在宅勤務に変わった際、定期代ってどうなる？



新型コロナウイルスの感染拡大によって、多くの社員への在宅勤務が余儀なくされました。出社を前提とした勤務者への通勤手当を支給している企業は、就業規則内の「定期代（通勤手当）」の規定を早急に変更しておく必要があります。週に2日程度の出社しかない場合や、すでに6カ月定期券を購入している場合など、在宅勤務に変わった際の定期代をどうするのかについて解説します。

在宅勤務期間の定期代は支給する？しない？

多くの企業が定期代の全額または一部負担を行っているので、在宅勤務期間でも定期代を支給するべきか、しなくてもよいのか迷うところではないでしょうか。定期代は、言うまでもなく通勤手当として一定額を支払うものです。在宅勤務により出社日が少ないケースでは、基本的には定期代を支給する必要はないでしょう。

そもそも、労働基準法では、定期代などの通勤手当の支払いを義務付けているわけではありません。しかし、ここで注意しておきたい点があります。

就業規則において、「勤務体系の違いにかかわらず一定額の通勤手当を支給する」といった規定がある場合や、支給要件への言及がなく「定期代を一律支給する」といった規定がある場合は、定期代を支給する義務が生じる可能性があるので注意してください。

在宅勤務日数が多ければ交通費を実費で支給する

週に2回程度の在宅勤務であれば、定期代はそのままにしておいてよいでしょう。週に1回、2回など、企業の都合によって出社を求める場合は、実費を支給するのが一般的です。

各企業によって定期代の何割を負担しているのかは異なるため、全額負担をしているなら交通費の全額を支給する、半額負担なら半額支給するなど、従来支給しているパーセンテージを採用して支給するのもよいでしょう。

定期券の払い戻しは可能？

在宅勤務に変わったことで定期券が必要なくなった場合、払い戻しすることが可能です。あらかじめ在宅勤務を想定していた企業であれば、計画的に短期間の定期券を購入していたかもしれません。

しかし、コロナウイルスの影響で急遽在宅勤務に変更した企業では、6カ月定期券を購入していることが多いものです。経費を無駄にしないためにも、各鉄道会社の規約を調べ、払い戻しできるかを確認しましょう。

一例として、『JR東日本』と『国際興業バス』の定期券の払い戻しについて紹介します。

【JR東日本】

“不要となった定期券は、有効期間が1カ月以上残っている場合に限って払い戻しいたします”

払戻額＝定期券発売額－使用済月数分の定期運賃－手数料220円

上記のように、すでに使用した月数分の定期運賃と手数料220円が差し引かれます。また、使用月数が1カ月に満たない場合でも、1カ月分が差し引かれて払い戻しされます。

月単位で何日出社する予定があるのかを計算し、実費支給のほうが安いようであれば、定期券の払い戻しを検討しましょう。ほかにも、Suica定期券の払い戻しも可能ですが、公的証明書（免許証等）が必要となり、代理人の場合は委任状や代理人本人の証明書が必要となります。

【国際興業バス】

“定期券の発売額より、利用開始日からの経過日数分の往復運賃(基準となる現金片道運賃の2倍)と手数料(530円)をお引きした金額を払い戻しいたします”

定期券の発売額-利用開始日からの経過日数分の往復運賃-手数料530円

「彩京のびのびパス」は経過日数分ではなく、6,370円×払い戻し月を含む月単位で差し引かれるので注意してください。

定期券の発売額-（6,370円×利用開始月からの経過月数分）-手数料530円

払い戻し日が月初めだった場合でも1カ月分がまるまる差し引かれるので、早い段階で払い戻し手続きを行いましょう。各交通機関の定期券の払い戻しに関する詳細は、該当会社のホームページにてご確認ください。

就業規則の規定の見直し・変更

在宅勤務に急に変更する際は、必ず就業規則内の定期代（通勤手当）の規定の見直しや変更を行いましょう。何日以下の出社で実費精算にするのか、在宅勤務中におけるなんらかの業務で交通機関を使う場合はどうするのかなど、想定できる項目を明確に規定しておくことが大切です。

また、実費精算するタイミングなどについても規定しておくと、スムーズに対応できるでしょう。

まとめ

急激な社会情勢の変化により在宅勤務を余儀なくされる企業が多いため、「定期代のことまでは考えていなかった」というケースがあるようです。就業規則の通勤手当を在宅勤務に応じて変更していなければ、定期代を支払う義務が生じる可能性もあるので注意してください。

週に2日以下の出社であれば、各交通機関の払い戻し条件を確認し、定期券の解約や実費支給を検討するとよいでしょう。その際は、定期代と実費支給のどちらの費用負担額が安いのかを比較してください。払い戻し日・月のタイミングによっては、払い戻し額が大幅に減ることがあるため、早めに対応しておきましょう。

※各交通機関の定期券の払い戻しに関する詳細は、該当会社のホームページにてご確認ください。