多様な働き方に応じたオフィスづくりに欠かせない入退室管理システムとは？

新型コロナウイルスの影響が後を引く中、サテライトオフィスでのリモートワークや時差通勤など、多様な働き方が多くの企業で浸透してきました。しかし、このような働き方に対応したニューノーマル時代にふさわしいオフィスづくりは、まだまだ対応しきれていないのが現状です。

こうした中でもオフィスや業務用施設のセキュリティをないがしろにすることなく、従業員の安全や企業の機密情報を守ることが重要になっています。

今回はウィズコロナで生まれた非対面・非接触需要に配慮しながらも、多様な働き方に応じて柔軟なセキュリティ対応が求められている「入退室管理システム」についてお伝えします。

オフィス空間の多用途化による入退室管理の課題と、ウィズコロナで生まれた非対面・非接触需要

新聞やテレビなどの報道でも一時期はよく耳にしましたが、新型コロナウイルス感染拡大の際には、都心部の企業を中心としてオフィスの移転や縮小などが相次ぎました。企業活動を維持するためには、社会情勢やビジネスを取り巻く環境の変化に対し、いち早くかつ、柔軟に対応する必要があります。

オフィスや業務用施設は以前と比べると多用途化しているほか、執務以外の役割を持つ空間が併設されるなどの変化を遂げています。それに伴い、入退室管理においても、これまで以上にきめ細かな対応が求められています。

従業員の入退室管理であれば、働き方が多様になるにしたがって、雇用形態や職位に合わせて、立ち入りが許されるエリアはもちろん、入室が可能となる時間についても制御が求められるようになっています。さらに、複合用途のオフィスでは従業員以外のゲストや出入業者の出入りが多くなる場合もあり、ISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）の観点からも、厳格なアクセス制御や履歴管理が必要です。

また、オフィスや業務用施設に出入りする際、業者や来訪者などの一時利用者は通常、受付や警備員から施設に入室するための入館カードを受け取ります。しかし利用者は、入館のために受付に並んでカードを受け取るという煩わしさがあります。管理者においても、受付や警備員を常駐させるためのコスト負担が伴います。また、紙ベースでの入退室管理は、施設のセキュリティが、ずさんになりがちです。非対面・非接触対応が当たり前の時代となった今、人件費をかけて入退室の際に有人対応を行う必要が本当にあるのか、オフィスのあり方が見直されるようになっています。

ニューノーマル時代では、上記のようなさまざまな課題や需要に対して、どのような入退室管理システムを導入することで対応していけるのでしょうか。

ニューノーマル時代の入退室管理システム選択のポイントとは？

入退室管理システムは、専用のサーバーで管理するタイプのものがほとんどですが、一口に入退室管理システムといっても、自社施設内に専用サーバーを設置して管理・運営するオンプレミス型や、最近ではクラウド型のサービスを利用するSaaS型、その両方のメリットを備えた自社管理のクラウドサーバータイプなど、さまざまな種類があります。

導入にあたっては、自社の既存設備やシステムに後付けができるかどうか、自社の入退室管理に沿った運用が可能かどうか、サーバーの運用・管理ができる人材の有無、コスト面での優劣など、複数の要素を揃えて検討することが重要です。

また、機能面においてもさまざまなポイントがあります。

従来の常時利用者向けのICカードを利用した認証システムだけではなく、非対面・非接触運用に対応するため、一時利用者向けのPINコード（暗証番号）やQR(※1)コードなど、マルチ認証による柔軟な運用が実現できるかどうかもポイントです。近年では利便性とセキュリティを兼ね備えた生体認証など、多様な方法で本人確認を行う需要も生まれてきています。

さらに、システム拡張が自由に行えるかどうかも見極めておきたいところです。システム拡張によってほかのサービスと連携することができれば、オフィスの業務改善や施設の付加価値向上にもつながります。ニューノーマル時代の入退室管理システムは、ただ人の出入りを管理するだけではなく、受付や警備員の人件費削減、バックオフィスの管理担当者の業務削減など、よりスマートな入退室管理が実現できるようなフェーズになっています。

