【テンプレートあり】経費精算書に記載する項目や書き方、注意点を詳しく解説

経費精算書は経費精算に必須の書類であり、多くの人が利用します。

しかし「経費精算書はどのように書けばいいか」「何を記入して提出したらよいのか」と悩んでいる人も多いのではないのでしょうか？

本記事では、経費精算書のテンプレートや記入事項、注意点について解説します。

記事を最後まで読み進めていただければ、経費精算書の基礎知識が得られ、経理業務をスムーズに行えるようになりますので、ぜひ参考にしてみてください。

無料でダウンロードできる経費精算書テンプレート

経費精算書テンプレートは「専門家テンプレート」から、無料でダウンロードが可能です。

ダウンロードしたら、書類の内容を自社に合った形式にカスタマイズしましょう。

また、経費精算書のほかにも次のような書類があります。

●出張報告書
●通勤手当支給申請書
●立替経費精算書

上記の書類も無料でダウンロードできます。必要な書類をダウンロードし、業務にお役立てください。

経費精算書とは？

経費精算書とは、従業員が業務上で立替払いした費用を精算するために必要な書類です。

経費精算書には、次のような書類があります。

●仮払経費申請書
●仮払経費精算書
●出張旅費精算書

それぞれの書類に記載する事項は異なります。支払う費用の内容や金額によって利用する経費精算書が変わるケースもあります。どの経費精算書を使用すればよいのかは、会社の規定を確認しましょう。

また、経費精算は不正利用されることがあり、防止のために領収書を経費精算書に添付します。領収書を添付すれば支払い日や内容がわかり、不正しにくくなるからです。

領収書がない場合はレシートでも代用可能です。ただし、次の内容がすべて記載されたレシートに限ります。

●取り引きした年月日
●取り引きした相手の名前や法人名
●取引金額
●購入品の名称

税務上は上記の内容が記載されたレシートも使えます。しかし、会社によっては領収書でしか経費精算できないケースもあるため注意しましょう。

なお、経費には認められる費用と認められない費用があります。経費として認められる費用については下記の記事で詳しく解説していますので参考にしてください。

経費精算の流れ

経費精算するときの流れは、次のとおりです。

①立替払いし領収書を受け取る
②経費精算書を作成する
③経費精算書を提出し上司の承認を取得する
④経理が経費精算書を確認する
⑤経費が支払われる

経費精算は、まず従業員が業務上で必要な費用を立替払いし、領収書を受け取ります。領収書が発行されない費用を支払ったときには、会社のルールにしたがって出金伝票を作成しましょう。

立替払いし領収書を受け取ったら、経費精算書を作成します。

経費精算書に必要な事項を記入し領収書を添付したら、上長や決裁者に提出し承認印を取得します。承認印を取得できたら、経理に経費精算書を提出しましょう。

経理は承認印が押された経費精算書を受け取ったら「内容に間違いはないか」「各費用に対応する領収書が添付されているか」を確認します。

経費精算書を確認したら、各費用の科目を経費精算システムなどに入力していきます。経理での処理が終わったら、従業員に立替払いした金額が渡されて経費精算は完了です。

経費精算書に記載すべき事項

経費精算書に記載すべき事項を次の3つに分けて紹介します。

●すべての経費精算書に必要な項目
●消耗品や雑費の経費精算書に必要な項目
●旅費・交通費精算書に必要な項目

経費精算書は、経費精算業務がスムーズに行えるよう記載事項が決められています。

また、経費精算業務の効率化のためだけではなく、税法上の決めごとや税務調査にも対応できるようにしておかなければいけません。

それぞれの経費精算書によって必要な記載事項が変わるため、どのような内容を記入すればよいのか確認しておきましょう。

すべての経費精算書に必要な項目

すべての経費精算書に記載しなければいけない項目は、次のとおりです。

●経費を申請する日
●経費を払った日
●払った金額
●支払先の名称
●費用を払った理由（利用用途）
●申請する従業員の情報（申請者の氏名や社員番号、所属部署などを記載）

一般的に上記の内容を経費精算書に記載します。ただし、会社によって経費精算書のひな形は異なるため、記載内容が違うケースもあります。自社で利用している経費精算書にしたがって記入していきましょう。

消耗品や雑費の経費精算書に必要な項目

消耗品や雑費の経費精算書に必要な記載項目は、次のとおりです。

●購入した商品名
●購入した商品の金額
●商品を購入した理由

消耗品費や雑費はまとめて経費精算書に記載する場合が多く、さまざまな勘定科目と同時に経費精算します。消耗品や雑費の経費精算書にそれぞれの勘定科目に分けてわかりやすいように記載します。

