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社内連絡の効果的な方法について：専門家の回答は？

公開日2019/10/09 更新日2019/10/10
社内連絡の効果的な方法について：専門家の回答は？

社内連絡については、社内掲示板への掲載やメール送信など、担当者はさまざまな方法で発信しているようです。しかしそれが、社員に本当に伝わっているかとなると、自信が持てない担当者の多いのではないでしょうか。今回は、3人の専門家が、回答を寄せています。

Q：社内の有効な情報共有方法について

規程や業務フロー等を変更した際に、総務部発信で社内の掲示物やグループウェアを使用して社内周知をしているのですが、なかなか周知が徹底されずに困っています。

変更した内容を、従業員に必ず見てもらえ、可能な限り実行してもらえるような方法はないものでしょうか？

顧問先の事例や、個人的なご意見などでもよいので、何か良いアイデアや事例などがございましたらご教授ください。

A：浸透しない原因があるのではないでしょうか。

発信された情報がなかなか浸透しない点について、いくつかの原因があると思いますので、原因ごとに対策を記載致します。

1.そもそも掲示板自体を見ない

　・見ることを促すには、タイトルの工夫が効果的です。簡単にできるところでは、【要確認】とタイトルにつけることなどです。

　・掲示版での連絡事項が多い場合には、ルール決めもよいと思います。知っているだけでよい【報知】、業務が変更になる【業務指示】などです。

2.掲示板は見ているが、内容がわかりづらい場合

　・利用者目線に立って、何をどの手順で確認すればいいのかを見直しましょう。

　・意外に多い失敗が、実行手順を時系列に書いていないか、書かれていても順番に実行できない、規定などの場合は変更点がどこかわかりづらいというものす。

　・実行されてない、読まれてない場合には、現場にヒアリングして、ちゃんと理解されているか、を確認するとよいと思います。ミスコミュニケーションは当たり前に起こる、という前提で考えましょう。

3.内容はわかりやすいが、掲示板で確認しなくてもよいと思っている

　・管理部門が親切だと起こりがちです。困ったら電話で聞けばいい、ごねたら管理部門が全て代替してくれる、という場合です。

　・この場合は、質問がきても、掲示板を見るよう促す、頼られても対応しないという荒療治も必要です。私も薬局チェーンの管理部門にいた際にはこの状態だったので、会議でしっかりと趣旨を伝える→掲示板に書かれたことは掲示板を見るようにする→問い合わせが来ても対応しない、などを行って、少しずつ現場がやるように仕向けて行きました

4.規定やプロセスを知らなくても困らない

　・3と似た感じですが、困る仕組み作りをします。

　・例えば、ルールを守らない人や部門を経営会議などで発表する、など。

以上、ご参考になれば、幸いです。

濱口 誠一（中小企業診断士）先生の回答

重要度のレベル分けと通知機能の採用

澤口誠一先生の回答は、まず、社員に連絡事項が届いていない原因を探り、そこを改善していくということです。

次に、西方克巳（社会保険労務士）先生の回答ですが、ご自身が人事時代に修得した、社内連絡のコツを、重要度のレベル別に提示されています。

レベル1：単に周知すればよいもの（イントラ等に掲載するだけ。他の重要案件を際立たせるために、とても重要）

レベル2：守っていただかないと、業務に支障をきたす場合（イントラ等に掲載の上、説明会も何度か行い、参加していただく）

レベル3：絶対に見て理解していただかないといけない、超重要事項（社長名でイントラ等に掲載する）

桑野真浩（社会保険労務士）先生の回答も、シンプルですが、すぐに試してみたくなるようなアドバイスです。

見てもらうためであれば「アラート、通知機能を使う。チャプター毎に確認ボタンを設定する」というものです。これなら、費用を追加することもなく簡単にできます。

まとめ

総務担当者にとっては、社内連絡が業務の全てではなく、多くの業務を抱えているうちのほんの一握りでしかないかもしれません。しかし、これも大切な業務。伝えるべき連絡事項を、社員に確実に見てもらうためには、それなりの工夫が必要なようです。

もちろん、発信した連絡事項は、全て目を通してもらうことが前提ですが、重要度別に差別化することも一つの方法です。3人の専門家のアドバイスを参考に、担当者の真摯な姿勢と独創的なアイデアアで乗り切ってください。

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