契約書管理システムの選び方ガイド

契約書管理システムとは、企業が契約書を効率的に管理するためのシステムのことを指します。具体的には、契約締結後の管理台帳作成や、検索などの一連のプロセスをデジタル化し、自動化することで、時間とコストの削減、エラーの低減、コンプライアンスの確保などを実現します。

また、契約期間や更新日など重要な日程を追跡し、通知する機能もあります。これにより、契約の進行状況が一目で把握でき、契約関連の業務をスムーズに進めることが可能になります。

この記事では契約書管理システムを導入するメリットやポイント、おすすめのシステムを紹介します。ご担当者様はぜひ参考にしてください。

契約書管理システム導入のメリット​

契約書管理システムの導入には、多くのメリットがあります。

検索がスムーズに：
システム内で契約書を一元管理することで、必要な契約書を簡単に検索・参照することができます。

リスク管理の強化：
契約の期限や条件を自動で追跡し、必要なアクションを通知することで、法的リスクを管理することが容易になります。

コスト削減：
契約関連の業務プロセスが効率化されることで、人件費や時間のコストを削減できます。また付帯するスキャン化サービスを利用することで、大量の紙の契約書の管理業務から解放され、コア業務に集中できるようになります。

契約書管理システム選定のポイント

契約書管理システムを選定する際には、以下のポイントに注目してみてください。

検索機能：
契約書を効率的に検索できるようなシステムが重要です。あいまいな検索でも必要な契約書を探し出すことができる、検索エンジンが優れたシステムを選びましょう。

期限管理：
契約更新期日が近づいてきたらお知らせメールが届く機能を搭載しているシステムもあります。契約書ごとに、通知の有無や通知日、お知らせメールの配信先を個別設定できるシステムであれば、さらに管理業務を効率化することができます。

契約が自動更新となった場合、データベース上の契約更新日と契約終了日が自動で繰り上がる機能があれば、契約台帳を手作業で修正する手間を省くことができます。

文書管理機能の有無：
契約書だけでなく、社内文書全般の電子化に対応したシステムもあります。法務部門に加え、総務・人事・経理などの管理部門でも文書を電子化し、適切な管理を行いたいという要望があれば、バックオフィス全体の電子化・ペーパレス化を進めることのできるサービスを選びとよいでしょう。

おすすめの契約書管理システム

GVA manage

出所：GVA manage公式サイト

GVA manage（ジーヴァ マネージ）は、契約書の作成・レビューや法律相談などの法務案件を一元管理するクラウドサービスです。 法務案件を依頼する事業部担当は専用のアカウントが不要で、普段やりとりに使用しているメールやチャットツールに返答するだけで、法務と事業部間の質疑などメッセージや契約書などの添付ファイルを、GVA manageに集約することができます。 法務部は集約されたデータを検索することができ、過去案件の調査に掛ける時間を大幅に削減できます。

Contract One

出所：Contract One公式サイト

「Contract One」は、あらゆる契約書を正確にデータ化し、日常的に契約データを活用できる環境を作ることで、管理部門だけでなく事業部門の習慣も変える契約データベースです。

LegalOn Cloud

出所：LegalOn Cloud公式サイト

LegalOn Cloudは案件の管理と受付、契約書のレビュー、締結後の管理がワンプラットフォーム上でご利用できます。また今の法務規模・課題に応じて必要なサービスを必要なときにフレキシブルに利用開始することができます。

LegalForceキャビネ

出所：LegalForceキャビネ公式サイト

LegalForceキャビネは、締結後の適切な契約管理をサポートする「AI契約管理システム」です。
締結済みの契約書を放り込むだけで、全文テキストデータ化し、AIが管理台帳を自動生成。 契約書の検索時間と管理工数は限りなくゼロになり、スマートな契約書管理を実現します。

Lansmart

出所：Lansmart公式サイト

Lansmartとは、業務委託管理に特化したクラウドサービスです。企業とフリーランス間の「煩雑な契約・請求管理」と、「法令違反リスク」という２つのお困りごとをこれひとつで解決できます。下請法、インボイス制度、改正電子帳簿保存の3大法令に対応。 クラウドサイン、freee会計の公認プロダクトパートナーであり、マネーフォワードクラウド会計、Slack、バクラク、BillOne、invoxなどのSaaSとも連携可能です。

OPTiM Contract

出所：OPTiM Contract公式サイト

OPTiM Contractとは 企業の契約書管理において総務・法務担当者を悩ます以下の課題はございませんか？ ・管理台帳に契約書情報の入力や情報の仕分けに工数がかかってしまっている ・部署や担当者ごとに閲覧権限設定に課題部署異動・担当変更に工数がかかってしまっている ・紙・電子を一元管理、電子帳簿保存法にも対応したい有効期限が近付いたら担当者に通知をしたい OPTiM Contractなら契約書管理の課題を一手に解決いたします！

リチェック

出所：リチェック公式サイト

一人法務向け契約書レビューAI「LeCHECK（リチェック）」は、実績のある弁護士達が開発し提供している法務専用AIによる「契約書作成・レビュー・管理」の効率化、リスク軽減を支援するクラウドサービスです。リーガルテックカンパニー「リセ」は、西村あさひ法律事務所に約20年勤めた代表が、最高の法務助言を、最新の技術で、合理的な価格で提供するために設立しました。

ContractS CLM

出所：ContractS CLM公式サイト

あらゆる規模・業種に対応。ContractS CLMは、企業の契約業務全般を最適化する、国内初の「クラウド型契約マネジメント（CLM)システム」です。契約前の段階から、作成、締結、契約中、契約終了後まで、すべてのプロセスを集約し、契約業務の効率化を実現します。

みんなの電子署名

出所：ベンダーサイン公式サイト

※「みんなの電子署名」は「ベクターサイン」へサービス統合いたします

ハンコ出社は今日で終わり。明日からはテレワークで契約締結。今すぐ０円で電子署名を始めましょう。【基本料金無料でご提供！】

LeFILING

出所：LeFILING公式サイト

LeFILING(リファイリング)は、GoogleDriveにアドオンするだけで契約書管理の悩みを解決するサービスです。GoogleDriveに保存した契約書をAIが自動解析し、読み取った内容を 自動でラベル付けすることで、契約書管理が簡便になります。

まとめ

契約書管理業務の効率化のためには様々な種類から、自社にあった製品を選ぶことが大切です。そのため以下の内容を確認して、契約書管理システムを比較・検討しましょう。

自社のニーズを確認する：
まずは、自社がどのような機能を必要としているのかを明確にします。例えば、スキャン代行や、法務部門以外に総務などの管理部門で利用できる文書管理・電子化などの機能が必要かどうかを確認します。

各種契約書管理システムを比較する：
多くの契約書管理システムが存在しますので、それぞれのシステムが提供する機能、価格、サポート体制などを比較・検討します。

無料トライアル：
可能であれば、試用版を使って実際にシステムを試すことをおすすめします。これにより、システムが実際に自社のニーズに合致するかを確認することができます。

現在、契約書管理システム導入を検討中の方は、まず資料請求から始めてみましょう。 各サービスの詳細を確認し、自社にあったシステムを検討することが大切です。

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