機密文書の処理は万全ですか？

公開日2019/09/21 更新日2019/09/22

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機密文書や個人情報の漏洩事件は、年々増加する傾向にあります。情報漏洩は、企業に多大な損失をもたらすことがあるだけに、機密文書は安全に、確実に処理することが求められます。では、どのような処理方法があるのでしょうか。

目次【本記事の内容】

企業に求められる機密文書の適切な処理
自社での処理するメリットとデメリット
専門の処理業者に委託する方法
処理業者に委託する場合の注意点
まとめ

企業に求められる機密文書の適切な処理

企業にとっての機密文書とは、帳簿や伝票、契約書、顧客情報、個人情報などのほか、新製品の企画書や販売計画書などがあります。いずれも外部に漏洩してしまうと、企業に大きなダメージを与えることになるものです。

マイナンバー法の施行により、法定期限を過ぎた特定個人情報を含む機密文書は、速やかに破棄することが義務化されました。

それだけに、個人情報を含む機密文書の取り扱いは、リスクマネジメントの観点からも、適切に処理をする必要があります。同時に、セキュリティ対策の徹底も必要となっています。

自社での処理するメリットとデメリット

では、機密文書を処理する方法について見ていきましょう。文書の処理には、自社で処分する方法と、処理業者に委託する方法があります。多くの企業は、シュレッダーなどによって自社で処分しているのではないでしょうか。

自社での処理は、一見すると情報漏洩のリスクが最も低く、コスト面でも安上がりに見えます。ところが、処理を行う社員の負担は意外に重く、実は情報漏洩という点でも、約7割が「内部社員の故意または過失によるもの」という統計データもあることから、決して安全とはいえません。

機密文書を、うっかり普通の紙ごみ一緒に出してしまうこともないとは言い切れません。

東京商工リサーチの「上場企業の個人情報漏洩・紛失事故」調査によると、2012年～2015年で発生した情報漏洩・紛失事故288件のうち、紙媒体による「紛失・誤廃棄」が132件（45.8％）で、半数近くを占めていました。

専門の処理業者に委託する方法

では、処理業者に委託する方法はどうでしょうか。処理方法としては、裁断機を搭載した車両が事業所まで出向く移動式裁断、収集運搬業者や処理会社が事業所から機密文書を回収して粉砕処分する定置式粉砕、製紙工場などでパルパーに機密文書を投入する直接溶解、焼却処理などがあります。

いずれの処理方法も、自社で行うよりはコストアップとなります。また、セキュリティの面でも業者によってバラつきがあるため、一概に安全とは言い切れず、それぞれ一長一短があります。

業者に委託する場合は、処理方法とどのようなセキュリティ対策を施しているのかを、しっかりと見極める必要があります。

処理業者に委託する場合の注意点

機密分文書の処理を、外部の業者に委託する場合は、まず適切な業者を選定することが大前提です。「廃棄書類の運搬作業中の落下・散乱」「機密文書が入ったPCがデータを削除されずにリサイクル店に流出」といった、処理業者による漏洩事故もあるからです。

リスクを少なくするには、情報セキュリティマネジメントシステム認証のISO27001、あるいはプライバシーマークといった第三者認証を取得している業者を基準に選ぶのも良いでしょう。

また、委託契約時には、秘密保持義務、事業所内からの機密文書の持出しの禁止、個人情報の目的外利用の禁止、再委託における条件（再委託時には事前に書面で同意を得ること）、漏洩事案等が発生した場合の委託先の責任、委託契約終了後の機密文書の返却または廃棄、従業者に対する監督・教育、契約内容の遵守状況について報告を求める、などについて、文書で確認しておくことも大切です。

意外に見落としがちなのが、廃棄業者の再委託先、再々委託先の管理です。処理が完了するまでの経由先が多ければ多いほど漏洩のリスクは高くなります。情報漏洩の責任は、委託元にありますから、委託契約書には、再委託の場合に書面で同意を得ること、再委託先への立入検査を実施する権利について定めていることがポイントとなります。