送付状を個人宛に送るときの正しい書き方とは？書き方やポイントを解説

請求書や契約書、見積書などを個人宛に送付する際、「送付状は本当に必要なのか」「会社宛と同じ書き方で問題ないのか」と迷った経験はないでしょうか。
形式を誤ると、失礼にあたったり、相手に余計な確認の手間をかけてしまうおそれもあります。

本記事では、個人宛に送付状を送る際の基本的な役割から、正しい書き方、注意すべきポイント、封筒の記載方法、送付前のチェック項目までを実務目線で解説します。

送付状とは

送付状とは、請求書や契約書、見積書などの書類を送付する際に同封する書面のことです。「送り状」「添え状」「挨拶状」「カバーレター」などと呼ばれることもあります。
法律上、送付状の同封が義務付けられているわけではありませんが、ビジネスシーンにおいては送付状を添えることが一般的なマナーとして広く定着しています。

送付状を省略すると、相手に不親切な印象を与えてしまう可能性があるため、基本的には同封するのが望ましいといえるでしょう。

送付状を送る目的

送付状を送る主な目的は、「挨拶」と「通知」の2点にあります。

まず、送付状には挨拶の役割があります。直接手渡しできない代わりに、時候の挨拶や日頃の感謝を伝えることで、円滑なコミュニケーションを図る意味合いがあります。
また、「本来であれば直接お渡しすべき書類を送付する」という配慮を示す役割も担います。

加えて、送付状は同封書類の内容や目的を相手に伝える通知の役割も果たします。どのような書類を何部送付しているのかを明記することで、受け取り手は内容をすぐに把握でき、不足や誤りの確認もしやすくなります。

送付状を使うシーン

送付状は、企業間で書類をやり取りするさまざまな場面で使用されます。
代表的な例としては、請求書・契約書・見積書・納品書などを郵送するケースが挙げられます。

また、FAXで資料を送信する際には、本文に入る前に送付状を添えることで、送信内容や枚数を明確にできます。
そのほか、カタログや資料、商品サンプルなどの物品を送る際や、個人が企業へ履歴書・職務経歴書を送付する場合にも、送付状は有効です。

このように送付状は、相手への配慮と要件整理を同時に行えるツールとして、幅広いビジネスシーンで活用されています。

個人宛送付状の書き方

個人宛に書類を送付する際は、送付状（添え状）を同封するのがビジネスマナーです。
テンプレートを使用する場合も、宛先や送付内容は自社の状況に合わせて調整しましょう。

送付状は、主に以下の項目で構成されます。それぞれの記載方法と注意点について解説します。

日付

送付状の一番上に記載する日付は、実際に書類を送付する日を記載します。
郵送の場合は、ポストへ投函する日が基準です。

送付状を作成した日付を記載してしまうケースがありますが、これは誤りです。
同封書類の日付と揃える必要はありません。

宛名

宛名は省略せず、正式名称で記載しましょう。
「株式会社」を「（株）」、「サービスセンター」を「SC」と省略するのはマナー違反にあたります。

会社名だけでなく、部署名や担当者名が分かっている場合は、できる限り記載するのが望ましい対応です。

敬称は、以下を基準に使い分けます。

・会社名・部署名のみの場合：御中
・担当者名を記載する場合：様

【宛名の記載例】
・○○株式会社 ××事業部　〇〇様
・○○株式会社 ××事業部　御中
・○○株式会社 ××事業部　ご担当者様

作成者の連絡先・氏名

差出人欄には、住所、会社名、氏名を明記します。
あわせて、電話番号やメールアドレスなど、相手がすぐに連絡できる連絡先を記載しておくと親切です。

特に、書類内容に関する問い合わせが想定される場合は、連絡手段を明確にしておくことで、先方の確認負担を軽減できます。

前文

前文では、簡単な時候の挨拶とともに、日頃の感謝や書類送付の趣旨を述べます。

「拝啓」から書き始め、「ますますご清祥（ご健勝）のこととお喜び申し上げます」など、一般的な挨拶表現を用いるのが無難です。
「新春の候」「寒冷の候」など季節の言葉を用いる場合は、季節外れにならないよう注意しましょう。

