契約書管理システムの選び方ガイド

契約書管理システムとは、企業が契約書を効率的に管理するためのシステムのことを指します。具体的には、契約締結後の管理台帳作成や、検索などの一連のプロセスをデジタル化し、自動化することで、時間とコストの削減、エラーの低減、コンプライアンスの確保などを実現します。

また、契約期間や更新日など重要な日程を追跡し、通知する機能もあります。これにより、契約の進行状況が一目で把握でき、契約関連の業務をスムーズに進めることが可能になります。

この記事では契約書管理システムを導入するメリットやポイント、おすすめのシステムを紹介します。ご担当者様はぜひ参考にしてください。

契約書管理システム導入のメリット​

契約書管理システムの導入には、多くのメリットがあります。

検索がスムーズに：
システム内で契約書を一元管理することで、必要な契約書を簡単に検索・参照することができます。

リスク管理の強化：
契約の期限や条件を自動で追跡し、必要なアクションを通知することで、法的リスクを管理することが容易になります。

コスト削減：
契約関連の業務プロセスが効率化されることで、人件費や時間のコストを削減できます。また付帯するスキャン化サービスを利用することで、大量の紙の契約書の管理業務から解放され、コア業務に集中できるようになります。

契約書管理システム選定のポイント

契約書管理システムを選定する際には、以下のポイントに注目してみてください。

検索機能：
契約書を効率的に検索できるようなシステムが重要です。あいまいな検索でも必要な契約書を探し出すことができる、検索エンジンが優れたシステムを選びましょう。

期限管理：
契約更新期日が近づいてきたらお知らせメールが届く機能を搭載しているシステムもあります。契約書ごとに、通知の有無や通知日、お知らせメールの配信先を個別設定できるシステムであれば、さらに管理業務を効率化することができます。

契約が自動更新となった場合、データベース上の契約更新日と契約終了日が自動で繰り上がる機能があれば、契約台帳を手作業で修正する手間を省くことができます。

文書管理機能の有無：
契約書だけでなく、社内文書全般の電子化に対応したシステムもあります。法務部門に加え、総務・人事・経理などの管理部門でも文書を電子化し、適切な管理を行いたいという要望があれば、バックオフィス全体の電子化・ペーパレス化を進めることのできるサービスを選びとよいでしょう。

おすすめの契約書管理システム

GVA manage

法務担当者の課題である、「法務案件の管理ができていない」「過去の法務案件情報が散在している」
事業部担当者の課題である、「業務ツールが複数あり使いこなすのが大変」「法務案件の進捗状況が不透明」を、合わせて解決します。

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DocuSign

ドキュサインの電子署名 (製品名: DocuSign e-Signature)は、世界で最も使われている電子署名サービスです。世界180ヶ国以上、100万社以上の企業、10億人以上のユーザーに利用されています。完全ペーパーレスのため外出先でも自宅でも署名、承認、送信が可能です。また郵送や訪問の手間がなくなるため、あっという間に契約締結できると好評です。さらに、当サービスのクラウドは高いセキュリティ基準を誇る堅牢なデーターセンターで運用されており、各種業界認定を取得しているので、安心してご利用できます。

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リチェック

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まとめ

契約書管理業務の効率化のためには様々な種類から、自社にあった製品を選ぶことが大切です。そのため以下の内容を確認して、契約書管理システムを比較・検討しましょう。

自社のニーズを確認する：
まずは、自社がどのような機能を必要としているのかを明確にします。例えば、スキャン代行や、法務部門以外に総務などの管理部門で利用できる文書管理・電子化などの機能が必要かどうかを確認します。

各種契約書管理システムを比較する：
多くの契約書管理システムが存在しますので、それぞれのシステムが提供する機能、価格、サポート体制などを比較・検討します。

無料トライアル：
可能であれば、試用版を使って実際にシステムを試すことをおすすめします。これにより、システムが実際に自社のニーズに合致するかを確認することができます。

現在、契約書管理システム導入を検討中の方は、まず資料請求から始めてみましょう。 各サービスの詳細を確認し、自社にあったシステムを検討することが大切です。

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