また「消耗品として何を購入したのか」「なぜ費用を払ったのか」など詳細を書くことも大切です。消耗品や雑費は詳細に記載しておかないと、何のために支払った費用なのかわからなくなってしまいます。

支払った理由を忘れると経費精算書を作成するのに時間がかかるため、メモを残しておきましょう。

旅費・交通費精算書に必要な項目

旅費・交通費精算書に記載する必要な項目は、次のとおりです。

●交通費を支払った日にち
●交通費の金額
●移動経路
●交通費を支払った理由

旅費・交通費精算書には、どのような交通機関を利用したのか細かく記載しましょう。とくに交通費は領収書が発行されないケースもあるため、どのような区間で移動したのかメモしておくことが大切です。

また、交通費は利用区間の最安値の金額しか経費精算できないケースがあります。
目的地に直行せず迂回するようなルートで申請すると、通らなくなる可能性もあるため注意しなければいけません。

経費精算書の書き方

経費精算書の書き方は、次のとおりです。

①領収書を月ごとに分ける
②立て替えた日を時系列にして記入する
③立て替えた理由を記入する
④勘定科目ごとに記入する
⑤交通費の内訳や補足事項を備考欄に記入する
⑥領収書やレシートを経費精算書に添付する

経費精算書を書くときには、まず領収書を月ごとに分けます。経費精算書は領収書の内容を転記するため、分けておかないと記載に手間取ってしまいます。

領収書を分けるときには、時系列にしておきましょう。経費精算書の内容は時系列で記載するため、領収書が日付順になっていると転記が容易になります。

記載する勘定科目は会社のルールにしたがって記載します。旅費と交通費を分けずに旅費交通費としたり、接待交際費と飲食費を分けたりするなど会社によってルールが異なるので注意しましょう。

勘定科目の記入が終わったら立て替えた内容を記載し、経費精算書に領収書やレシートを添付します。「経費精算書に記載した内容に対応する領収書が添付されているか」「提出前に記載内容が間違っていないか」など確認しましょう。

経費精算書を記載し、領収書を添付したら上長や決裁者に提出します。

経費精算書の記入例

経費精算書の記入例に記載されている事項は、次のとおりです。

上記の表を参考にし、どのような項目を記載すればよいのか、把握して作成しましょう。

経費精算書を作成するうえでの注意点

経費精算書を作成するときには、次のような注意点があります。

●経費として認められない科目がある
●領収書が発行されない場合は出金伝票を作成する
●インボイス制度に影響を受ける

注意点を理解しておかないと、経費精算書を差し戻ししていいのか判断できません。

経費精算書についてどのような注意点があるのか確認し、経費精算業務をスムーズに進めていきましょう。
経費として認められない科目がある
経費を精算するときには、計上できない勘定科目があることに注意しましょう。

たとえば、次のような項目は経費として計上できません。

●業務とは関係ない費用
●未使用の事務用品
●余剰在庫

業務に関係ない費用は経費として計上できないことになっています。プライベートで利用した商品代や飲食代も精算できません。

消耗品として事務用品を購入しても、未使用の場合は計上できないため注意が必要です。使用した物と未使用の物があれば、使用した分だけ消耗品費として記帳できます。

また、売り物として仕入れた商品は経費に落とせますが、在庫として余っている状態の商品は余剰資産となり経費として計上できません。

商品の状態によっては、経費ではなくなる場合があるため注意しましょう。

領収書が発行されない場合は出金伝票を作成する

領収書が発行されない費用を立て替えたときには、出金伝票を作成する必要があります。

出金伝票とは、取り引きの内容をその場で記録する伝票です。

出金伝票には、次の内容を記載します。

●支払日
●支払金額
●勘定科目名
●支払い目的

出金伝票は領収書の代わりとして使用できるため、領収書が発行されない場合は必ず作成しましょう。出金伝票がないと、税務署から架空計上を疑われる原因になってしまいます。

出金伝票は、あくまで自己申告するための伝票であるため極力使用を控え、領収書が発行される支払いを優先することが大切です。

インボイス制度に影響を受ける

経費精算書はインボイス制度の影響を受けるため、制度内容を理解しておかなければいけません。

インボイス制度とは、2023年10月1日より開始される軽減税率に対応した消費税の仕入税額控除の方式です。正式名称は適格請求書等保存方式といいます。

インボイス（適格請求書）を商品・サービスの販売者が購入者に発行し、お互いが適格請求書を保存すると消費税の仕入税額控除が適用されるようになります。

適格請求書がなければ仕入税額控除は適用されません。

消費税の仕入税額控除とは、販売した商品の消費税から商品を仕入れたときの消費税を引ける制度です。インボイスがないと商品を仕入れたときの消費税を差し引けず、消費税課税業者の負担が大きくなってしまいます。