前文は長く書く必要はなく、簡潔かつ丁寧な表現を心がけることがポイントです。

送付書類の一覧

送付書類は、箇条書きで記載し、冒頭を「記」、末尾を「以上」で締めます。
同封書類の並び順に記載すると、受け取った側が内容を確認しやすくなります。

また、書類名だけでなく枚数もあわせて記載しましょう。

【記載例】
・見積書　1通
・契約書（写）　1通

送付書類の一覧を明確にすることで、書類の不足や認識違いを防ぐことができます。

個人宛の送付状を作成する際のポイント

個人宛の送付状は、頭語 → 時候の挨拶 → 挨拶文（本文）の順で書き始め、用件を記載したあと、結語で締めるのが一般的です。
ここでは、個人宛の送付状を作成する際に特に注意したいポイントを解説します。

頭語・結語

頭語と結語には、決まった組み合わせがあります。誤った組み合わせを使わないよう注意しましょう。

代表的な組み合わせは以下のとおりです。

拝啓：敬具／敬白／拝具 など
謹啓：敬白／敬具／謹白 など
前略：草々

「拝啓」は、もっとも一般的で、個人宛の送付状でも幅広く使える頭語です。
一方、「謹啓」は、目上の方や取引先など、より丁寧さを求められる場面で用いられます。

なお、「前略」を使用する場合は、時候の挨拶を省略するのがルールです。
継続的にやり取りをしている相手や、ある程度関係性ができている相手に対して使用するとよいでしょう。

時候の挨拶

時候の挨拶は、送付状を送る時期に合った表現を選ぶことが大切です。
ビジネス文書では、次のように時候の挨拶に続けて、相手の健康や近況を気遣う一文を添えるのが一般的です。

「〇〇の候、〇〇様におかれましては、ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。」 「〇〇の候」に入る言葉は、季節や月ごとに使い分けます。よく使われる表現には、以下のようなものがあります。

1月：初春、新春、小寒、大寒
4月：春暖、春日
7月：盛夏、仲夏、大暑
10月：清秋、仲秋、菊花
12月：初冬、師走、寒冷

季節外れの表現にならないよう、送付時期と表現の整合性には注意しましょう。

挨拶文

個人宛の送付状では、挨拶文に使う言葉選びも重要です。
法人宛でよく使われる「ご盛栄」「ご繁栄」は、事業の発展を意味する表現であるため、個人宛には適しません。

個人宛の場合は、相手の健康や安否を気遣う表現を用います。

よく使われる表現例は以下のとおりです。

「〇〇様におかれましては、ますますご清祥（ご健勝）のこととお慶び申し上げます。」

このように、「ご清祥」「ご健勝」といった言葉を使うことで、個人に配慮した丁寧な印象の挨拶文となります。
送付状の挨拶文は長くなりすぎないよう、簡潔かつ形式に沿った表現を心がけることがポイントです。

個人宛の送付状を書く際の注意点

個人宛であっても、送付状はビジネス文書としての体裁を整えることが大切です。内容そのものは定型化しやすい一方、作り方や扱い方を誤ると、相手に余計な手間をかけたり、確認漏れの原因になったりします。
ここでは、実務上押さえておきたい注意点を3つに整理して解説します。

送付状は A4用紙1枚に収める

送付状は、A4用紙1枚に簡潔にまとめるのが基本です。
必要以上に長い説明を入れると、受け取った側が要点を把握しづらくなり、かえって不親切な印象につながります。

送付状の役割は、あくまで「何を同封したか」「何をしてほしいか」を端的に伝えることです。
補足説明が必要な場合でも、要点に絞り、詳細は同封書類側に記載するなど、情報の置き方を工夫するとよいでしょう。

送付状は パソコンで作成し、横書きを基本とする

送付状は、パソコンで作成し横書きとするのが一般的です。
社外向けの書類送付では定型フォーマットに沿って作成することが多く、PCで作るほうが誤記の修正や差し替えがしやすく、内容の統一もしやすくなります。

