ワークフロー活用による「働き方改革」と「ビジネス効率化」

公開日2018/07/25 更新日2018/11/21

経営企画

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2016年に「働き方改革」が提唱され、その注目度の高さは説明するまでもありません。
「働き方改革」を実施しなければならない理由としては、労働力人口の減少、少子高齢化、労働生産性の低さ、長時間労働などの背景があります。いずれも大きな社会問題ですが、特に「労働生産性の低さ」が改善すべき対象として注目されています。
日本の労働生産性は、「OECD加盟35カ国中22位」「先進7カ国(G7)では最下位」という非常に低いポジションに位置しています。「働き方改革」において、「長時間労働是正」のためには「労働生産性向上」が必要だと考えられており、企業では、場所や時間に縛られない多様な働き方や、効率良く仕事を行える環境作りが求められています。

一般的に生産性の向上を図るといえば、『各個人のスキルアップ』　『組織・体制の見直し』『無駄な人員の削減』『従業員のモチベーションアップ』　などがあげられます。しかし、長年の経験で培ってきたスキルを新入社員が一朝一夕で身につけることは困難ですし、急な組織変更やリストラも現実的ではありません。

では、どのようなことをすれば生産性は向上するのでしょうか。
実は大きな改革に取り組む必要はなく、日常業務の中に紛れ込んでしまっているちょっとした「ムダ」を見直すだけで、大きく業務を変えることにつなげることができるのです。
そこで、労働生産性を向上させるツールとして「ワークフローシステム」が注目されています。

オフィスに縛られない業務手続きの実現

ワークフローを導入することで、業務の手続きがテレワークでも行える環境になり、柔軟な働き方を実現しやすくなります。
外出などオフィス不在による業務停滞の改善にもつながります。
申請業務のほかに、承認・決裁業務がオフィス外でも可能になるため、会議や打合せで自席を外しがちな管理職の業務効率化にも繋がります。

「紙の電子化」ではなく「業務の電子化」へ

紙での業務には、人手が多く介在するため、さまざまな面で非効率さが目立ちます。紙の書類を電子化しペーパーレス化を実現すれば、無駄な作業が大幅に減るはずです。
しかし、紙の書類をExcelやWordのドキュメントファイルに置き換えても、業務そのもののやり方を変えなければプリントアウトした紙の書類が社内の各所で積まれるだけで、単に紙を電子化するだけでは業務量はさほど減りません。
ペーパーレスの真の目的は、「業務そのものの電子化」であります。
ワークフローシステムで電子処理することで、人手に頼っていた業務フローを大幅に効率化できます。
業務の滞りやミスを排除できるとともに、どこで業務が滞っているかを一目瞭然で見分けられるようにもなります。

業務フローを見える化