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「オフィスDXとは何か」「なぜ重要と言われるのか」がわかれば、あなたの会社はより大きく成長できるかもしれません。コロナ禍によるテレワークの普及など、劇的な環境の変化をチャンスに変えられるのがオフィスDXです。
今回はオフィスDXの基礎知識やメリットの他、正しい取り組み方などをわかりやすく解説します。自社の競争力を高め、さらなる飛躍を遂げられるよう、オフィスDXについて見ていきましょう。
オフィスDXとはITツールなどのデジタル技術導入により、業務効率の向上や組織体制の改善を図る取り組みのことです。
DXとはデジタル変革(Digital Transformation)を意味します。DXの「X」が「T」でない理由は、英語圏で「Transformation」を「X-formation」と書くケースがあるためです。
オフィスDXの推進が求められる理由は、以下の二つです。
・外国企業に競り勝つため
・環境の変化をチャンスに変えるため
オフィスDXの必要性を見落として、倒産の危機に追い込まれてしまうようなことにならないよう、上記二点を順に確認していきましょう。
オフィスDX化を推進すれば外国企業に競り勝ち、日本全体の利益を伸ばしやすくなります。経済産業省は、「日本企業のオフィスDXが遅れると、2025年からの五年で最大12兆円/年の経済損失が生じる可能性がある」との資料を公開しました。
オフィスDX化の遅れによる上記の経済損失は「2025年の崖」と呼ばれ、既存のITシステムを革新できないリスクが懸念されています。経済損失の要因は、外国企業にデジタル競争で敗北することなどです。
日本はオフィスDX化が遅れており、デジタル競争ランキング2020では前回より4ランク下の27番目(63カ国中)となりました
このように外国企業に負けない競争力をつけて多額の経済損失を回避するため、オフィスDXの推進が求められています。
オフィスDX化を推進すれば社会状況の変化に対応しやすくなり、ビジネスチャンスを活かしやすくなります。うまくオフィスDX化を進めた企業は、新型コロナ感染症ウイルスの影響によって大きく利益を伸ばしました。
またオフィスDX化は労働人口減少という、今後の大きな変化に対する備えにもなります。日本の労働(生産年齢)人口は今後減少を続け、2015年に7,728万人だった労働人口は2065年に4,147万人まで減少するといわれています。
早期にオフィスDX化を進めて業務効率を高め、少ない従業員数で企業を運営できる体制を整えておく必要があります。
オフィスDXを推進することのメリットは、以下の二つです。
・業務効率・生産性を高められる
・労働環境の改善
オフィスDXの推進を機に、よりよい企業運営をするため、上記二つのメリットを順に確認していきましょう。
オフィスDX化のメリットとして業務効率・生産性の向上によって、よりよい企業運営ができることが挙げられます。ITツールなどを導入して自社の課題を解決すれば、各社員の生産性が向上して業務を改善できます。
「デジタル化を進めたから給与計算の手間を省けた」など、業務効率を高めて組織全体の生産性を高められる点がオフィスDXのメリットです。
業務効率の向上によって労働環境を改善することで、各社員の離職率低下・モチベーションアップなどを実現できる点もオフィスDX化のメリットです。残業が減る・休暇を取りやすくなるなどのメリットがあります。
ライフワークバランスの最適化を図ることで、採用活動の成功にもつなげやすくなります。「あの会社は働きやすそうなので、ぜひ入社したい」と思う人が増えれば、労働人口減少への備えにもなるでしょう。
オフィスDXの推進を成功させるコツは、以下の三つです。
・課題・改善点を抽出する
・導入するツールを選ぶ
・さらなる改善策を模索する
適切な手順でオフィスDX化を進めて最大限のメリットを享受できるよう、上記三点を順に確認していきましょう。
オフィスDX化を成功させるためには、まず「自社の課題・改善すべき点は何か」を認識することが重要です。
具体的には現場の社員・役職者・経営陣などへのヒアリングで課題を見つけ、リストアップする方法がおすすめです。このように課題を明確にすることで、どのようにオフィスDX化を進めるべきかが見えてきます。
自社の課題が明確になった後は、改善に役立つITツールをピックアップしましょう。オフィスDX化に際してITツールを導入する際は、機能・使いやすさ・導入コストなどに注目することをおすすめします。
導入するITツールが決まった後は、全社員にオフィスDX化の取り組みを始めることを周知しましょう。オフィスDXを推進する目的・メリット・導入予定のITツールの使い方などを全社員が把握することで、組織全体として業務効率を改善できます。
ITツールの導入後にどんな効果があったのかを検証すると、その後のオフィスDX化・業務改善に役立ちます。導入後に気づいた課題・よりよい業務フローなどを見つけることで、生産性をさらに高められます。
新しいITツールが登場するケースもあるので、状況にあわせて最善のオフィスDX化を進められるよう検討しましょう。
オフィスDXとは何かを把握し、適切な取り組み方で業務改善を図れば、あなたの会社はさらなる成長ができるでしょう。他社に負けない競争力をつけ、環境の変化をチャンスに変えられるよう、オフィスDXを推進していきましょう。
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