手書きでも失礼にあたるものではありませんが、書き損じのリスクや読みやすさの観点から、通常はPC作成が無難です。
特に、請求書・見積書・契約書など事務処理に直結する書類を送る場合は、体裁を揃える意味でもPC作成が適しています。

送付状は 同封書類の最上部に配置する

送付状は、封筒に入れる際に同封書類のいちばん上に置くのが基本です。
開封直後に送付内容の全体像（書類名・部数・目的）が一目で分かるため、相手が確認しやすく、書類の見落としや不足の発生も防ぎやすくなります。

複数書類を同封する場合は、送付状に記載した一覧と、実際の書類の並び順を揃えておくとより丁寧です。必要に応じてクリップ留めを行い、書類がばらけないよう配慮しましょう。

個人宛ての書類を送付する際の封筒の書き方

個人宛に書類を郵送する場合も、封筒の書き方はビジネスマナーの一部です。
宛名が分かりにくいと誤配や社内回付の遅れにつながるため、誰に・どこへ届けるのかが一目で分かるよう、必要事項を漏れなく記載しましょう。

封筒（表面）の書き方

封筒の表面には、送付先の情報を記載します。
基本は、住所 → 会社名 → 部署名 → 役職名 → 氏名（敬称）の順です。

会社宛ではなく「個人宛」であることが伝わるよう、可能な限り担当者名まで明記するのが望ましい対応です。

【会社内の個人宛の記載例】
・○○株式会社 ××事業部　部長 〇〇様
・○○株式会社 ××部　〇〇様

※個人名まで記載する場合、会社名の後に「御中」は付けません。
「御中」は会社や部署など“組織”宛の敬称であり、個人宛の「様」と併用しないのがルールです。

封筒（裏面）の書き方

封筒の裏面には、差出人（送り主）の情報を記載します。一般的には、住所・会社名・氏名を明記します。
返送が必要になる可能性がある書類（契約書など）の場合は、差出人情報がはっきりしていると、相手側の対応もスムーズです。

書類送付前チェックリスト

書類を送付する際は、内容が整っていても、細かな確認不足がトラブルにつながることがあります。
送付後に「宛名を間違えていた」「書類が足りなかった」と気づいても、取り戻すことはできません。そのため、封入・投函前に必ず最終確認を行うことが重要です。

以下では、書類送付前に必ず確認しておきたいポイントを整理します。

日付・宛名・差出人に誤りがないかを確認する

日付が実際の送付日になっているか、宛名や差出人情報に誤りがないかを確認しましょう。

頭語と結語の組み合わせが適切か

「拝啓」と「敬具」、「謹啓」と「謹白」など、頭語と結語には正しい組み合わせがあります。
形式面のミスは内容以上に目立ちやすいため、定型表現であっても見落とさずにチェックしましょう。

送付状に記載した書類名・枚数と、実際に封入した書類が一致しているかを必ず照合します。
複数書類を同封する場合は、順番が送付状の記載どおりになっているかも確認しておくと安心です。

誤字・脱字・表記ゆれがないかをチェックする

社名や人名、日付表記、敬称の使い方などに表記ゆれがあると、文書全体の信頼性を損ねかねません。
一度声に出して読み直す、第三者に目を通してもらうなど、送付前に最終確認を行いましょう。

これらのポイントを押さえてチェックすることで、形式面・内容面ともに整った送付状となり、相手にとっても確認しやすい書類送付につながります。

まとめ

個人宛に送付状を送る際は、形式を守りつつ、相手への配慮が伝わる書き方を意識することが重要です。
送付状は単なる添え書きではなく、挨拶と通知の役割を兼ね備えたビジネス文書であり、日付や宛名、敬称、頭語・結語の使い分けなど、基本ルールを押さえることで印象は大きく変わります。

また、A4用紙1枚に簡潔にまとめ、同封書類の最上部に配置するなど、扱い方にも注意が必要です。送付前には必ずチェックを行い、正しく書類を送付しましょう。

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