始末書とはどのような文書ですか？謝罪文とは違うのですか？

始末書は、業務上のミスやトラブルについて事実関係や経緯を整理し、反省と再発防止策を報告する正式な社内文書です。単なる謝罪文ではなく、問題を正確に記録し、組織内で共有・改善につなげることを目的として作成されます。

始末書にはどのような内容を書けばよいですか？

始末書には、宛名・提出日・氏名などの基本情報に加え、簡潔な謝罪、事実関係の説明、反省内容、再発防止策を順序立てて記載します。特に「いつ・どこで・何が起きたか」を客観的に示し、具体的な改善行動まで記載することが重要です。

始末書を書くときに注意すべきポイントは何ですか？

事実と主観を混同せず、言い訳や他責的な表現を避けることが重要です。また、感情的・過剰な表現ではなく、簡潔で落ち着いた文体で記載することで、誠意と文書としての信頼性を両立できます。

始末書の提出は法律上義務なのでしょうか？

始末書の提出自体に法律上の直接的な強制力はありません。ただし、業務上の指導として合理性や必要性が認められる場合は、業務命令として提出を求められることがあります。一方で、謝罪や反省の内心まで強制することはできません。

始末書テンプレートを使うメリットはありますか？

テンプレートを利用すると、必要項目の漏れを防ぎ、事実整理・反省・再発防止策を体系的に記載できます。構成が整うことで読み手にも内容が伝わりやすくなり、形式的な文章にならず実務的な始末書を作成しやすくなります。

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【無料テンプレート】始末書の書き方｜基本構成・注意点・法的効力まで解説

公開日2026/02/28 更新日2026/02/27 ブックマーク数

業務上のミスやトラブルが発生した際、「始末書をどう書けばいいのか」「そもそも提出は義務なのか」と悩むケースは少なくありません。
形式だけ整えた文章では誠意が伝わらず、書き方や運用を誤ると、思わぬトラブルにつながることもあります。

本記事では、始末書の基本的な考え方から、書き方・注意点、法的な位置づけまでを整理し、実務で迷わず対応できるよう解説します。

[ 目次 ]

始末書とは？

始末書とは、業務上のミスやトラブル、不適切な行為などが発生した際に、その事実関係や経緯を整理し、反省と今後の対応方針を文書で報告するための書面です。
単に謝罪の気持ちを伝えるものではなく、問題を正確に記録し、再発防止に向けた姿勢を明確にすることを目的とした、正式な社内文書として位置づけられています。

多くの企業では、口頭での説明や謝罪だけでなく、文書として提出することで、事案を組織として共有・管理し、同様のトラブルを防ぐための材料としています。
そのため、始末書には事実に基づいた客観的な記載と、今後の改善に向けた具体性が求められます。

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始末書を書く目的

始末書を作成・提出する主な目的は、問題そのものを処理することだけではありません。
まず、発生した事象について「いつ・どこで・何が起きたのか」を整理し、関係者間で認識のズレを防ぐ役割があります。

あわせて、当事者としての責任を明確にし、自身の行動を振り返ることで、再発防止に向けた改善意識を示すことも重要な目的です。
適切に作成された始末書は、上司や管理部門に対して誠意ある対応を示す手段となり、信頼関係の回復や組織内での円滑な問題解決につながります。

始末書を作成する主なシーン

始末書は、業務上のさまざまな場面で提出を求められることがあります。
代表的な例としては、重大なミスや確認不足によるトラブル、社内ルールやコンプライアンスに反する行為、取引先や顧客に迷惑をかけたケースなどが挙げられます。

また、遅刻や無断欠勤といった勤務態度に関する問題や、社内での不適切な言動が発覚した場合にも、状況の整理と反省を目的として始末書の提出が指示されることがあります。

いずれの場合も、感情的な弁解ではなく、事実を冷静に記載し、今後どのように改善していくかを示すことが重要です。

始末書の基本構成と書き方

始末書は、感情的に謝罪を述べる文書ではなく、事実の整理・反省・再発防止策を一貫して示すための報告書です。
そのため、一定の構成に沿って記載することで、読み手にとって理解しやすく、誠意も伝わりやすくなります。

ここでは、始末書に必要な基本項目と、それぞれの具体的な書き方のポイントを整理します。

始末書に必要な項目

一般的な始末書には、次のような要素を盛り込むのが基本です。

まず、宛名・提出日・所属・氏名を明記し、誰が誰に対して提出する文書なのかを明確にします。社内ルールに応じて、押印が求められる場合もあります。

次に、冒頭で簡潔な謝罪の言葉を記載します。長文にする必要はありませんが、迷惑をかけた事実に対する認識を示すことが重要です。

そのうえで、事実関係と発生の経緯を整理します。
いつ・どこで・どのような出来事が起こったのかを中心に、客観的に記載します。

続いて、今後の再発防止に向けた対応策を示します。
単なる反省にとどまらず、どのような行動を取るのかを具体的に記載することで、実務的な意味を持つ始末書になります。

最後に、締めの言葉として改めて謝罪と改善への姿勢を述べ、文書を結びます。

①状況内容の書き方

状況内容では、まず問題となった事実を整理して記載します。
このパートで重要なのは、主観や評価を交えず、事実のみを淡々と書くことです。

具体的には、「いつ」「どこで」「何が起きたのか」を時系列に沿ってまとめると、読み手が状況を把握しやすくなります。
原因や言い訳を先に書いてしまうと、事実関係が不明確になりやすいため、状況説明の段階では事実の記録に専念しましょう。

