぶ
・ベテランと若手を分断させず、共通の“型”をつくる
・学習コストを最小化する環境を整える
・外部専門家（税理士・DXコンサルタント・BPO会社）を巻き込み、社内負担を減らす

特に税理士という立場は、“現場と経営の中間”という絶妙なポジションにあります。
経営数字を理解しつつ、バックオフィス業務の実態も把握できるため、ITリテラシー格差の調整役として機能します。

人手不足は今後さらに深刻になります。
ITリテラシー格差も自然に縮まることはありません。
だからこそ、「仕組みで解決する」DXの導入が不可避なのです。

インボイス制度・電帳法改正への対応の強制力

バックオフィスのDXを「やる・やらない」の選択肢で捉える時代は、すでに終わりを迎えています。
その最大の理由が、インボイス制度と電子帳簿保存法（電帳法）改正という、法制度側からの“強制力”です。

これらの法規制は、企業の任意判断ではなく、すべての企業に対し「電子化を前提とした業務運用へ移行しなければならない」ことを迫っています。

法改正は「やらない」という選択肢を奪った

インボイス制度
→ 仕入書類の保存・取引区分の判定・消費税計算の複雑化

電子帳簿保存法
→ 電子のまま受け取ったら電子で保存が義務
→ 紙保管では法律違反になるケースがある

まずインボイス制度では、適格請求書の保存・発行・管理が義務化され、紙運用では処理件数が多い企業ほど業務負担が急増します。
紙の請求書を受け取り、手入力し、ファイリングし、請求元の登録番号を毎回チェックする──これを従来のやり方でこなすのは、もはや現実的ではありません。

電子データで受け取り、一括管理し、会計ソフトと自動連携する運用に切り替えなければ、経理の残業は増え、処理ミスも増加します。

そして電帳法により「電子データは電子のまま保存」が義務化されたことで、メールやチャットで受け取った請求書を紙に印刷して保存する“旧来の運用”は行えなくなりました。
企業規模に関係なく、すべての会社が電子化しなければ運用できないという現実を突きつけています。

法改正の本質は「バックオフィスの非デジタル運用を容認しない」という国からの明確なメッセージと言い換えることができます。

税理士として現場を見ていると、法対応をきっかけに業務改革へ踏み切った企業ほど成長スピードが早い傾向があります。
逆に、法対応だけを“その場しのぎ”で乗り切ろうとする企業は、運用破綻を起こし、追加コストや混乱に苦しむことになります。

インボイス制度・電帳法改正は「脅威」ではなく「変革のチャンス」です。

法対応をバラバラに行うのではなく、DX・業務標準化・BPO活用をセットで進めることが、もっとも合理的で負担の少ない対応策でしょう。