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「あの資料、どこに保存したっけ?」「最新版はどれ?」
このやり取りは、探す手間だけでなく、ルール不在による統制の抜け(シャドーIT)にも直結します。実際、共有ルールが整理されていない環境では、資料を探す・開いて確認する作業が日常的に発生し、業務時間のロスにつながりやすくなります。また、明確なルールと正規の共有手段が整っていないと、現場は私用チャットや個人アカウント、無料ツールへ流れやすくなり、情報漏洩の温床になり得ます。
本記事では、IT専任者がいない企業でも使えるファイル共有ルールのひな形と、形骸化させない運用基準(点検・是正)を「統制(ガバナンス)」軸で整理します。
ファイル名や保存場所が統一されていないと、検索しても目的の資料にたどり着けず、複数のファイルを開いて確認する作業が常態化します。こうした積み重ねは、個々の業務効率を下げるだけでなく、チーム全体の生産性にも影響を及ぼします。ルール整備は、単なる整理整頓ではなく、見えないロスを減らすための投資です。
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※本記事は一般的な情報提供を目的としており、最新情報や具体的対応は公式情報や専門家にご確認ください。詳細はご利用規約をご覧ください。
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