企業経営も代謝を高めて健康増進、円滑な情報共有の実践方法を考える

企業の組織が複雑になったり、企業規模が大きくなったりすると、社内での情報共有が適切に行われなくなる場合があります。これは企業を運営する上では、非常に大きなリスクを抱えた状態だといえます。

このリスクを回避するためには、社内で情報共有を円滑に進める取り組みが必要です。では、どうすればスムーズに情報の共有ができるのか、その実践的な方法を考えてみましょう。

⇒業務を加速させる正しいコミュニケーションとは？リスクを抑えたコミュニケーションツールはこちら

情報共有を進める目的

企業にとって情報は血液の流れのようなものです。血流が滞ると健康が保てないように、情報の流れが滞ると健康的な企業経営も難しくなります。

情報には企業の外部から入ってくるものと、企業内部で発生するものとがあります。こうした情報を社内全体に浸透させることは、全身に血液を送り込むことと同じ働きをして、企業内部を活性化することになるでしょう。

企業の各部門と従業員とが情報を共有できると、組織全体を効率的に管理できるようになります。また、古い情報を常に新しい情報に書き換えることで、継続的な業務の効率化も可能になります。

このように、企業が情報共有を進めることは、いわば社内の新陳代謝を高めることにつながるのです。健康的な企業経営には、欠かせないことといえるでしょう。

情報共有ができない企業のリスク

情報共有が上手にできていない企業では、さまざまな部分で悪影響が生じるリスクがあります。まず、各部門とそこで働く従業員とが、それぞれに異なる基準で情報を管理して、情報の共有が進まない状況では、全体的な業務効率の低下は避けられません。組織全体のパフォーマンスも低下するでしょう。

共通の情報をベースにしていない場合、各部門が統率なくばらばらに動くことになり、生産性の低下にもつながってしまいます。
また、情報共有ができていない場合、コミュニケーション不足にもなっているケースが多いでしょう。これは職場環境の悪化や、人間関係でのトラブルなどを引き起こし、内側から企業経営をむしばむ原因になるでしょう。

このように、情報共有ができていない企業では、従業員も本来のパフォーマンスを発揮できず、企業全体の生産性や業務効率も低下することになります。

情報共有を進めるメリット

情報共有がスムーズに進んでいる企業では、社内が次に挙げるような状況にあると考えられます。

・外部から最新の情報が入ってくる
・社内で知識の共有も進んでいる
・円滑なコミュニケーションがとれている
・従業員どうしの信頼関係が構築されている
・企業全体、そして各部門のフットワークがよい

このように代謝のよい社内環境では、共有する情報をもとに、各部門や各チームが連携して業務やプロジェクトを進められます。それは生産性の向上や、業務効率アップにつながるでしょう。

有用な情報が共有できることは、その情報を効率的に活用することで、従業員のパフォーマンスが上がることも意味します。しかも業務ノウハウの共有も可能になるので、最終的には企業価値の向上にもつなるのです。

また、業務の属人化を防ぐ効果もあるため、特定の従業員に業務が固定されることがなくなります。担当者が不在でも業務を進められ、トラブルを未然に防ぐことや、トラブルに迅速に対応することも可能になるでしょう。

こうして情報共有がスムーズになると、企業の生産性や業務効率が向上し、提供する商品やサービスの質も上がります。結果的には売り上げアップや販路の拡大も可能になり、顧客満足度の向上にも貢献します。企業価値そのものが高くなるといえるのです。

情報共有の実践方法

情報共有には多大なメリットがあるものの、単に同じ情報を持っているだけではなく、それを活用しなければ意味がありません。最後に、その具体的な実践方法を紹介します。

情報共有のための仕組みを整備する

入力された情報を活用するためには、社内で情報を取り扱うルールを決めて、情報共有に必要なシステムを構築する必要があります。整備した仕組みは継続して利用できるものであり、柔軟に改善できるものでなければなりません。

社内での周知を徹底する

情報は全社内で共有するものなので、その方法を経営陣から各従業員まで、幅広く浸透させることが求められます。必要に応じて研修を行ったり、マニュアルを整備したりして、社内での情報共有方法を周知させることが重要です。

情報共有ツールを活用する

より効率的に情報共有を進めるためには、社内の誰もがアクセスできる、共通のツールの導入も検討する必要があるでしょう。コミュニケーションを高めるためのツールとしても使えるはずです。

まとめ

情報を共有するためには、社内の誰もが必要な情報を確認するという習慣づくりから始めなければなりません。まずは、そのためのルールづくりと、仕組みの構築が必要不可欠です。

情報共有がスムーズに進むようになると、従業員が働きやすくなり、企業全体にもさまざまなメリットが生まれます。その結果、健康的な企業経営が可能になり、経営基盤の強化にもつながるでしょう。企業にとって情報とは、人にとっての必須栄養素のようなものなのです。

⇒業務を加速させる正しいコミュニケーションとは？リスクを抑えたコミュニケーションツールはこちら