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経理財務部門の業務効率化を支えるExcelの活用術

公開日2023/07/07 更新日2024/06/21 ブックマーク数
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経理財務部門の業務効率化が叫ばれていますが、なかなか思うようには進んでいないのが実状です。効率化には経理システムそのものを入れ替えるか、最低でも最新ツールの導入が必要となり、それには新たなコストが発生します。
しかし、費用をかけずにExcelの機能を活用して業務を効率化できることをご存じでしょうか。


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経理財務のDXは低予算でも実現できる？

今や、「DX推進が経済成長には欠かせない」という論調に異論を唱える人は、間違いなく少数派で、時代遅れという烙印を押されてしまうのではないでしょうか。それほど、世の中にDXが浸透していることの証左でもあります。


しかし、DX推進に取り組む目的が不明瞭なため、デジタルツールを導入しただけに終わっているケースも多く見受けられます。そのような状態であっても、経理財務部門が経営陣から要求されるのは、経営方針を左右するような財務状況の分析や見通しです。


最新システムが導入されているのであれば、そうした要求にも応えられるでしょう。しかし売上数字のように成果が直接見える部門に比べると、経理財務など管理部門への予算配分は低く抑えられていることも多く、最新システムの導入は簡単ではありません。


Excelに頼るのは時代遅れなのか？

最新システムの導入が進んでいない企業では、Excelで複数の操作を繰り返しながら大量のデータを処理しているというのが現状のようです。


しかし、DX推進への取り組みが活発化するなか、もはやExcelに頼るのは時代遅れとされ、「脱Excel」という言葉まで広がっています。ところがExcelも進化を遂げ、拡張機能を使いこなすことで、作業効率を劇的に改善することができるのです。


Excelを使いこなして経理財務部門の業務効率化

その拡張機能というのは、Excel2016以降に搭載されたPower QueryとPower Pivotです。複数のファイルやデータテーブルを統合することで、一つのデータベースのように処理できる機能を持ち合わせています。


これらをまとめて「モダンExcel」とも表現されていますが、大量なデータを画面上に表示することなく、バックグラウンドで高速処理することが簡単にできるようになっています。しかも、Excel操作の延長線上で操作できますから、新たなスキルも必要としません。


つまり、Power QueryとPower Pivotの機能を使いこなせば、これまで労力と時間を費やしてきた作業効率化を実現し、経営陣が求めるデータの分析や予算管理なども簡単に行うことが可能となります。


使いこなすべき年季の入った経理システム

資金を投入すれば、最新の業務効率化ツールを導入することもできますが、成果が目で見えにくい管理業務のデジタル化には、二の足を踏む経営者も多いでしょう。ましてや、全面的なシステム変更となれば、そう簡単にはいきません。


でも、資金を投入せずに、現在使用中のExcelの拡張機能を使いこなすことによって、作業効率を劇的に向上させることも可能です。経理財務担当者は、年季の入った経理システムと決めつけず、活用方法を見直してみてはいかがでしょうか。


まとめ

業務効率化に役立つツールは各種あり、料金もピンキリです。資金力があれば、最新ツールの導入もシステムそのものを入れ替えることも可能です。


しかし、DX推進の目的について現場の担当者が理解していなければ、いくら資金を投入しても成果を実感することはできないのではないでしょうか。成果を肌で実感するために、まずは今あるシステムをとことん使いこなすことも、一つの方法かもしれません。


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■参考サイト
経理作業を革新！経費精算エクセルで実現するスムーズな財務管理
経理必見！初心者から上級者まで！Excelで現金出納帳を効率的に作成する方法

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