フル機能を1年間使い放題！電子署名に関わるコストを劇的に低減させる「みんなの電子署名」

昨今話題となっているDX（デジタルトランスフォーメーション）は、法務・リーガル領域でも進んでいます。リーガルテックには電子契約や契約書の作成、管理など契約に関するサービスや法律に関係する資料の閲覧サービス、行政手続きの効率化を図るサービスまでさまざまな分野がありますが、マネジーの読者にとっては契約に関する分野が最も身近なものではないでしょうか。

今回は、リモートワークの課題として取り上げられることの多かった契約書への署名や押印問題を解決するために、株式会社ベクターの代表取締役副社長、斉藤 雅志氏（以下、斉藤氏）に伺ったお話をご紹介します。

コロナ禍でも出社せざるを得なかった署名・押印作業

新型コロナウイルス感染症（COVID-19）の拡大は、人々の生活に大きな影響を与えました。2020年4月に発出された緊急事態宣言では、テレワークにより出社が控えられ通勤電車もガラガラになったことは記憶に新しいところです。

そんな中でも、オフィスに行かなければ仕事の進まない人たちがいました。多くは、バックオフィスと呼ばれる経理や総務、一般事務を担当するスタッフたちです。

そして、バックオフィスのスタッフが出社しなければならない理由として多く挙げられていたのが、契約書の署名や押印の問題でした。

「当社でも昨年はコロナの関係からテレワークの環境に移行したのですが、押印の必要な契約書などを扱うスタッフはどうしても出社しなければなりませんでした。それに伴って、承認する人間もやはり出社しなければならない。これは問題だと思いました」（斉藤氏）

法務担当者だけが我慢すれば問題は解決？

このような問題は、法務担当者と承認者が我慢をすれば良い問題なのでしょうか？実はほかにも問題がありました。

テレワークの環境下では出社できる日が限られているため、契約締結に至るまでのリードタイムが長くなってしまったのです。

「そこですぐに、電子署名システムの導入を検討しましたが、まずコストが高い！また相手も同じサービスを使っていなければ署名ができず、使い勝手も悪そうでした」（斉藤氏）

確かに自社の契約相手が同じ電子署名システムを使っているとは限らないため、使えるかどうかわからない電子署名システムに最初から高いコストはかけられません。また相手に同じシステムの導入を要請するにも、高いコストはネックとなります。

「このような経緯があって、当社は電子署名システムの開発を決定しました。導入・運用コストを大幅に下げ、中小企業であればメインの電子署名システムとして、またすでに導入済みの大企業でもサブのシステムとして使っていただけるような、使い勝手の良い製品が目標でした」（斉藤氏）

急遽開発を決定したベクターは、なんと1年弱でシステム開発を完了。こうして2021年2月にサービス開始となったのが「みんなの電子署名」です。

電子署名に求められるポイントを網羅した「みんなの電子署名」

低いコストと使い勝手の良さを目標に開発された「みんなの電子署名」ですが、電子署名に求められる機能にはどのようなものがあるのでしょうか？「みんなの電子署名」に実装されている機能も併せて確認していきましょう。

■署名の長期有効性担保

「みんなの電子署名」は、Adobe社に認証を受けたAATL（Adobe Approved Trust List）証明書と、PAdES (PDF Advanced Electronic Signatures)と呼ばれる長期署名を添付。
さらに、「みんなの電子署名」へ保管を継続している限り、10年経過後も期限は自動更新されます。
また、電子署名の指定認証局にはグローバルサイン、時刻認証事業者にはセイコーソリューションズを採用し信頼性を高めています。

■セキュリティ

契約書などの重要な書類には、通信経路と保存面の両方で高いセキュリティが求められます。
「みんなの電子署名」は、通信経路ではSSLによる暗号化通信、ファイルを保存するサーバーではFirewallによる通信ポート制限はもちろんのこと、不正侵入を検知・防御するIDS/IPSなどを設置しファイルへのアクセスを常時監視しています。

■導入・運用のしやすさ

署名の有効性やセキュリティと並んで大切なことは、システムの導入や利用のしやすさです。「みんなの電子署名」はクラウド型のシステムなので、専用のパソコンを用意したり高価なサーバーなどを導入したりする必要はありません。「みんなの電子署名」のWebサイトからアカウントを登録すれば、すぐに使うことができます。
また、個別のアカウント管理、承認ワークフローや文書検索機能もあり、企業での運用のしやすさにもこだわっています。

「先発の電子署名システムは、さまざまなサービスを網羅してニーズに応えてきています。ですから後発のサービスとしては、必要とされる機能のほぼすべてを網羅するのが当たり前です。その上で『みんなの電子署名』の強みはコスト。中でも導入とその後1年間のコストが無料で、これが一番の差別化ポイントです」（斉藤氏）

中小企業でも大企業でも、すべての企業にメリットのある「みんなの電子署名」

斉藤氏が一番の差別化ポイント、と推す「みんなの電子署名」のコストメリットを整理してみました。

「基本料金1万円/月くらいで限定したサービスを提供している会社もあるのですが、当社のサービスでは1,000文書を1年以上保管しないとこの金額にはなりません。比べればその安さがわかっていただけると思います。またこのサービスは、中小企業だけに向けたサービスではありません。双方で同じ電子署名システムが必要という特性から考えて、大企業でもサブシステムとして取引先によって使い分けることができるのでニーズがあると考えています。ぜひ1年間じっくりと、他社システムとの違いをお試しいただきたいです」（斉藤氏）

充実したサービス内容と、完全従量制で圧倒的な低コストを実現した「みんなの電子署名」。テレワークの環境下で契約の不便さにお悩みなら、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか？

まとめ

斉藤氏によると、時折お客様から「『みんなの電子署名』には、お試しキャンペーンのようなサービスがありますか？」とお問い合わせをいただくことがあるそうです。ですが、「みんなの電子署名」はフル機能を1年間無料で使えるので、お試しキャンペーンは必要ありません。

フリーウェアやシェアウェアを長年扱ってきたベクターならではのサービス「みんなの電子署名」、サービスの詳細とお問い合わせはこちらから！

「みんなの電子署名」サービス登録はこちら