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労務管理リスクから従業員と会社を守るには?手厚い導入支援が勤怠管理を成功させる秘訣!

公開日2021/01/19 更新日2023/01/10
労務管理リスクから従業員と会社を守るには?手厚い導入支援が勤怠管理を成功させる秘訣!

「勤怠管理」というと何を思い浮かべますか?多くの人は、従業員が打刻したタイムカードによる勤務時間の集計や出退勤の記録、それをもとにした給与計算を思い浮かべるでしょう。

しかし、それだけで本当に「勤怠を管理している」と言ってよいのでしょうか。

正しい理解に基づいて勤怠管理を行わないと、労働基準法をはじめとしたコンプライアンス違反に問われる可能性もあります。

今回は、本来行うべき勤怠管理や、そのためのシステム導入を成功させる秘訣について、勤怠管理システム「BizWork+」を提供している株式会社ウェブサーブ代表取締役の鈴木孝裕氏にお話を伺いました。

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本当の勤怠管理とは

― 本来、勤怠管理業務ではどういったことをすべきなのでしょうか。

勤怠管理システムは、総務や労務など、給与計算を担当するスタッフが使うものという認識を多くの人が持っていると思います。なぜかというと、給与計算には、基本給などの固定費以外に、残業時間や割り増し費用が発生する深夜帯の労働時間といった人や月によって変動する情報が必要になるからです。

問題は、その給与計算業務の効率化に満足するだけにとどまってしまい、労務マネジメントができていないことにあります。コンプライアンスを遵守するための勤怠管理になっているのかどうかということです。

― 事務処理にとどまらず、コンプライアンスを遵守することが管理だということですね。確かに現場では労基法を意識して残業をコントロールするのは難しいと思います。

そうですね。現場の上司が部下に対して仕事を指示し、残業を許可することによって各人の労働時間が決まりますので、管理部門のスタッフにとって労務マネジメントの内情は見えないのです。

労務管理意識がないまま現場に残業申請作業などをまかせてしまうと、36協定や有給休暇5日取得義務が守られないといった労務リスクが発生しやすくなってしまいます。
労務管理リスクから従業員と会社を守るには?手厚い導入支援が勤怠管理を成功させる秘訣!

― 勤怠管理がうまくいかずコンプライアンス違反が発生すると、どのようなリスクがありますか。

まず、労働基準監督署から是正勧告を受けます。悪質な場合は書類送検され、有名企業や大企業の場合は、新聞やテレビで報道されることもあります。ブラック企業というレッテルを貼られてしまうと、当然、会社のイメージもダウンし、売上への悪影響や、優秀な人材が確保できなくなるといった悪循環に陥ります。

そうならないためにも、会社全体、ひいては従業員自身が当事者意識を持って、労務管理意識を醸成し、取り組んでいく必要があるわけです。

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従業員に労務管理意識を浸透させるには

― 新たな勤怠管理システムを導入しても、うまくいかない企業もあると聞きます。その理由や妨げとなっている要因についてお聞かせください。

過去に大規模なシステムを導入した経験があって、従業員に対してどのようなサポートが必要なのかがわかっている企業は、導入支援の大切さをよく理解されています。例えば生産管理システムですと最低1年間の導入支援が必要ですし、導入支援費用だけでも1000万円ぐらいは普通にかかります。

逆に、そうした大規模システムの導入経験のない企業では、勤怠管理システムであっても導入支援の必要性が理解されずに、コスト圧縮のために最初の基本操作の説明を済ませてしまうと、あとはマニュアルを渡して終わりというところもあります。

そうなると、従業員に労務管理意識を浸透させることができず、導入から1カ月後には表計算ソフトで勤務時間を集計するといった導入前の状態に戻ってしまっていた企業も実際にありました。

このような導入後の定着の部分に要因があることが多いようです。

― 導入を成功させるためにはどうすればよいのでしょうか。

一つは導入時のプロジェクトに総務系の役員の方に入ってもらい、システム導入の理由や目的を全社員に向けて説明してほしいとお願いしています。給与計算しかできていなかったときには、労務管理リスクが実は起きていて、表面化していなかっただけであり、今後は労務マネジメントサイクルを回すことが経営戦略であることをトップダウンで発信してもらうのです。

二つめは、新システムの導入で現場に負担が増えるという不満も出てくることが予想されますが、これまでが手を抜いていた状態であって、何ら負荷を強いているわけではないことを理解してもらうことです。

