【突撃取材】社宅管理業務を約90％削減可能なNTTグループのサービス「teNta Ace」実態を運営会社さんに伺ってきました

入社や転勤が増えるこの時期は人事・総務の社宅管理担当者の業務も忙しくなります。

社員が借りたい物件のヒアリングや仲介業者とのやり取り、引越しの手配などなど。 社宅に関する業務に時間はみるみる吸われ、コア業務に割ける時間が減っていきます。

「社宅管理の時間をもっと他のことに活用したい」

そんなときは、社宅管理代行サービスを利用することが有効です。社宅管理に必要な専門的な知識やスキルを持ったスタッフが代行業務を行ってくれるので、社宅管理業務にかかる時間やコストを削減できます。

しかし、社宅管理代行と一言でいっても、色々と疑問があることでしょう。

「そもそも社宅管理代行サービスってどういうものなのか」
「導入すればどれくらい業務が楽になるのか」など

そんな疑問をマネジー編集部は社宅管理代行サービス「teNta Ace(テンタエース)」
を運営しているNTTビジネスアソシエさんにぶつけてみました。

teNta Aceなら社宅管理業務の約90％を削減可能

――早速ですが、「社宅管理代行サービス」はどういったサービスなのか教えてください。

はい。社宅管理代行サービスとは、企業様が契約している借上社宅について管理・運営する業務を専門の管理会社が代行するサービスです。

具体的には契約管理、家賃支払、物件の修繕・メンテナンスの手配、退去時対応など、社宅に関するあらゆる業務を代行いたします。

――社宅管理代行サービスを導入するとどれくらい業務が楽になるのでしょうか？

社宅管理代行サービスは2つの方式があり、それぞれ業務削減度が異なります。1つが「事務代行方式」。そして、teNta Aceのような「転貸方式」です。事務代行方式の場合ですと、物件の契約名義人が企業様の名義になりますので、借主債務が残ります。

一方で転貸方式は社宅管理代行会社が物件の名義になりますので、借主債務については代行会社が行います。なので、teNta Aceですと元々あった業務の約90％を削減できます。

――担当者さんから「不動産業者との連絡や実務手続きが大変」と伺ったことがあります。teNta Aceならそれらの業務も完全になくせるということですよね？

そうです。我々と契約していただければ、後は全て包括委託契約に基づいて不動産会社や貸主とのやり取りを代行いたします。担当者様のご負担になりがちな所謂「中間管理」のほとんどをなくすことが可能です。

――逆に残る10％の業務って何があるんですか？

社宅手配の申請を我々にしていただく業務や支払い業務などが残ります。

――転貸方式の強みがとてもよくわかりました。では、teNta Ace自体の強みはなんでしょう？

teNta Aceの強みは大きく3つあり、「柔軟なカスタマイズ性」「しがらみのない物件紹介」「豊富なオプションサービス」です。

たとえば、物件を選んだあとの承認タイミングはお客様によって大きく異なります。teNta Aceはお客様ごとの承認タイミングに合わせた柔軟な業務フローのカスタマイズが可能です。他にも扱いの難しいマイナンバーなどの個人情報の取り扱いもご要望にあわせて行っています。

――他の社宅管理代行サービスだとカスタマイズは難しいことが多いんですか？

そうですね。社宅管理代行も1つのルールだけでやったほうが良いので、お客様から「このフローを変えてくれ」といった要望を叶えられないケースが目立ってきます。その点、我々は企業様のやり方に合わせた業務フローの提案を行うので他社様から乗り換えられるお客様も多いです。

――今までのやり方を変えないで管理をお任せできるのは大きなメリットですね。「しがらみのない物件紹介」とはどういったことでしょう？

これを説明する前に、社宅管理代行サービスはどのような物件を紹介しているかを説明させてください。まず元々物件の仲介業を営んでいるパターン。次に自社で物件を持っているパターン。最後に、我々のような仲介や自社物件の管理にしがらみがないパターンです。

仲介業者だと仲介手数料をたくさんもらえるような物件を偏って紹介しがちで、自社物件管理だと自社の物件を紹介しがちになる場合がございます。弊社の場合、そういったしがらみがなく、お客様目線で物件を紹介できます。

――なるほど、teNta Aceだとしがらみがない分、自由に社宅を選択できるんですね。実際、どれくらいの数の社宅を用意しているんですか？

イメージとしては賃貸サイトに出てくる物件のほとんどを取り扱うことが可能です。

――え、そんなに多いんですか？

弊社は全国の不動産ネットワークを利用しており、市場にある物件が企業様の規定にあっているかを確認した上でお客様に紹介しているので、物件紹介に関する情報量と対応力には自信があります。

物件も一般的なアパートやマンションの一室を我々が名義人になって借りる転貸方式なので、最新の設備を揃えた物件もたくさん用意しています。

――それだと全国どこでも自分にあった物件が見つかりそうですね。3つ目の強み「豊富なオプションサービス」というのはなんでしょう？

お客様のニーズに合わせた様々なオプションを多数用意しております。たとえば、敷金ゼロサービスというものがあります。こちらは経理担当者様からご好評のサービスでして、お客様から入居時に敷金を預け入れていただく必要がなく、我々が代わりに預けておくといったものになります。

――敷金がないと経理担当者から喜ばれるんですか？

はい、こちらのメリットとして、まず敷金の預け入れがなくなるので、入退去の際に敷金のやりくりをする必要がないところですね。こちらは社宅担当者様の方もそうなんですけれども、経理の方にも会計上の管理がなくなって楽になるということで、好評いただいてるサービスになっています。

