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法人企業におけるドキュメントのライフサイクル(作成から廃棄まで)管理は、「承認の遅延」「ファイル管理の煩雑さ」「人為的なミス」など、多くの課題を抱えています。これらのワークフローを改善するためにIT部門に依頼しても、開発待ちになることも少なくありません。しかし、今やノーコードツールやオンラインストレージの進化により、専門知識不要で誰でもライフサイクル全体の自動化・統制が可能です。本記事では、従来の「人手依存」管理とノーコード管理を対比させながら、法人のドキュメント運用ルールをシステムに落とし込み、セキュリティと業務効率を両立させる具体的な方法を解説します。
法人のドキュメントは、その重要度に応じて適切なライフサイクル(作成・承認・利用・保存・廃棄)を経て管理される必要があります。しかし、多くの企業ではこのサイクルが以下のような課題を抱えています。
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