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今さら聞けないビジネスメールの基本 出来ていないと恥ずかしいメールの書き方

公開日2023/05/26 更新日2023/05/25

今さら聞けないビジネスメールの基本 出来ていないと恥ずかしいメールの書き方

便利で手軽なコミュニケーションツールも各種ありますが、ビジネス相手に初めてコンタクトする場合などは、メールでアプローチするほうがスムーズではないでしょうか。ビジネスメールの基本的な使い方をマスターするために、基本的な使い方を整理しておきましょう。



要件が分かりやすい件名で注目度アップ

ビジネスメールに限ったことではありませんが、まずは正確な宛先、そして分かりやすい件名、一読して誰が何の要件で送ったメールなのかが分かる内容でなければ、コミュニケーションツールとしての役割を果たすことはできないでしょう。


宛名は会社名、部署名、氏名を正確に記すのが基本です。ここで注意すべきは、会社名の書き方です。(株)や(有)などと略すのではなく、株式会社、有限会社と正式名称で書くのがビジネスパーソンとしての基本的なマナーです。


氏名も苗字だけでなく、フルネームで書きましょう。「株式会社〇〇 □□部 ◇◇◇◇様」と書くことで、より丁寧な印象を与えることになります。


まずは挨拶から入るのが社会人としての常識

最近は迷惑メールや詐欺メールも増えており、初めてアプローチをする場合、読まれずにいきなりゴミ箱行きとなる可能性もあります。メールの内容が伝わる件名も、読んでもらうためには重要です。


たとえば、件名が「ご案内」だけなら、何の案内なのか相手には伝わりません。「新製品発売のご案内」のように具体的にすることで、相手が読んでみようかという気持ちになってくれるかもしれません。


メールを読んでもらうためには、越えなければならないハードルがいくつもあります。その一つが用件を簡潔に伝えることです。しかし、だからといって、いきなり要件から入るのはマナーに反します。


対面でもそうですが、まずは挨拶から入るのが社会人としての常識です。ただし、長々と挨拶を連ねていては、本題に入る前にゴミ箱行きとなる可能性もあります。簡潔な挨拶をし、どこの誰なのか簡単に名乗りましょう。


要旨は簡潔に詳細はファイル添付で

相手の顔が見えないメールだからこそ、より丁寧さが求められます。丁寧さと長文は決してイコールではありません。まずは要旨を簡潔に伝え、より詳細な資料などを必要とする場合は、ファイルを添付するのがよいでしょう。


ただし、ファイルを添付する場合、送信相手の環境によって受け取れるファイルサイズとファイル形式が違い、添付ファイルを開けないこともあります。


初めてメールをやり取りする相手でなければ、あらかじめ送受信できるファイルサイズやファイルに対応したアプリケーションの有無を確認しておくとよいでしょう。


挨拶で始まり挨拶で終わるのがビジネスメールの基本

ビジネスは挨拶で始まり挨拶で終わるのが基本です。ビジネスメールの結びも、挨拶で締めるのがマナーです。結びの挨拶で念押しや、相手に対する心遣いを示すこともできます。気の利いた挨拶の一文を添えるようにしましょう。


さて、ここまでビジネスメールの基本的な使い方を見てきました。最後にTO(宛先)とCC(カーボン・コピー )、BCC(ブラインド・カーボン・コピー)の使い方も整理しておきましょう。


TOは、メールを送る相手のメールアドレスを入力し、メインの送信先であることを示すもので、複数のメールアドレスを入力すれば、同じ内容のメールを同時に送信することもできます。


またCCはCarbon Copyの略で、複写という意味です。複数でメール内容を共有するときに便利な機能です。BCCはBlind Carbon Copyの略で、入力されたメールアドレスが、TOやCCのように、受信者に表示されることはありません。シーンに応じて使い分ける術も身につけておきましょう。


まとめ

ビジネスメールの基本といっても、それほど難しいものではありません。しっかりと基本を押さえ、ビジネスシーンに応じた定型文なども上手に活用することで、より簡単に使いこなせるようになるでしょう。


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