ワークフローシステムの選び方ガイド

ワークフローシステムとは、社内の稟議や申請をシステム上で完結させ、申請から承認のフローを効率化するためのシステムです。
ワークフロー機能が経費精算システムや、グループウェアの一部に含まれているものもあり、システムの種類が多いため、機能や価格プランを確認し自社に最適なシステムを選ぶことが重要です。

この記事では、ワークフローシステムを導入するメリットやポイント、おすすめのシステムを紹介しています。ワークフローシステムでお悩みのご担当者様はぜひ参考にしてください。

ワークフローシステム導入のメリット​

紙やExcelでの申請の場合、該当する申請書を探すのに時間がかかったり、確認漏れが発生し、承認が遅延したりすることもありますが、ワークフローシステムの導入により、申請から承認まで一連の流れをWeb上で完結できるため、作業にかかっていた時間を大幅に削減し、コア業務に集中できる環境を整備できます。

またワークフローシステムを導入すると、従業員はどこでも申請が可能になります。特にクラウド型のシステムはスマートフォンやタブレット端末に対応しており、アプリ上で申請書の閲覧や承認が可能です。

ワークフローシステム選定のポイント

ワークフローシステムの選定にあたり、最も重要なポイントは以下の通りです。

申請フォーマットが最適か：
社内の申請項目・書式に合わせて、申請フォーマットの設定が可能かどうかを確認します。

機能の充実度：
自社に必要な機能を確認しましょう。現行のExcelの申請書を取り込んで活用できるタイプや、グループウェアにワークフロー機能が含まれた製品などさまざまな種類のシステムがあります。自社の予算を踏まえて、必要な機能を持ったシステムを検討しましょう。

導入コスト・ランニングコスト：
導入初期のコストだけでなく、運用コストやアップグレードにかかるコストなど、長期的な視点でのコストを総合的に考えます。経済的な負担を考慮に入れることが重要です。

おすすめのワークフローシステム

DocuSign

ドキュサインの電子署名 (製品名: DocuSign e-Signature)は、世界で最も使われている電子署名サービスです。世界180ヶ国以上、100万社以上のお客様、10億人以上のユーザーが利用しています。完全ペーパーレスのため外出先でも自宅でも署名、承認、送信が可能です。また郵送や訪問の手間がなくなるため、あっという間に契約締結できると利用者からも好評です。さらに、当サービスのクラウドは高いセキュリティ基準を誇る堅牢なデーターセンターで運用されており、各種業界認定を取得しているので、安心してご利用できるシステムです。

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楽々WorkflowII

承認業務のペーパーレス化で業務改革！あらゆる承認業務の電子システム化が簡単・スピーディに実現。基幹システム連携対応の「パッケージ」や、すぐに簡単に導入でき、大規模運用も可能な「クラウド」など、予算や規模に合わせて様々なワークフローを提供しています。いつでもどこでも多国語も操作可能な電子化で、電帳法など電子保存の法制化の波を乗り越えましょう。

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Create!Webフロー

Create!Webフローは、紙による申請や決裁業務をそのまま電子化できるワークフローシステムです。迷わず操作できるわかりやすい画面デザインで、申請書はサムネイル一覧から選択、紙に書くイメージで入力します。ワークフローの進捗状況はアニメーションアイコンで表示されるため、一目で把握できます。クラウド版は初期費用なしで、最小限のコストで運用がはじめられます。

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X-point Cloud

紙の書類を扱うような「直感的な操作」を実現し、豊富な連携機能であらゆる業務を効率化。 ノーコードでフォーム作成や承認ルート設定ができ、誰でも簡単に管理、利用が可能です。 シリーズ累計4,000社超の導入数を誇る、最高品質のワークフロークラウドをお試しください。

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AgileWorks

組織改編や業務変更に、もっとも強いワークフローシステム。 システムを停止することなくワークフローの設定変更が可能で、 組織改編や業務変更の際にもトラブルや違和感なくご利用いただけます。

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まとめ

業務効率化のためには様々な種類から、自社にあった製品を選ぶことが大切です。そのため以下の内容を確認して、ワークフローシステムを比較・検討しましょう。

導入目的を明確にする：
導入目的を明確にして、導入するべきシステムを選定しましょう。具体的には、業務効率の向上、不正やミスの防止、内部統制の強化、データの管理・保存コストの削減、セキュリティレベルの向上など、自社の導入目的を明らかにしましょう​​。

事前に業務フローが問題ないか見直しておく：
作業効率や内部統制の観点から、工数や経路の改善を図ります。業務フローを見直し、必要のないフローは省略する、コンプライアンスの要件を満たしていなければ承認者を増やすなどの対応が必要です。

各種ワークフローシステムを比較する：
多くのワークフローシステムが存在しますので、それぞれのシステムが提供する機能、価格、サポート体制などを比較・検討します。

現在、ワークフローシステム導入を検討中の方は、まず資料請求から始めてみましょう。 各サービスの詳細を確認し、自社にあったシステムを検討することが大切です。

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