契約書管理をエクセルで行う方法と、そのメリット、デメリットを詳しく解説！

ビジネスの場では取引上、契約書の取り交わしは不可欠です。しかし、それらを管理をおろそかにしていると、契約書の束が入ったキャビネットで右往左往し、契約内容を確認するためだけに大幅な時間がかかってしまう恐れもあります。そのような事態を避けるための方法の1つが、エクセルによる契約書管理です。

今回は契約書管理をエクセルで行う方法とそのメリット、デメリットを解説し、実際に導入する上でのポイントもご紹介します。

契約書管理をエクセルで管理する方法

契約書管理はエクセルを使うことで効率的に管理できます。エクセルは大半の日本企業で導入されているツールで、活用するのに新たな経費・手間がかからないのが一般的です。

具体的には、エクセルにて「管理台帳」を作成し、契約書の情報を一元的に記録、管理していくのがその手法となります。表形式で「契約書名」「契約日」「契約期間」「契約内容」「契約額」「担当者」「取引先」「更新時期」「契約書の保管場所」「その他・備考」などの項目を作り、契約書を取り交わした際に情報を記録していくのです。

エクセルというと表計算ソフトとのイメージがありますが、管理台帳の作成は当然ながら計算作業などはありません。エクセルに契約書の内容を項目別に記録していくことで、「〇〇社との契約内容を確認した」という場合、取引先名や関連用語ですぐに検索可能です。業務効率が大幅にアップします。

なお、契約書管理においては、自社でエクセルを使って行う方法と、外部のサービス事業者による契約書管理システムを活用する方法の2つの選択肢があります。両者を比較した場合、契約書管理をエクセルで行うにはメリットとデメリットがあるため、それぞれ見極めた上で意思決定するのが得策です。

契約書管理をエクセルで管理するメリット

契約書管理をエクセルで行うことには、以下のようなメリットがあります。

・コストがかからない
契約書管理をデジタル情報で行う場合、外部のサービス事業者が提供する契約書管理システムを活用する方法もあります。契約書管理に関わる業務をすべて自動で行えるため、便利なのは間違いありません。しかし、サービス利用となるため、コストの発生は避けられません。一方、エクセルで契約書管理を行う場合は、すでに社内のパソコンにソフトが導入済みである場合がほとんどなので、基本的に導入コストがかかりません。

・契約書管理が簡単
エクセルはワードと並んで、日本人にとって馴染みのある表計算ソフトです。契約書管理においても、特別な研修・教育などがなくても、OJTにて自然と活用方法を習得できます。外部のサービス事業者による契約書管理システムの場合、とくにデジタルに不慣れな中高年世代は、活用するためのスキルを身につけるのに時間がかかる可能性も考えられます。

・レイアウトの自由度が高い
ビジネスの場での契約内容は、業種業態・業界によって変化します。企業としては自社にカスタマイズされた使いやすい契約書管理台帳を作りたいところです。エクセルであれば項目を自由に設定し、見やすいようにレイアウトも自在に行えます。外部サービス事業者の契約書管理システムだと自社で設計したものでないため、こうした自由度に限界があります。

・共有しやすい
エクセルファイルは共有しやすいため、必要な権限設定をした上で、容易に社内にて情報共有できます。メールやチャットツールでも簡単にファイルのやり取りが可能です。

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契約書管理をエクセルで管理するデメリット

契約書管理をエクセルで行う場合、以下のようなデメリットが考えられます。

・手動入力が必要
エクセルには手動で契約書の内容を記入する必要があり、手間暇がかかる上、記載ミスが発生する恐れがあります。外部のサービス事業者の契約書管理システムだと、契約書をアップロードすれば自動で管理台帳を作ってくれるサービスもあるため、手間やミスをなくせます。また、台帳を作るのも手動であるため、作成に時間がかかる場合もあります。

・契約更新、契約期限の確認が大変に
サービスとしての契約書管理システムだと、契約更新時期が近づくと通知をしてくれるアラート機能が付いています。そのため、契約更新・契約期限の管理はしやすいでしょう。一方、エクセルの場合、そのような契約書管理にとって都合のよい機能はないため、逐一検索をして、目で見て更新したり、期限をチェックしたりする必要があります。

・セキュリティー面に不安
エクセルは情報共有がしやすい反面、情報漏えいのリスクも高いです。エクセルでもパスワード設定もできますが、そのパスワードをどう共有するのかという問題もあり、総じて安全面に不安が残ります。

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契約書管理をエクセルで管理する際のポイント

実際に契約書管理をエクセルで行う場合、以下の点がポイントとして挙げられます。

・なぜエクセルで契約書管理台帳を作るのかを明確にする
エクセルで契約書管理をする目的を明確にしておきましょう。この点があいまいなままだと、する必要のない作業に時間をかけてしまう恐れがあります。

たとえば、現場の社員から「契約書の検索や閲覧を瞬時に行いたい」との要望があれば、その機能を重視してエクセルで契約管理台帳を作る必要があるでしょう。「契約内容を分析して交渉に活用できるようにしたい」「契約上の法的リスクを把握して、トラブルを事前に防ぎたい」など、自社のニーズに合わせた管理方法を行えば、業務効率をより向上できます。

・契約書の管理項目を増やしすぎない
契約書には膨大な文言があり、その中から重要項目をピックアップしてエクセルにまとめる必要があります。その際、管理項目が多すぎると項目分けの作業が大変になり、記入作業の手間も増えます。契約書類型、契約相手の名称、契約の締結日・開始日・終了日、自動更新の有無などを基本項目とし、それ以上は本当に必要な場合のみ追加するとよいでしょう。

・書面契約と電子契約を分けてチェックできるようにする
かつては書面契約が常識でしたが、近年ではネット上で契約書を取り交わす電子契約の形態も普及しています。両者を区別できるように管理しないと「電子契約なのに、書面契約書の保管所で書類を探す」といった無駄な作業が発生するので注意が必要です。

まとめ

エクセルによる契約書管理には、先述の通り、コスト安、操作しやすい、共有しやすいといった利点があります。しかし、その欠点を踏まえると、契約書が膨大にある、契約内容が専門的で複雑、高度なセキュリティーを維持したい場合などは、エクセルでの管理以外の外部サービスの利用などを検討するのが合理的といえます。

外部サービスを利用する際は、どうしてもコスト高になるため、資金面で限界のある中小企業・ベンチャー企業にとっては難しい選択肢にもなります。どちらが適切なのか、社内で検討を重ねる必要があるでしょう。
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