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社員へ同じミスを繰り返させない為の「注意書（業務ミス・ハラスメント）」テンプレート

公開日2018/04/12 更新日2023/01/16
社員へ同じミスを繰り返させない為の「注意書（業務ミス・ハラスメント）」テンプレート

過失により会社に損害を与えた社員、あるいはセクハラやパワハラなどで周囲に迷惑をかけた社員に対して、懲戒処分を下すことがあると思います。しかし、その前に「注意書」で通知し、注意を受け入れたことを示す「注意承諾書」があると、後に裁判になった場合も安心です。

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作成：マネジー事務局（監修：西方克己／西方社会保険労務士事務所）
保有資格：社会保険労務士

便利なテンプレート：注意書（業務ミス・ハラスメント）

訴訟に発展したときにも安心

仕事上のミスや不始末、あるいはトラブルが発生したときには、一般的には「始末書」の提出で対応することが多いと思います。
「始末書」とは、会社に対して、問題やトラブルの一部始終を報告し、同時に反省や謝罪の意を表わすために提出する文書のことです。

始末書と同じようなものには、反省文、顛末書、詫び状、謝罪文などがありますが、「注意書」は懲戒処分後の対応、とくに訴訟に発展したときに備えての書類です。テンプレートには、以下の内容が記載され、自由にアレンジできるようになっています。


あなたは、平成●●年●●月●●日株式会社●●社への納品相違の件で多大なる過失を与え、
当社の信用や経営に対し損害を与えました。

最近の事務処理において、重大なミスが多発しており、
他の社員の仕事に影響を及ぼし社全体の利益損失につながる恐れがあります。

あなたは、平成●●年●●月より部下に対して、
業務上及び指導上必要かつ相当の限度を超えた内容と認められる行為があった事実が報告されました。
その行為は就業規則●●条に違反し、健全な職場環境を侵害する恐れがあります。

以下の点に充分留意し、今後も改善が見られない様であれば、
就業規則に基づき厳正に懲戒処分をしますので、注意願います」。

注意書を作成する際の注意点

始末書や顛末書、注意書などは、便箋に手書きをするのが正式なスタイルですが、最近は、パソコンでの作成も認められるようになっています。

部下に対し、「注意書」「注意承諾書」を作成・提出させる上で大切なのは、不始末やトラブルに至った経緯を正確に把握し、再発防止につながるような内容を明記しておくことです。

そのためには、他の社員への教育的効果も考慮にいれ、誰もが納得できる処分をすることが大切です。
文書を保存し、情報を共有化しておくことで、万一、同じ社員による同じミスやトラブルが再発したときには、より重い処分を課す場合の根拠とすることもできます。

大切なのは、ミスの原因や経緯を見極め、同じ過ちを二度と繰り返さない事です。原因がわかれば、予防対策を施すこともできます。
ぜひ、このテンプレートを参考に、社内文書として備えておくといいでしょう。

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作成：マネジー事務局（監修：西方克己／西方社会保険労務士事務所）
保有資格：社会保険労務士

便利なテンプレート：注意書（業務ミス・ハラスメント）

<その他のテンプレート>
役立つテンプレート「機密保持契約（退職時）」
役立つテンプレート「セクシュアルハラスメント防止規定」

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