採用管理システム（ATS)を導入する4つのメリット

人事採用担当者は、採用における諸業務に膨大な作業と調整に膨大な時間をかけています。今回はそれらの諸業務を効率化する目的で開発されている「採用管理システム」に着目し、システム導入によって、得られるメリットやシステムの選び方について解説します。

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採用管理システムとは？

採用管理システムとは、企業における人材の採用活動を、円滑化・効率化するためのサポートシステムのことです。

導入により、求人情報の発信、求職者の情雇用、採用選考の進捗状態、面接時の採用担当者の評価などを一括してシステム上で管理できるので、現在では多くの企業が活用しています。採用時の情報管理を応募者ごとに行うので、採用管理システムは「応募者追跡システム（ATS：Applicant Tracking System）」と呼ばれることも多いです。

採用管理システムの種類・・・クラウド型とオンプレミス型

採用管理システムには、大きく分けて「クラウド型」のシステムと、企業が保有する情報システムの設備にインストールして運用を行う「オンプレミス型」のシステムがあります。

クラウド型は、インターネット上にある業者が構築した情報システムを活用するので、導入にあたって特別大きなコストは発生しません。ただし、サービス提供業者に対してサービス利用料金を毎月負担する必要があります。

一方、オンプレミス型は、月々の利用料は必要ありません。しかし、社内の設備にインストールし運用することになるため、社内業務が増えてきます。

クラウド型とオンプレミス型はどちらも長所、短所があるため、採用管理システムの導入を考える場合、どちらが適しているのかを慎重に検討する必要があるでしょう。近年ではクラウド型が主流になりつつあります。

採用管理システムを企業が導入するメリット①・・・採用活動の効率化

では、こうした採用管理システムを企業が導入すると、どのようなメリットがあるでしょうか。

メリットの1つとしてあげられるのは、採用活動における手間の削減です。採用管理システムが未導入の場合、企業の採用担当者は多様な作業をこなすために膨大な時間がかかります。例えば、求人情報の作成・管理、応募者が送付してくる膨大な書類の処理、面接のスケジューリング、求人媒体との打ち合わせ、面接担当者間の情報共有を図るための調整などの作業が必要です。

大企業であれば財務体力もあるため、採用担当係を多く配置し、自社だけで十分な採用活用を行えるでしょう。しかし中小企業の場合、それだけの人的資源を有していません。そのため、採用活動に十分な注力ができず、人材確保の難しさにつながることが多いです。

採用管理システムを導入すれば、求人に必要となる各種作業は、すべて情報管理システムを通して一体的、効率的に行えます。採用担当者が少なくても、クオリティの高い採用活動を行えるのです。

採用管理システムを企業が導入するメリット②・・・応募者へのレスポンスの迅速化

企業が出している求人情報には、求職者からの問い合わせが多数送られてきます。場合によっては、採用担当者がメールチェックを忘れる、返事を出すのが遅れるなどして、応募者へのレスポンスに時間がかかることもあるでしょう。

しかし反応が遅れると、求職者はその間に他の企業と採用の手続きを進めてしまい、優秀な人材を逃す恐れもあります

採用管理システムには応募者とのコミュニケーションも管理機能に含まれているので、導入により、連絡することを忘れる・遅れるといった事態を避けやすいです。素早いレスポンスをすることは、応募者に対して「この企業は信用できる」というイメージを持ってもらう機会ともなり得ます。

採用管理システムを企業が導入するメリット③・・・応募者情報の一括管理を実現

応募者の情報を採用担当者間で共有しやすいというメリットも大きいです。応募者ごとの採用プロセスを一元管理できるので、採用担当者が同じ情報を瞬時に共有できます。

応募者が採用に至るまでは、履歴書の評価、筆記試験、一次面接、二次面接、役員による面接など、複数の段階を経るのが一般的です。応募者ごとに、現在どの採用段階にいて、各段階で応募者についてどのような情報が得られたのかを管理するのは、実際のところ多大な労力を費やします。

しかし情報管理システムを導入すれば、こうした管理を一括して行えるので、作業負担が大幅に軽減できるのです。

採用管理システムを企業が導入するメリット④・・・応募者情報データの蓄積から分析が可能

採用管理システムのメリットとして、分析機能があることもあげられます。蓄積された応募者のデータからさまざまな分析を行い、分析結果をその後の採用活動に活かすことができます。例えば、利用した求人媒体ごとの応募率や採用率を算出すれば、今後どの採用媒体を利用すべきかを判断するための材料になるでしょう。

また、採用管理システムには、採用活動に関するすべての情報が蓄積されます。それらの情報を分析すれば、どうすればより優秀な人材を獲得できるかのヒントが得られることもあるでしょう

自社のフェーズに合わせた採用管理システムの選び方

採用管理システムは多くの種類があります。その中から自社に合ったものをどのように選べばよいのでしょうか。

まず検討すべきなのは、自社の企業規模や雇用形態です。採用管理システムには、大企業に向いたものと中小企業に向いたものとがあります。また、新卒、中途、アルバイト、リファラルなど得意とする雇用形態がありますので、それぞれ自社にあったものを選びましょう。

また、例えばエンジニアを採用する企業なら、エンジニアのプログラミングスキルをテストして評価できる、エンジニアに特化した採用管理システムもあります。

機能や操作性、セキュリティも重要な判断材料となるでしょう。

見落としやすいのが、求職者にとっての使いやすさです。求職者は、採用管理システムが出力したページによって求人情報の詳細を確認します。したがって、出力される求人情報の見やすさやわかりやすさ、応募のしやすさなどについても、採用管理システムを選ぶ際の重要な判断材料になります。

まとめ

採用管理システムを導入することで、企業の採用活動における作業効率を大幅に改善できます。特に人手不足が続く中小企業では、採用活動にそれほど人を割けないのが実情でしょう。採用管理システムを活用すれば、人的資源を多く割り当てなくても、質の高い採用活動を行えます。

ただし、採用管理システムには、ランニングコストがかかることや、導入の際にシステムの操作になれるための研修が必要なこと、といったデメリットがあるのも事実です。導入する場合は、メリットとデメリットの両方を踏まえておく必要もあるでしょう。