カラ残業とは？原因や企業・従業員に与える影響、対策を解説

時間外労働をしていないのにもかかわらず、残業申請をして不当に賃金を受け取ろうとする「カラ残業」が問題となっています。残業の実態を可視化するために、さまざまな取り組みを行っている企業も多いのではないでしょうか。

カラ残業を放置すると、企業や他の従業員にも悪い影響を与えるため、注意が必要です。そこで本記事では、カラ残業の概要やその原因、企業や従業員に与える影響などを解説します。カラ残業の証拠のつかみ方や不正受給に対する企業側の対応、そもそもカラ残業させないための対策についても紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

カラ残業とは

カラ残業とは、実際には残業をしていないにもかかわらず、残業時間を申告して残業手当を不正に受け取る行為です。従業員がタイムカードを操作したり、実際の勤務時間を偽って残業代を申請したりすることで行われます。

刑法246条では「人を欺いて財物を交付させた者は、10年以下の拘禁刑に処する」と定められており、カラ残業をすると詐欺罪に該当する可能性があります。法的責任を問われなかったとしても、懲戒処分や解雇といったリスクも免れません。

従業員がカラ残業する原因

従業員がカラ残業する原因はさまざまです。たとえば、基本給が低く、収入の補填を目的としてカラ残業をするケースがあります。もちろんカラ残業をする従業員が悪いのは当然ですが、上記の場合は企業側にも何かしらの改善点があるかもしれません。

職場文化・慣習も、従業員がカラ残業する原因です。企業や部署の文化として、より長時間働いているように見せることが評価される場合があります。そうなれば、1つの方法として、カラ残業に手を染めてしまう人もいるでしょう。

管理体制の不備が原因になっているケースもよく見られます。企業の勤怠管理システムが緩やかだと、当然、不正が発生しやすくなります。たとえば上司の承認なしに残業申告ができる場合や、タイムカードの操作が簡単にできる場合は注意が必要です。

まれですが、規則や法制度の知識不足、つまり「カラ残業がそこまで悪い行為だと認識していない」というケースもあります。カラ残業が重大な懲戒処分につながる可能性があると周知するのも重要です。

カラ残業が企業や従業員に与える影響とは

カラ残業が蔓延すると、不正な残業手当が支払われるようになり、企業に対して人件費の増加をもたらします。これが積み重なると、企業の財務状況に悪影響を及ぼし、利益率の低下を招くかもしれません。労働生産性の低下が起こるのも、カラ残業がもたらす悪影響です。カラ残業が横行すると、実際の労働時間と生産性が合致しなくなり、全体の業務効率が低下します。

カラ残業は、チームワークや職場の雰囲気にも悪影響を及ぼします。カラ残業を行っている事実が発覚すると、その従業員は当然ながら同僚や上司からの信頼を失います。さらに、まじめに働いている従業員の間に不公平感が生じる可能性も高いでしょう。「努力が正当に評価されていない」「他人の不正行為が黙認されている」と感じて、職場全体の士気が低下するかもしれません。

カラ残業の証拠はどうつかむ？

カラ残業の証拠をつかむためには、勤怠管理システムや入退室管理システムなどを組み合わせて、従業員の勤怠記録や業務内容を監視するのが基本です。たとえばタイムカードでは「退勤」が22時となっているものの、入退室記録を見ると20時に退出している場合、残りの2時間がカラ残業として疑われます。
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グループウェアを導入している企業であれば、ログの分析も有効です。たとえば残業申請が22時までになっているのに、システムへの最終ログアウトが19時の場合は、不正の可能性があります。

残業代の不正受給に対する企業側の対応

不正受給の疑いがある場合、企業はまず事実確認を行い、関連する証拠を収集します。不正が確認された場合、まずは口頭での注意をするのが基本です。不正が疑われる従業員に対してヒアリングを行い、残業の理由や業務内容についての説明を求めましょう。

口頭で注意しても改善が見られない場合は、懲戒処分を検討します。減給、出勤停止、降格、懲戒解雇のように、段々と処分を重くするとよいでしょう。カラ残業の証拠がある場合は、不正受給分の返還請求を行います。

カラ残業させないための企業対策

まずは勤怠管理システムの導入・活用です。タイムカードやデジタルシステムを使って、従業員の出退勤時間を正確に記録・管理します。すでに導入している場合は、打刻や残業時間のルールをより明確にし、不正が行われにくい環境を整えましょう。
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監視カメラや入退室管理システムの活用もおすすめです。オフィスの入退室を記録するシステム（ICカードや指紋認証など）を利用して、従業員がオフィス内にいる時間と申告された勤務時間が合致するかどうかを管理します。

また、カラ残業が重大な懲戒処分につながる可能性があると周知して、悪意のない従業員の知識不足を補うのも重要です。

まとめ

カラ残業は人件費が余分にかかるだけでなく、従業員の士気にも関わる問題です。しかしカラ残業は、単なる悪意で行うだけではなく、「給与が低いから」など待遇面が原因になっている可能性もあります。まずはどのような原因が考えられるのか、1つずつ洗い出すとよいでしょう。

カラ残業が起こった際に対処するのはもちろん、そもそもカラ残業が発生しないための仕組みを整えることも重要です。待遇面の充実を図って不満を解消するのが手っ取り早いですが、難しい場合は仕事の状況を可視化するとよいでしょう。必要に応じて、ツールやサービスの導入も検討したいところです。
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