ホワイト企業だと労務費がかさむと勘違いされがちですが、ホワイトになればなるほど時間外労働をしなくて済むように労働生産効率を上げることが真の働き方改革です。従業員の負担が減って、効率化が進めば利益が出るし、従業員にも還元されるという好循環が生まれます。そうした理解があれば、労務管理意識が根付くのではないでしょうか。

ただ、さきほども申し上げたように勤怠管理システムの導入にあたってサポートが貧弱だと、労務管理意識が浸透せずに、せっかくのシステムもムダになりかねません。

そうした課題を解決したい企業さまにおすすめしたいのが、「BizWork+」です。「BizWork+」なら6カ月間の手厚い導入支援で労務管理意識を浸透させることが出来ます。

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勤怠管理システム「BizWork+」の詳細はコチラ!

テレワークにも対応する豊富な機能

― 「BizWork+」の機能や特徴、導入コストについて教えてください。

テレワークだと、勤務状況の把握が難しいと感じられている企業さまも多いと思います。「BizWork+」では、パソコン監視システム「LOOOC(ルック)」(コムソル株式会社)と連携し、遠隔においても業務開始時間と終了時間を正確に把握することができます。そのほかにもさまざまなタイムレコーダ機能があり、企業さまの運用スタイルに合わせて組み合わせることができます。

自社に合うタイムレコーダは??>>>


労務管理リスクから従業員と会社を守るには?手厚い導入支援が勤怠管理を成功させる秘訣!

普通、業務用システムというのはライバル社に真似されるのを嫌って、機能などをあまりオープンにしないのですが、「BizWork+」はホームページで全機能を公開していますので、ぜひ一度ご覧いただければと思います。
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「BizWork+」機能一覧はコチラ>>>


ほかにもホームページでは導入企業の「お客さまの声」をご紹介しております。すべて実名でご登場いただいており、これも信頼の証しだと自負しております。

「お客さまの声」はコチラ>>>


そうしたお客さまから一番喜ばれているのが、まずは6カ月間という手厚い導入支援です。

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「BizWork+」でも最初の3日間は集中的に全機能の説明と主要なマスターを設定して1回目導入支援を終えます。その後、1カ月後ほど経過して2回目の導入支援に伺うのですが、ほとんどの場合、設定内容は前回のままです。その理由としては、「忙しい」「どう設定していいか分からない」というものでした。

また、システムを使い始めると運用上の疑問点が多く出てきます。その際、相談する相手がいないと挫折の原因になります。勤怠管理システムの機能と自社の運用ルールをどうマッチさせるのかも重要なのです。

残業の申請や承認は、各部署で行う必要があります。上司は36協定の上限時間を意識して、部下に残業を指示しなければなりません。「BizWork+」はお客さまと一緒になってプロジェクトを組み、これらの運用上の課題に対しても支援を行います。

そのようにして全社で新システムが使えるようになり、月度締めも問題なく完了、給与計算ソフトとの連携までを考えると半年間はあっという間です。だからこそ「BizWork+」は6カ月間の導入期間を設けているのです。

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次にコストパフォーマンスの部分です。「BizWork+」の基本パッケージは75万円(税別)と定額であり、従業員数が増えてもコストは変わりません。1000人、2000人規模の従業員がいらっしゃる大企業ほど割安に感じられると思います。
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また、「BizWork+」は経産省の「IT導入補助金(サービス等生産性向上IT導入支援事業)」の「C類型-2」にも選ばれており、2020年は導入いただいた5社で計1500万円の補助金獲得のお手伝いができました。補助金なども上手に活用して、ぜひ勤怠管理のDXを推進してもらえればと思います。

まとめ

ウェブサーブ株式会社の鈴木孝裕氏のお話から、新たな勤怠管理システムの導入にあたっては、何よりも従業員全員に労務管理意識を浸透させることが重要であることがわかりました。

もし、それができない場合コンプライアンス違反を引き起こしやすく、労務管理リスクから従業員や会社を守ることもできません。

それを防ぐには、6カ月間の導入支援がある「BizWork+」が非常に効果的であり、コストパフォーマンスにも優れています。勤怠管理システム導入をお考えの企業さまはぜひ「BizWork+」を検討してみてはいかがでしょうか。


記事広告提供元:株式会社ウェブサーブ
掲載期限:2023-07-21

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