また、包括保険のオプションも人気です。通常、火災保険などは二年契約が多いです。しかし、弊社の場合ですと、保険が月割りの料金になっており、退去される月は日割り計算もできるので、2年間に満たずに退去されてしまった場合でも、無駄が発生しません。

他にはレンタル家電サービスで引っ越しの負担を減らしたり、マンスリーマンションなどの短期契約のご用意もあります。「1ヶ月間だけ新人研修で使いたい！」などのスポット対応も可能です。

――たとえば、3ヶ月間だけ出張が決まったお客様もレンタル家電サービスやマンスリーマンションを利用すればすぐに生活が開始できるということですよね？

そうですね。出張が決まった際に我々に移動先のエリアをご共有いただければ、物件を提案させていただきます。

――それってどれくらい前に言えば借りられるんですか？

通常は1ヶ月前からなんですが、場合によっては短期でのご相談にも乗らせていただければと思います(笑)。

安心なセキュリティを万全な体制で提供

――社宅管理は特性上、個人情報などの取り扱いが多いと思います。御社のセキュリティ対策はどのようになさっていますか？

個人情報などに関しては弊社内の閉域サーバーで管理しています。外部から攻撃されない場所に置いており、安全性の高いセキュリティをお約束します。クラウド上で情報を管理している他社様と比べると、利便性では劣りますが、情報の漏洩リスクを極限まで減らしたいと思っています。

また、全社員に対して定期的なセキュリティテストの実施を行っていることや、仮に情報が漏洩してしまった場合の対処法などしっかりと教育が行き届いております。

――堅牢なセキュリティ体制ですね。では、サービス導入時のサポート体制はどうでしょう？

これから社宅制度を導入するという方に対しても、一緒に制度を作るサポートなども行っています。不動産の知識ありなしにかかわらず、全てのお客様がteNta Aceを導入できるようなサポート体制を実現しています。

――知識0でも大丈夫なんですか？

はい。我々の持っているノウハウを提供しますので、知識が全くないお客様でも安心していただいて大丈夫です。実際に社宅管理代行サービスを導入する際には、多くの社宅担当者様は社内稟議のための資料を準備する必要があると思いますが、社宅制度導入にとどまらず社内での提案に関わる様々なサポートをさせていただきます。

――確かに、担当者が導入したくても稟議を通すのに苦労するケースはよくありますね。サービス導入のサポートしてくれるのは安心だと思います。

そうですね。我々としてもそこは課題として認識していて、説得するためのアピールポイントをお教えしたり、資料をお渡ししたりして担当者様のご負担を減らせるように尽力しています。

――入居者に関してはどんなサポートがあるんですか？

入居する際の手間をサポートする各種サービスを提供しています。たとえば、引越し取次サービスがあります。社員が引越しをする際に、どの引越し業者が安いのか、何社も見積もりを取る作業が発生する企業様が多いです。teNta Aceでは、代表の一社が荷物量を調査し、その情報を各引越し業者に流して、複数社一気に見積もりを出せるというサポートを行っています。異動の準備等で忙しい時期に何社もコンタクトを取る必要がないので、喜ばれています。

他にもライフライン取次サービスがあります。電気・ガス・水道・インターネットといったライフラインに関して旧居で使用していたものの解約手続きと新居で利用する新しいライフラインの利用手続きについて取次業者が代行して行うというサービスになります。また、移動先の地域だとどこの電力会社に契約すれば安くなるか、インターネット回線もお客様の携帯の回線などとすり合わせながら、どこが安いかなどを提案させていただきます。

入居期間中のトラブルについての一次受付は社宅担当者様になりますが、我々に連絡頂ければ適切な対応をさせていただきます。

――ありがとうございます。最後に社宅管理代行サービスの導入を悩んでいる方にメッセージをお願いします。

昨今、従業員の方のワークライフバランスを重視している企業様も多くなっており、特に住まいに関する福利厚生制度の充実が従業員のエンゲージメント向上に強く関わっているとの声を沢山伺っています。

また、社宅管理業務は季節業務でありながら専門的な知識も必要ということから苦労されている社宅を担当される総務の方が多くいらっしゃいます。

従業員の住まいに関する満足度向上及び総務担当者様が煩わしい社宅管理業務ではなく、コア業務に注力できるようお手伝いをしたいという気持ちで日々社宅管理代行の提案をしております。

この記事をご覧いただき興味を持っていただけましたら是非お気軽にお問い合わせください。我々NTTビジネスアソシエが全力でサポートさせていただきます。

編集後記

社員のエンゲージメント向上にもってこいの「社宅制度」。しかし、その制度の裏側には管理業務を担っている人たちが存在します。そんな人たちの負担を少しでも減らし、本当の意味で全体のエンゲージメントを向上させたい。NTTビジネスアソシエさんから取材を通してそんな思いを感じ取りました。

NTTビジネスアソシエが提供するteNta Aceなら、企業の業務フローごとに合わせたカスタマイズが可能。オプションも充実しており、紹介できる物件も数多にのぼります。さらに、社宅担当者の負担も約90％も削減できるので、活用しない手はないでしょう。

業務負担を減らしたいと思っている社宅担当者は、社宅管理代行サービスの導入を検討してみてはいかがでしょうか？