クラウドで柔軟な入退室管理を実現、多くの導入実績を誇る「RemoteLOCK OfficeUP（リモートロックオフィスアップ）」

オフィスの役割の変化や、働き方・雇用形態の多様化に対応した入退室管理を可能とするには、前述のようなさまざまなポイントがあることがわかりましたが、これらを解決してくれる入退室管理システムとして「RemoteLOCK OfficeUP」をご紹介します。

全世界で約5万台（※2）もの導入実績があり、多くの企業から好評を得ている入退室管理システムです。

「RemoteLOCK OfficeUP」は、クラウドを利用したSaaS型であり、自社施設内に専用PCやサーバー設置が不要なため、設備メンテナンスフリーで、サーバーやPC管理に工数・人件費はかかりません。

オフィスや業務用施設のセキュリティ区画の設定から、入退室のリアルタイム監視まで、Webブラウザ上で「いつ、どこからでも」管理が可能となります。管理者が現地にいない場合や、管理しているオフィスや業務用施設が遠隔多拠点にある場合でも、出入りする人のセキュリティレベルに応じて入室権限を遠隔から発行できます。入退室履歴も利用者毎に確認ができ、管理者の管理負担やセキュリティ不安を大幅に軽減します。

また、すでに設置してある既存設備（自動ドアやゲート（電気錠）、入退室管理システムや警備システム）などに対しても、後付けで導入ができるため、設備自体を一から丸ごと入れ替える必要はありません。利用に際しても入室権限はオンラインで受け渡しができるようになり、導入も利用も圧倒的に手軽な入退室管理システムです。

セキュリティ面や衛生面についても、非接触型のQRコードや顔認証による本人確認に対応しており、世の中の情勢にも対応した安心安全な入退室管理が可能となります。

さらに、カードのような常時認証だけでなく、QRコードやPINコード認証などの一時利用にも対応しており、オフィスや業務用施設の入館カード受け渡しのためだけに受付や警備員を常駐させる必要はありません。

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入退室管理業務の自動化、無人受付オフィスの実現へ

「RemoteLOCK OfficeUP」は、オフィスの中でも特定、不特定多数の人の出入りの多い施設で、特にその強みが活かせるようです。たとえば、以下のような施設があてはまります。

●百貨店や商業施設のバックヤード

●研修施設の入口

●工場管理棟のセキュリティ区画

●その他、オフィス、複合施設、屋外施設、駐車場など様々なシーンでお使いいただけます。

「RemoteLOCK OfficeUP」なら容易にシステム拡張ができるため、すでに導入している、あるいは今後導入を考えているオフィス向けサービスや業務システムと連携し、プラスアルファの業務改善も可能です。

例えば、無人受付システムと連携すると、来訪者の受付後に一時解錠コード（PINコードやQRコード）が表示され、来訪者は一時解錠コードで入口の自動ドアやゲートを通過できるようになります。これにより、受付や警備員常駐のコストを削減できます。

また、人事管理システムや勤怠管理システム、会議室予約システムなど、さまざまな業務システムやオフィス向けサービスと連動し、例えば、予約に合わせて入室権限を自動発行することもできるため、自社の状況にマッチしたスマートなオフィス環境を構築できます。

実際にどのようなシステムと連携できるか、どのような業務改善ができるかをご相談いただけます。自社の入退室管理の課題解決のために、興味が湧いたらまずは一度、問い合わせをしてみてはいかがでしょうか？

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まとめ

オフィス環境や働き方の多様化に伴い、施設のセキュリティや運用への柔軟な対応が必要となっている今、ご紹介した「RemoteLOCK OfficeUP」は、空間や人に合わせたきめ細やかな入室権限の設定をクラウド上で手軽に行うことが可能な、まさにニューノーマル時代の入退室管理システムです。さらには、受付や予約システムなど業務システムやオフィス向けサービスと連動できるからこそ、入退室管理にとどまらないスマートなオフィス運営を実現します。

少しでも気になった方や、入退室管理に課題を抱えている企業担当者は、ぜひ一度以下のリンクから「RemoteLOCK OfficeUP」の詳細をご覧になってみてください。

(※1) QRコードは(株)デンソーウェーブの登録商標です
(※2) 2020年10月時点における、全RemoteLOCKシリーズの導入件数

■「RemoteLOCK OfficeUP」問い合わせ先

企業名：株式会社構造計画研究所
担当：RemoteLOCK セールスチーム
TEL：050-5306-6250
E-Mail：remotelock@kke.co.jp