電子帳簿保存法の対象書類とその適正な保存方法について

業務のDX化が進展するにともない、ビジネスで使用される書類や帳簿類などは、デジタル・データとして保存することが義務づけられました。これは改正された「電子帳簿保存法」で規定されています。

しかし、デジタル化への移行準備期間が短いという意見が多く、完全施行までは三つの区分でデータを保存することが認められています。このデータ化が必要な対象書類と、電子帳簿保存法の概要について解説します。

電子帳簿保存法の基礎

電子帳簿保存法そのものは、1998年に施行され何度か改正されています。この法律の目的は、コンピューターによる事務処理が一般的になったため、帳簿類や請求書などの電子データによる保存を認めて、業務上の負担を軽減することです。

政府機関の公式サイトなどで確認すると、国税に関わる資料をどのように電子データ化すればよいか、そのガイドラインを定めています。 簡単にいうと、帳簿や書類をそのまま電子データで保存する、紙で作成した書類をスキャナやデジタルカメラでデータ化してから保存する、これらを規定しているのが電子帳簿保存法なのです。

電子帳簿保存法でのデータの分類

電子帳簿保存法では、データを三つの保存区分に分類しています。その概要は以下のとおりです。

・電子帳簿等保存：会計ソフトなどで作成した帳簿や決算書類などを、電子データのまま保存する方法
・電子取引データ保存：請求書や領収書などをデータでやりとりした場合、そのまま電子データで保存する方法
・スキャナ保存：紙で受け取った請求書や領収書などを、一度スキャンして電子データにしてから保存する方法

電子帳簿保存法の対象書類

では次に、電子帳簿保存法で認められるデータの保存方法と、それぞれの対象になる書類との関係について解説します。これも大きく三つに分けられます。

●電子保存/スキャナ保存ともに可能な書類
（自社が発行した）契約書、請求書、領収書、納品書、見積書、注文書など

●電子保存のみ可能な書類（紙 → データへのスキャナ保存は不可）
総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛帳、買掛帳、貸借対照表、損益計算書、試算表、棚卸表、その他決算関係書類など

●スキャナ保存のみ可能な書類
（自社が受領した）請求書、納品書、見積書、注文書など

これらのデータを保存する上で、守らなければならない要件も電子帳簿保存法に規定されています。それも以下にまとめておきます。

・データ作成ソフトのマニュアルなど、システムの概要を確認できる書類を備えつけること。
・データを確認するためのディスプレイなどを備えつけること。
・データを迅速に検索できる機能を確保すること。
・タイムスタンプなど、データの真実性を担保する措置を講じること。

これらの要件を満たした上で、税務上の規定と同様に、電子データは7年間保管しなければなりません。

電子帳簿保存法のメリットと注意点

帳簿や書類を電子データで保存できれば、業務上さまざまなメリットが生まれます。特に決算や国税に関する資料まで電子化できると、効率アップとコストダウンが同時に可能になるでしょう。

まず文書全般の電子化は、かなりペーパーレス化に貢献するため、コストの削減効果が期待できます。決算書類や各種伝票類などは、中小企業でも毎年膨大な量に上ります。それを電子化すれば、紙の消費を大幅に抑えられ、電子データを直接やりとりすることで、業務効率も向上するでしょう。

また、電子データなら改ざん防止対策が可能になるので、企業の内部統制にも役立ちます。
一方で注意すべき点として、使用するシステムが電子帳簿保存法に適正に対応しているか確認する必要があります。会計ソフトやクラウドサービスが、JIIMA（公益社団法人日本文書情報マネジメント協会）の認証を受けていれば問題ありません。

電子帳簿保存法の経過措置

最初の施行以来、電子帳簿保存法は何度か改正され、条件が緩和されてきました。現行では2023年12月末までなら、それまでの2年間に行われた電子取引に限り、プリントアウトして保存できます。

しかし2024年1月からは、対象になるデータをすべて電子データで保存しなければなりません。インボイス制度が始まることも考慮して、事業者は早めに対応を進め、必要なら会計システムに移行することも検討するべきでしょう。

まとめ

改正電子帳簿保存法が適用される前に、企業および個人事業主は、経理関連の業務フローを見直す必要があるでしょう。法律の内容を各部門で共有し、現状から改変すべき点は速やかに準備を進めなければなりません。

現状で、どの書類をどの方法で保存すればよいのか、書類ごとに確認することも重要ですが、いずれはすべて電子データで保存することになります。上手に移行すれば業務効率の改善や、コスト削減も可能になるので、早めに新しい会計処理の仕組みを構築することをおすすめします。