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経費精算のサービス一覧
経費精算システムの導入により、煩雑な紙ベースの経費処理や手入力の工数から解放されます。現場の負担を減らし、経費精算業務の時間・費用を大幅に削減します。
株式会社UPSIDERの法人間決済に関するアンケート調査*によれば、経理担当者の3人に1人が「従業員による不正利用の経験あり」と回答しています。法人カードにまつわる問題は、どの企業でも起こり得るため、注意が必要です。
ただし社内での情報共有の徹底やセキュリティ管理など、さまざまな対策によって法人カードを安全に運用できます。今回は、法人カードの問題や、経理部などでできる対策について考えてみます。
主な調査結果
上記の調査では、経理担当者の約70%が法人間の決済で「ヒヤッとした経験」があると回答しました。経理以外の人に関しては、「ヒヤッとした経験」があると回答した人が約半数なので、それに比べて経理担当者のほうが20％ほど多い結果となっています。
さらに同調査では、経理担当者の約3人に1人が、法人カードと個人のクレジットカードを間違えてプライベートで利用された経験があると回答しています。他にも「把握していないサービスの請求が届いた」「支払期限が過ぎた請求書を連携された」などの回答がありました。
こうした問題がありながらも、業務で法人カードと個人のクレジットカード（立替払い）のどちらを使用したいかを質問したところ、経理担当者とそれ以外の人を含めて約9割が「法人カード」と回答しました。
法人カードの利用にはさまざまなメリットがあるため、想定される問題に対処しつつ、安全にカードを使える環境を整えておくことが理想です。
法人カードでよく起こるトラブル
法人カードでよく起こるトラブルは、本記事でも触れた「プライベートでの利用」です。カードの管理が不適切であったり、従業員が法人カードと個人カードを混同したりといった原因によって、法人カードが個人的な利用に誤って使用されることがあります。
故意による「不正な利用」も考えられ、誤って法人カードをプライベート利用するのとは異なり、カードが従業員による不正な利用の対象となることがあります。カードの盗難や詐欺につながる可能性もあるため、十分に注意しなければなりません。
法人カードの用途自体は問題なくとも、「従業員が適切な承認なしに法人カードを利用する」といったケースもあります。企業の内部コントロールが不十分であったり、従業員が承認プロセスを理解していなかったりするのが主な原因です。
「過度な支出」も法人カードでよくあるトラブルです。予算管理が不適切であるか、従業員が支出制限を理解していない場合に、想定してない範囲での利用が認められるケースがあります。
法人カードのトラブルを未然に防ぐためのポイント
法人カードの利用でよく起こるトラブルを未然に防ぐためには、明確なポリシーの設定が重要です。法人カードの使用に関する明確なガイドラインとポリシーを設定し、それをすべての従業員に周知します。
先述のように、従業員の知識不足によって不正利用が起こるケースもあるため、それを未然に防ぐための対策です。法人カードが何に使えるのか、何に使えないのか、どのような承認プロセスが必要なのかといった項目を明確化します。
法人カードの利用状況を定期的に振り返り、不適切な使用がないかを確認するのも重要です。従業員に知識が浸透していたとしても、うっかり間違った使い方をしてしまう可能性は十分に考えられます。
もし不正利用が起こっても、スムーズに対処できる体制を整えておくことによって、被害を最小限に抑えられるでしょう。レビューによって新しい気づきを得た場合は、すぐに共有するのが重要です。
利用限度額の設定や、セキュリティ対策の強化など、法人カードの機能に注目することでトラブルに対処できることもあります。たとえば法人カードの利用限度額を設定すれば、過度な支出を防げるようになるでしょう。
また特定の種類の支出（旅行費など）に対しては、個別の限度額を設定することも考慮します。カードの保管場所のセキュリティ強化、カード番号やセキュリティコードの取り扱いに関するガイドラインの設定、不正利用を検出するための監視システムの導入などセキュリティ面にも注意しましょう。
とくに利用限度額やセキュリティに関しては、法人カードを選ぶ段階でよく見ておくことがとても重要です。法人カードは多種多様なので、いくつかの候補をピックアップした際は、必ず細かい部分まで比較するよう意識しましょう。
まとめ
法人カードは急速に利用が拡大しており、株式会社UPSIDERの調査でも多くの人が「利用したい」と考えています。手間や管理のしやすさを考えると、業務シーンではやはり法人カードの利用が主流といえるでしょう。
利用が拡大しているからこそ、安全に活用するための体制を整えておくことも重要です。ガイドラインの設定や定期的な振り返り、利用限度額の設定など、法人カードにまつわるトラブルをなるべく最小限に抑えるための方法を検討してみてはいかがでしょうか。
*調査概要
・調査方法：アンケート調査
・調査対象：経理担当者268人と、それ以外114人、合計382人
・調査期間：2023年6月21日〜2023年7月5日
■参考サイト
PR TIMES｜経理担当者の3人に1人が「従業員による不正利用の経験あり」。法人カードにおける利便性と安全性の両立がカギに
※本記事は一般的な情報提供を目的としており、最新情報や具体的対応は公式情報や専門家にご確認ください。詳細はご利用規約をご覧ください。
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