インボイス制度に影響を受ける主な項目は、次のとおりです。

●インボイス制度に対応した経費精算書を作成する
●立替金精算書を作成する必要がある
●3万円未満の旅費交通費の扱いに気を付ける

インボイス制度に対応した経費精算書を作成する

インボイス制度が本格的に開始したら、制度に対応している経費精算書を作成しなければいけません。

インボイス制度に対応する経費精算書とは、次の項目が記載されているものです。

●適格請求書発行事業者の登録番号
●税率ごとの消費税額

上記の項目の記載がインボイス制度で義務化されています。

消費税の仕入税額控除を利用するには、インボイスの確認が必要です。経費精算書でインボイスの有無がわかるようにしていないと、あとですべての経費に対して取引した相手に確認を取らなければならなくなり、手間がかかってしまいます。

また、インボイス制度に対応した経費精算書を作成するだけでなく、社内に記載する内容の周知を行わなければいけません。経費精算書を作成する側の内容を理解していないと、インボイスの有無の記載が漏れてしまう可能性もあります。

立替金精算書を作成する必要がある

従業員が立て替えた費用の領収書がインボイス制度に対応していない場合、立替金精算書の作成が必要です。

インボイス制度に対応していない領収書や、記載されている宛名が従業員名になっている領収書は消費税の仕入税額控除は利用できません。

インボイス制度に対応していない領収書しかない場合、消費税の仕入税額控除を受けるためにはインボイスに加え、企業名が記載された立替金精算書も必要です。

3万円未満の旅費交通費の扱いに気を付ける

3万円未満の旅費交通費は、インボイスの保存は不要です。

ただし、次の2つの条件も満たす必要があります。

●公共交通機関を利用していること
●出張旅費に該当しない交通費であること

手荷物の持ち込み料や入場料、貨物の預かり料などはインボイスが必要になります。

また、3万円未満の基準を理解しておかなければなりません。3万円未満の交通費は1枚の切符などで金額を判断するのではなく、1回の取り引きで判断されます。たとえば、上長が全員分の切符を4万円分購入した場合、3万円以上と判断されてしまいます。

経費精算書に関してよくある質問

経費精算書に関して次のような質問がよくあります。

●経費精算書の保存期間はどのくらいありますか？
●添付する領収書に印鑑は必要ですか？
●経費精算書の提出期限はありますか？

疑問に思っている項目がありましたら、ぜひ読んでみてください。

経費精算書の保存期間はどのくらいありますか？

経費精算書の保存期間は法人の場合は7年、個人の場合は5年です。

領収書も経費精算書と同じ年数の保存が必要です。

上記の保存年数は原則であり、消費税課税業者や欠損金の有り無しで保存期間が変わります。たとえば、消費税課税業者の場合、個人事業主であっても保存期間は7年です。決算時に赤字であり欠損金を繰り越す場合の保存期間は10年です。

参考：No.5930 帳簿書類等の保存期間｜国税庁
参考：記帳や帳簿等保存・青色申告｜国税庁

添付する領収書に印鑑は必要ですか？

添付する領収書に印鑑は不要です。

ただし、領収書に印鑑が不要なのは税法上の話です。会社のルールとして領収書に印鑑が必要と決められているのであれば、規定に則って押印してから経費精算書に添付しましょう。

なお、領収書に貼ってある印紙には押印が必要です。印紙税法上、印紙は割印（消印）しなければ納税したとはみなされないため、必ず印鑑を押しておきましょう。

参考：No.7129 印紙税の納付方法｜国税庁

経費精算書の提出期限はありますか？

経費精算書の提出期限は、会社のルールによって異なります。

経費精算書の提出が年度内であれば、会社は自由に提出期限を設定できます。たとえば、毎月末日や毎月15日に提出するなど日にちを決めることが可能です。

多くの会社では、月1回の提出を規定で定めています。経費によって提出日が違うケースもあるため、会社の規定をよく確認しておきましょう。

経費精算書を作成するには経費基礎知識の理解が不可欠

経費精算書を作成するには、基礎知識の理解が不可欠です。

基礎知識を理解することで経費精算業務がスムーズに進みます。

経費精算書の基礎知識として必要な項目は、次のとおりです。

●経費精算の流れ
●経費精算書に記載すべき事項
●経費精算書の書き方
●経費精算書を作成するうえでの注意点

Manegyでは、今回紹介した経費精算書に関連する資料をまとめて請求できるサービスを提供しています。

資料請求をし自社に合った経費精算システムを探してみてはいかがでしょうか。