また、都合の悪い情報を省いたり、表現を曖昧にしたりすることは避ける必要があります。
始末書は信頼回復を目的とする文書であるため、正確性と客観性が何より重視されます。

②反省等の書き方

反省のパートでは、状況内容を踏まえ、自身の責任を認めたうえで謝罪の意を示します。
ここで重要なのは、分量よりも内容の誠実さです。

形式的な表現を並べるよりも、どの点について問題があったと認識しているのかを簡潔に示すことで、反省の姿勢が伝わります。
一方で、過度に感情的な表現や自己弁護につながる記述は控え、冷静な言葉選びを心がけましょう。

③今後の防止策の書き方

最後に、同様のミスやトラブルを繰り返さないための防止策を記載します。
この部分は、始末書の中でも特に重要なポイントです。

防止策は、「注意します」「気をつけます」といった抽象的な表現ではなく、具体的な行動レベルまで落とし込むことが求められます。
業務手順の見直し、確認フローの追加、上司や同僚との情報共有など、実行可能な内容を示すことで、再発防止への本気度が伝わります。

また、防止策を考える過程では、問題の原因を一段ずつ整理していくことで、表面的ではない対策を導きやすくなります。
始末書は単なる形式文書ではなく、業務改善につなげるためのツールとして活用する意識が大切です。

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始末書を書く際の注意点

始末書は、反省の気持ちを伝えるだけでなく、事実を正確に整理し、再発防止につなげるための文書です。
表現や書き方を誤ると、誠意が伝わらなかったり、形式的な文章と受け取られるおそれがあります。
以下のポイントを意識して作成しましょう。

事実と主観を混同しない

始末書では、発生した事実と自身の考え・反省を分けて記載することが重要です。
まずは「いつ・どこで・何が起きたのか」を客観的に整理し、そのうえで反省や認識を述べることで、読み手に状況が正確に伝わります。

言い訳を書かない

背景説明が必要な場合でも、他人や環境のせいにする表現は避けましょう。
自身の行動や判断に目を向けて記載することで、問題に真摯に向き合う姿勢が伝わります。

感情的・過剰な表現を避ける

始末書はビジネス文書のため、感情を強調した表現や口語的な言い回しは控えます。
簡潔で落ち着いた文体を意識することで、反省の意と文書としての信頼性を両立できます。

始末書の法的効力と人事担当者が知っておくべき知識

始末書は社内実務で広く用いられている一方、運用を誤るとハラスメントや懲戒権濫用といった法的リスクにつながる可能性があります。
人事担当者としては、始末書の位置づけや限界を正しく理解したうえで、慎重に運用することが重要です。

始末書の強制力はあるのか

始末書の提出を求めること自体に、法律上の直接的な強制力があるわけではありません。
ただし、業務上のミスや規律違反に対する指導の一環として、合理性と必要性が認められる場合には、業務命令として提出を求めることが可能とされています。

一方で、反省や謝罪といった内心の表明まで強制することはできず、その点を超えた運用は問題となるおそれがあります。

始末書と懲戒処分の関係

多くの企業では、始末書の提出を就業規則上の懲戒処分の一つである「譴責（けんせき）」として位置づけています。
譴責は比較的軽い処分ですが、懲戒処分として扱う以上、就業規則への明記と、処分理由・内容の妥当性が求められます。

事案の内容や過去の類似事例とのバランスを欠くと、懲戒権の濫用と判断される可能性があるため注意が必要です。

提出命令はパワハラになるのか

業務上のミスに対して始末書の提出を求めること自体は、直ちにパワハラに該当するものではありません。
しかし、事実確認を十分に行わず一方的に命じたり、過度な書き直しを強要したり、公開の場で叱責するような対応は、パワハラと評価されるおそれがあります。

始末書は制裁の手段ではなく、あくまで再発防止と業務改善を目的としたものである点を常に意識する必要があります。

従業員が提出を拒否した場合の対応

従業員には思想・良心の自由があるため、反省文や謝罪文の提出を強制することはできません。
そのため、始末書への署名や謝罪表現を拒否したことのみを理由に、直ちに懲戒処分を行うのは適切ではありません。

一方、提出を求めている内容が「事実経過の報告」に限られる場合は、正当な業務命令として扱われる余地があります。
この場合でも、拒否の理由や状況を踏まえ、処分の要否は慎重に判断することが求められます。

まとめ

始末書は、単なる謝罪文ではなく、事実を正確に整理し、再発防止につなげるための重要な社内文書です。
適切な構成と書き方を押さえることで、誠意や改善への姿勢が伝わりやすくなります。

一方で、運用を誤るとハラスメントや懲戒権濫用といった法的リスクを招く可能性もあるため、人事担当者は法的な位置づけや限界を理解したうえで慎重に対応することが欠かせません。
本記事で解説したポイントを踏まえ、始末書を「処分のための文書」ではなく、組織と個人双方の成長につなげるツールとして活用していきましょう。