経理業務をエクセルで効率化！関数を駆使して生産性アップを狙おう！

導入

経理をはじめとする管理部門は、ルーティーン業務も多いため、少しでも早く終わらすために様々な効率化を図っていると思います。
そんな時に、エクセルを使いこなして「集計方法を見直して1日〇分の時短できた！」というような積み重ねが生産性の向上につながることもあります。 もちろん組織全体のためにもアップデートは必要かと思いますが、各人の評価やスキル向上のためにも是非エクセルを駆使して効率化を図っていきましょう！

経理がエクセルを使用するシチュエーション

経理がエクセルを使用するシチュエーションとして、以下のような例が挙げられます。

【エクセル使用シーン①】あるシステムのデータを別のシステムに連携する際の加工する
例えば営業が使用している売上管理システムから、経理が使用しているシステム（freeeなど）へ売上の連携の際に、システムのフォーマットに変換する。

【エクセル使用シーン➁】システムだけでは分かりにくいものの管理
例えば前払費用のように、1年間分先にまとめて払ったものを、毎月の費用として計上する際に、一覧化した方が見やすい。

【エクセル使用シーン➂】決算時のカレンダー作成
特に決算ではこの作業が終われば次の資料作りが出来るといった形で流れていくので、エクセルで全体感が見られて、監査法人などと共有もしやすい。

請求書処理や経理管理時にも大活躍！エクセルのVLOOOKUP関数

エクセルのVLOOOKUP関数は、特定の値を最初の列で検索し、対応する行の別の列からデータを取得するために使います。

経理の業務の中には、仕訳や様々な計算書の作成などがあります。集計や、連結で他の数字と合算したりする際や勘定科目で対象の数字を抜き出したりする際などにはエクセルのVLOOKUPを使用すると効率的です。

経理がエクセルのVLOOKUP関数を活用する事例
-請求書処理のために取引先情報を取得

資料➀

↓シートを追加し、以下に情報をまとめる

=VLOOKUP(A2, 資料➀!A:D,2,FALSE)
A2：取得したい取引先のセルを指定
資料➀!A:D：資料①に書かれている全データを指定
2：資料①の中から指定したい列を数字で指定（左から1・2・３...の順番）
FALSE：A2と完全一致の情報を持ってくるために「FALSE」を入力

複数の条件を指定して数値を合計！エクセルのSUMIFS関数

エクセルのSUMIFS関数は、複数の条件を指定して数値の合計を出せます。 費用の集計をする時、特定の部門やプロジェクトにかかる経費を追跡する必要があります。その際にエクセルのSUMIFS関数を使用することで、特定の部門やプロジェクトに対応するすべての経費を合計し、部門・プロジェクトごとの予算使用状況を確認します。

経理がエクセルのSUMIFS関数を活用する事例
- 特定期間内の支出合計

=SUMIFS(C2:C5, A2:A5, ">=2024/01/01", A2:A5, "<=2024/01/31", B2:B5, "交通費") C2:C5：金額が書かれているC列を指定
A2:A5, ">=2024/01/01"：日付が書かれているA列から「2024/01/01」以上の日付を指定
A2:A5, "<=2024/01/31"：日付が書かれているA列から「2024/01/31」以下の日付を指定
B2:B5, "交通費"：金額と書かれているB列から「交通費」を指定

様々なパターンの合計を把握できる！エクセルのSUBTOTAL関数

エクセルのSUBTOTAL関数は、リストやデータベースなど数値を指定した集計方法で計算できる特徴があります。またデータがフィルタで非表示にされている場合では、表示されているデータのみを対象に計算を行います。 様々なパターンを見るために、集計する時の合計は、エクセルのSUBTOTAL関数を使っているという経理も多いのではないでしょうか。

関数番号
エクセルのSUBTOTAL関数で使用できる関数番号は以下の通りです。 番号によって、隠れている行を無視するかどうかが異なります（101からは隠れている行を含みますが、1から11は隠れている行を無視します）

1または101：AVERAGE
2または102：COUNT
3または103：COUNTA
4または104：MAX
5または105：MIN
6または106：PRODUCT
7または107：STDEV
8または108：STDEVP
9または109：SUM
10または110：VAR
11または111：VARP

経理がエクセルのSUBTOTALを活用するシーン
（売上合計を出したい場合）

=SUBTOTAL(9, C2:C5)

9：SUM関数を指定
C2:C5：合計したいC列の売上を指定

関数以外にもある！経理のエクセル活用術

1. セル参照を使用した自動更新
エクセルで同じデータ（例えば「●月分」の情報）を複数の場所で使用する場合、セル参照を活用すると非常に便利です。一箇所のセルの値を更新するだけで、参照している他の全てのセルの内容も自動的に更新されます。これにより、手作業による更新漏れを防ぎ、データの一貫性を保つことができます。

活用例：
あるシートのA1セルに「2024年5月分」と入力し、他のセルで=A1とすることで、A1セルの内容が変更されるとそれを参照しているすべてのセルが自動的に更新されます。

セルに書かれているのは下記です。
=A1&”の給与明細”
（&”の給与明細”と入力することで参照したいセルの文字列と繋げた文章が作成されます）

2. ピボットテーブル
ピボットテーブルは、大量のデータを集約し、それをさまざまな角度から分析するためのツールです。経理では、部門別、期間別、プロジェクト別などの多様な集計が必要になることが多く、ピボットテーブルを使用するとこれらの作業を簡単に行うことができます。

ピポッドテーブルの立ち上げ方
➀Excelタブの「挿入」から、ピボットテーブルをクリック

➁「テーブルまたは範囲を選択」を選択し、参照元になる表の全体を範囲選択で指定

➂ピボットテーブルのシートを指定して作成しない場合は、「新規ワークシート」を選択し、「OK」ボタンを押す

元データ

活用例：
給与データが含まれる表から、各部門の給与総額を計算するためにピボットテーブルを使用。データ範囲を指定し、「部門」を行フィールドに、「給与」を値フィールドに設定す ることで、部門単位での給与総額を簡単に把握できます。

3. バッチファイルを使用した一括フォルダ作成
バッチファイル（.batファイル）を使用すると、フォルダの一括作成など、繰り返し行う作業を自動化することができます。Excelと組み合わせることで、セルの内容に基づいたフォルダ名で一括作成することも可能です。

活用例：
①従業員リストシートに必要事項を入力

従業員リスト

②BATシートのA列に「md」を入力し、B列に希望のフォルダ名になるように関数を入れる

BATファイル

③BATシートのみ「移動またはコピー」で新しいブックで開く

④デスクトップにCSV(コンマ区切り)で保存　※1・※2

⑤デスクトップに仮で一つフォルダを作成　※3

⑥上記⑤で作成したフォルダの中に、④で保存したCSVを移動する

⑦移動したCSVの「.csv」を「.bat」に打ち変える

※ファイルが使えなくなる可能性がありますと出た場合はOK

⑧バッチファイルになったデータをダブルクリックして少し待つとフォルダが作成される

※1：CSVにし忘れ注意
※2：会社のサーバーに直接やろうとするとうまく作動しないケースがあるので、必ずデスクトップで作業すること
※3：仮のフォルダを作成しなくても出来るが、デスクトップ画面に大量のフォルダが作成されてしまい移動が大変なので注意

エクセル上でもショートカットキーを駆使して更に効率化を図ろう！

◇データ入力とナビゲーション
Ctrl + ; (セミコロン): 現在の日付を挿入します。経理では日付の入力が頻繁に必要です。
Ctrl + Shift + ; (セミコロン): 現在の時刻を挿入します。
Ctrl + 矢印: セルのデータブロックを越えて最後の行または列に移動します。大量のデータの中で迅速にナビゲートするのに便利です。

◇フォーマットと編集
Ctrl + 1: 選択したセルの書式設定ダイアログボックスを開きます。頻繁にセルの書式を変更する必要がある場合に便利です。

Alt → H → V → S（ホームタブの「貼り付け」ドロップダウンから「形式を選択して貼り付け」を選択） コピーしたセルを貼り付けします。計算結果やデータの形式を他のセルに適用する際に使用します。※同時にキーを入力するのではなく、「Alt→H→V→S」の順で入力します。

Ctrl + B：テキストを太字
Ctrl + I ：斜体
Ctrl + U : 下線で装飾
報告書の見栄えを良くするために使われます。

◇シートとブックの操作
Ctrl + Fn + Page Up/Page Down: ワークシート間を切り替えます。複数のシートを持つワークブックで作業する際に役立ちます。
Ctrl + N: 新しいワークブックを開きます。
Ctrl + Tab: 開いているExcelファイル間を切り替えるために使用します

◇データ分析と集計
Alt + =: 選択したセル範囲の合計を自動的に計算して挿入します。
Ctrl + Shift + L: フィルタを適用または解除します。特定の条件に基づくデータの表示・非表示を切り替える際に使用します。

◇監査とトラブルシューティング
F2: セルの編集モードに入ります。セルの内容を素早く修正する際に使用します。
Alt → M → V: 数式の評価を開始します。数式が期待通りに機能しているか確認するために使用します。※同時にキーを入力するのではなく、「Alt → M → V」の順で入力します。

まとめ

エクセルは経理業務における強力な助け手です。本記事では、経理プロセスを効率化するための重要なエクセルツールとテクニックを紹介しました。

関数を用いた計算の自動化、ピボットテーブルによる複雑なデータの集約と分析、そして時間を節約するショートカットキーの使用により、経理作業は格段に迅速かつ正確に行えるようになります。

これらのスキルを身につけることで、経理担当者は日常的な数値処理を超え、財務分析や戦略的意思決定をサポートする役割を果たすことが可能です。エクセルをフル活用し、経理業務の新たな可能性を引き出しましょう。

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